8 ferramentas de IA para organizar tarefas e ser mais produtivo

4 de junho, 2025

Organizar tarefas já foi sinônimo de listas intermináveis, post-its coloridos e planilhas que mais atrapalhavam do que ajudavam. Mas esse cenário está mudando, e rápido. A chegada da inteligência artificial para organizar tarefas trouxe um novo ritmo ao trabalho: mais foco, menos ruído, mais tempo para pensar no que realmente importa.

Embora o termo “inteligência artificial” tenha sido criado em 1956, foi só nas últimas décadas que a tecnologia passou a atuar nos bastidores da produtividade. Graças a algoritmos mais inteligentes, volumes massivos de dados e um salto no poder computacional, agora temos ferramentas que entendem contexto, aprendem com os hábitos do usuário e tornam o caos mais administrável.

Neste guia, você vai descobrir como funciona um software de inteligência artificial, o que eles podem fazer por você e quais valem o seu tempo. Spoiler: sua lista de tarefas nunca mais será a mesma.

O que é um software de inteligência artificial?

Muito além de uma simples automação, um software de inteligência artificial é capaz de aprender com dados, identificar padrões e tomar decisões com base nesse aprendizado. Ele simula a lógica humana para executar tarefas com autonomia, desde a triagem de informações ao envio de alertas ou sugestões em tempo real.

Na prática, esses softwares combinam ciência da computação, estatística e bancos de dados robustos para resolver problemas com agilidade. São utilizados em áreas como saúde, finanças, logística, marketing e, cada vez mais, na gestão de pessoas. A diferença é que eles não apenas executam comandos, mas aprendem e se aperfeiçoam a cada nova interação.

“O poder da inteligência artificial está em sua capacidade de adaptação. Quanto mais usamos, mais ela entende nosso contexto. Isso é decisivo em áreas como RH, onde cada decisão precisa ser rápida, mas também estratégica,” explica Cristina Martín, Diretora de RH da Sesame e especialista no setor de Recursos Humanos.

Com o tempo, esses softwares se tornam aliados de alta performance: mais do que responder, eles antecipam necessidades, mudando completamente a forma como trabalhamos.

Ferramentas de IA para organizar tarefas de trabalho

A inteligência artificial para organizar tarefas tem se mostrado uma grande aliada da produtividade. Ela reduz o tempo gasto com atividades operacionais, ajuda a manter o foco no que importa e libera espaço para decisões mais estratégicas. Entre seus principais benefícios, destacam-se:

• Fornecer assistência inteligente para organizar agendas e fluxos de trabalho;
• Automatizar tarefas rotineiras e repetitivas;
• Analisar grandes volumes de dados em tempo real e gerar insights úteis;
• Facilitar a comunicação e colaboração entre equipes, mesmo à distância.

Segundo Cristina Martín, Diretora de RH da Sesame:

“A IA permite uma nova forma de organizar o trabalho, de maneira mais inteligente, menos manual e totalmente adaptada à realidade de cada empresa. É uma mudança que começa com pequenas tarefas, e acaba transformando toda a gestão do tempo.”

A seguir, selecionamos 8 ferramentas de IA que estão ajudando empresas a organizar tarefas com mais eficiência. Avalie as funcionalidades e escolha aquela que mais se adapta à sua operação:

Copilot

Desenvolvido para desenvolvedores, o Copilot atua como um assistente de programação com inteligência artificial. Ele oferece sugestões de código em tempo real, aprende com o estilo do usuário e reduz significativamente o tempo gasto em tarefas repetitivas. Ideal para quem busca velocidade sem abrir mão da qualidade no desenvolvimento.

Google Duet

Integrado ao Google Workspace, o Duet oferece recursos de IA para e-mails, documentos e reuniões. Com ele, é possível gerar resumos automáticos, responder mensagens com sugestões inteligentes e até transcrever encontros online. Um reforço prático para profissionais que usam o ecossistema Google no dia a dia.

Zoom IQ

Essa funcionalidade da plataforma Zoom analisa interações em reuniões e ligações para gerar insights práticos. O Zoom IQ destaca pontos-chave das conversas, identifica oportunidades de follow-up e fornece dados valiosos para decisões ágeis, sem a necessidade de anotações manuais.

Motion

Voltada para criativos e produtores de conteúdo visual, o Motion combina IA com recursos avançados de animação. Permite criar títulos em 2D, 3D e 360°, além de transições e efeitos com alto nível de realismo. Tudo com uma interface intuitiva e em tempo real.

Smarttask

É uma plataforma de gestão de tarefas e projetos com forte foco na colaboração. Com visualização em lista, cronograma ou Kanban, a Smarttask facilita o acompanhamento de entregas e melhora a comunicação entre times de diferentes áreas. Ótima para PMEs e equipes remotas.

Clayboard

Voltada para a organização de reuniões, a Clayboard permite estruturar agendas, compartilhar apresentações e dividir responsabilidades entre participantes. A IA ajuda a sugerir follow-ups, monitorar tarefas pendentes e manter tudo registrado. Ideal para quem busca encontros produtivos e bem documentados.

Timehero

Um planejador automático com IA que se adapta à sua agenda. O Timehero analisa seus compromissos, prioridades e prazos para alocar as tarefas no melhor momento possível. Reduz conflitos de horário, evita sobrecarga e otimiza sua energia ao longo do dia.

Sesame RH

Com foco em Recursos Humanos, o Software de RH da Sesame vai muito além da organização de tarefas:

• Permite atribuir tarefas por projeto e monitorar o andamento em tempo real;
• Inclui funcionalidades como controle de ponto digital, gestão de férias e ausências e gestão de escalas;
• Usa IA para planejar alocação de pessoas, prever gargalos e otimizar a produtividade da equipe.
• Possibilita a integração com funcionalidades, como folha de pagamento e aplicativos, como o WhatsApp.

Tudo em uma plataforma robusta, intuitiva e 100% adaptada à realidade das empresas brasileiras.

Como usar a IA para melhorar a produtividade dos funcionários?

Em meio à aceleração digital, a inteligência artificial não é mais uma promessa distante, é uma realidade estratégica que está remodelando a forma como as empresas operam. Ao ser aplicada corretamente, ela pode transformar tarefas rotineiras em processos otimizados e liberar tempo precioso para decisões mais estratégicas.

Mas como usar a IA para melhorar a produtividade dos funcionários de maneira prática e eficaz? De acordo com Cristina Martín, o caminho passa por cinco etapas fundamentais que garantem uma adoção inteligente e alinhada à realidade de cada equipe:

1. Identifique onde a IA pode ajudar

O primeiro passo é mapear os gargalos operacionais e descobrir onde há perda de tempo, quais tarefas são repetitivas e podem ser automatizadas. Pode ser no controle de ponto, na distribuição de tarefas, no agendamento de reuniões ou no acompanhamento de prazos. Comece pequeno, mas comece certo.

2. Escolha as ferramentas certas

Com o objetivo claro, é hora de selecionar as soluções de IA mais adequadas. Priorize ferramentas que atendam às necessidades reais da equipe, sejam compatíveis com os sistemas já usados e tragam resultados mensuráveis, como redução de tempo gasto ou melhoria na qualidade das entregas.

3. Integre ao fluxo de trabalho

Não basta contratar a melhor ferramenta. É essencial que ela se integre de forma fluida ao ambiente de trabalho. Soluções desconectadas geram resistência e baixa adoção. O ideal é buscar plataformas que “conversem” com seu ecossistema digital atual.

4. Treine sua equipe

Tecnologia sem capacitação não gera resultado. Invista no treinamento do time, mostre os benefícios práticos da IA e incentive o uso no dia a dia. É nesse momento que a inteligência artificial deixa de ser vista como um risco e passa a ser reconhecida como aliada.

“Quando o time entende que a IA está ali para apoiar, e não substituir, o engajamento muda. As pessoas ganham autonomia para focar no que realmente importa, e o RH ganha em agilidade e visão estratégica”, afirma a Diretora de RH da Sesame.

5. Monitore, ajuste e evolua

Por fim, acompanhe os indicadores de produtividade. Confira se a IA está realmente otimizando o tempo e se as tarefas são concluídas com mais eficiência. Com base nesses dados, ajuste fluxos, refine o uso das ferramentas e potencialize os resultados ao longo do tempo.

Benefícios da IA para organizar tarefas

Ao implementar a IA de maneira estratégica e cuidadosa, as empresas podem obter uma série de benefícios, vejamos cada um deles:

• Melhoria de processos e automação da comunicação: os processos e ações passam a ser mais rápidos e eficientes, justamente porque são automatizados a partir de um sistema de algoritmos que reconhecem padrões e contexto.
• Tempo e carga de trabalho reduzidos: a inteligência artificial permite que a empresa e seus funcionários aproveitem melhor o tempo para outras atividades que demandam mais tempo de trabalho, pois soluciona tarefas rotineiras e repetitivas.
• Segurança: os sistemas de IA podem detectar transações suspeitas em tempo real e evitar fraudes ou ataques cibernéticos. Com a atualização constante, existe a possibilidade de criar sistemas robustos de proteção, que protegem não só a empresa e seus funcionários, mas o usuário também.
• Redução de custos: depois de implementada e devidamente treinada, a inteligência artificial ajuda a reduzir custos, evitando problemas como inatividade e acidentes, ao mesmo tempo que pode manter o cliente engajado para solucionar algum problema padrão.

O mesmo ocorre com os funcionários: a IA contribui para otimizar e personalizar seu trabalho de acordo com a demanda. Por último, as ferramentas de IA são aliadas poderosas para otimizar tarefas e aumentar a produtividade no dia a dia.

Para quem deseja usar inteligência artificial, algumas plataformas, como a Sesame, oferecem versões de teste gratuito por alguns dias. Vale a pena conferir de perto o que as novas funcionalidades oferecem para melhorar a gestão da sua equipe!

Tiago Santos

VP of Community and Growth at Sesame RH | + posts

Profissional experiente de RH dedicado a promover comunidades colaborativas fortes de líderes de RH. Como fundador do RH Club e da HR Community, uso meus mais de 15 anos de experiência para melhorar as perspectivas de carreira dos líderes de RH.

• Chat de comunicação interna se consolida como ferramenta estratégica
• Como um aplicativo de comunicação interna pode transformar a cultura da sua empresa
• Ferramenta de comunicação interna: menos falhas, mais produtividade
• Plataforma de comunicação interna: benefícios de trabalhar com equipes conectadas

Também recomendamos

Gerenciador de tarefas para equipes: 7 benefícios de ter um em sua empresa

Guia de inteligência artificial para Recursos Humanos

Ferramentas de IA que estão mudando a atuação do RH