Holerite digital: modernize a gestão da folha de pagamento

20 de junho, 2025

Para o gestor de RH, lidar com os desafios da folha de pagamento é uma tarefa que exige precisão, sigilo e agilidade, três pilares que frequentemente são colocados à prova em rotinas ainda manuais ou semi-digitais. É nesse cenário que o holerite digital desponta como um verdadeiro avanço.

Obter este recurso significa mais do que substituir o papel por um documento eletrônico. É uma mudança profunda na forma como o RH entrega valor, organiza dados sensíveis e fortalece a relação com os colaboradores.

Ao automatizar processos e centralizar as informações, o holerite digital reduz drasticamente os erros operacionais e contribui para evitar incidentes na folha de pagamento, desde divergências de cálculo até atrasos na entrega.

A digitalização permite que o RH atue de forma preventiva, garantindo mais transparência, previsibilidade e segurança para todos os envolvidos.

O que é holerite digital?

Reduzir papelada e acelerar o envio do comprovante de pagamento são apenas os primeiros efeitos visíveis da digitalização. O verdadeiro impacto acontece nos bastidores do RH, com a automação de processos, a padronização de informações e a rastreabilidade completa das movimentações salariais.

“O holerite digital não é uma evolução do impresso. Ele é parte de uma transformação maior, em que o RH assume o papel de guardião da experiência do colaborador, garantindo acesso justo, ágil e seguro às suas informações financeiras”, analisa Cristina Martín, Diretora de RH da Sesame.

Com a digitalização, é possível assegurar que todos os colaboradores recebam seus holerites no mesmo momento, com dados atualizados e sem riscos de erros manuais ou extravios. E mais: a versão digital permite consulta a qualquer momento, eliminando filas de pedidos ao RH e aumentando a autonomia do time.

Veja o que evitar na gestão de holerites digitais

Mesmo com ferramentas modernas, ainda é comum encontrar empresas que cometem falhas críticas na transição para o digital, seja por falta de padronização, controles frágeis ou descuido com a LGPD.

Erros comuns na digitalização do holerite que o RH não pode cometer

Mesmo com boas intenções e ferramentas modernas, muitos RHs ainda tropeçam na hora de implantar o holerite digital. A pressa por automatizar pode levar à negligência de aspectos legais, operacionais e de segurança da informação, o que acaba criando novos riscos em vez de resolver os antigos. Para garantir uma transição sólida e confiável, é essencial evitar os seguintes deslizes:

Não validar a estrutura legal do holerite.
Desconsiderar a integração com o sistema de ponto digital e jornada.
Ignorar o consentimento do colaborador para envio eletrônico.
Não estabelecer controle de versão e acesso seguro aos documentos.
Depender de envio manual, sujeito a falhas humanas.

Boas práticas para uma transição segura e eficiente

A digitalização deve ser acompanhada por um plano de governança claro, que envolva tecnologia, jurídico e lideranças de RH. Uma política interna bem definida, comunicação transparente com os colaboradores e testes controlados fazem parte de uma implementação responsável. Cristina Martín complementa:

“A confiança começa quando o colaborador percebe que seus dados estão protegidos e que ele tem clareza sobre o que está sendo pago e por quê. O holerite digital é uma ponte entre transparência e engajamento.”

Como obter um holerite digital?

O processo de emissão digital de holerite deve seguir diretrizes legais e técnicas para garantir validade e conformidade. No Brasil, o holerite digital é permitido pela CLT, desde que a empresa utilize um meio eletrônico seguro, com autenticação e disponibilidade de acesso ao colaborador.

O ideal é que o documento seja gerado automaticamente a partir do sistema de folha e disponibilizado em um canal oficial (como portal do colaborador ou app), com registro de entrega e acesso criptografado.

Além disso, é essencial que o sistema permita a recuperação de versões anteriores e a emissão de segundas vias, respeitando o prazo legal de guarda de documentos trabalhistas (no mínimo cinco anos).

Holerite digital e LGPD: o que o RH precisa saber

O holerite contém dados sensíveis, como salário, benefícios, descontos e informações bancárias. Por isso, sua digitalização exige atenção redobrada às normas da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

“A segurança da informação precisa ser parte da cultura do RH. Não basta confiar na tecnologia, é preciso estabelecer políticas claras de acesso, armazenamento e uso dos dados salariais”, ressalta Cristina Martín.

A empresa deve garantir:

Consentimento informado para envio eletrônico.
Acesso restrito ao colaborador ou gestor autorizado.
Registro de logs de acesso e alterações.
Criptografia dos documentos.
Backup seguro e política de retenção de dados.

Como o holerite digital impacta diretamente a experiência do colaborador

Muito além de uma obrigação legal, o holerite é um elemento simbólico da relação entre empresa e profissional. Ele representa o reconhecimento do esforço, a previsibilidade financeira e a confiança na empresa. Quando entregue de forma rápida, transparente e acessível, ele reforça a credibilidade do RH e melhora a experiência do colaborador.

Especialmente em empresas com equipes distribuídas ou turnos variados, o acesso ao holerite precisa ser simples e imediato. Um colaborador que precisa abrir um chamado para saber quanto recebeu, ou que não encontra seu comprovante na hora de solicitar crédito, sente-se desvalorizado.

Ao digitalizar esse processo, o RH elimina barreiras e oferece uma vivência mais fluida, com menos atrito e mais autonomia. É um passo estratégico para transformar o setor em agente de valor, não apenas executor de tarefas.

A tecnologia como aliada na evolução da folha de pagamento

A digitalização da folha de pagamento exige uma infraestrutura sólida que vá além do envio de holerites. É preciso contar com plataformas especializadas, que integrem ponto, horas extras, benefícios e folha de forma unificada, segura e automatizada.

O software de RH da Sesame é um exemplo completo de solução para esse desafio. Com ele, o gestor pode gerar e enviar holerites digitais com apenas alguns cliques, garantindo segurança jurídica, rastreabilidade e conformidade com a LGPD.

Além disso, a ferramenta permite controle preciso das horas extras, integração com folha de pagamento, controle de férias e central de documentos acessível ao colaborador.

A plataforma oferece ainda teste grátis, ideal para que a empresa valide o sistema sem riscos. Com isso, o RH ganha eficiência, reduz erros e oferece ao colaborador uma experiência moderna, transparente e confiável, exatamente como deve ser.

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Ricardo López

HR Specialist at Sesame RH | + posts

Sou um profissional de Recursos Humanos que se destaca em administração de folha de pagamento, gerenciamento de relações trabalhistas e consultoria trabalhista. Minha formação acadêmica em direito trabalhista e recursos humanos me permitiu desenvolver uma compreensão completa da dinâmica trabalhista e da gestão de pessoal.