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Processo de comunicação: o segredo das equipes de alta performance
Descubra como melhorar o processo de comunicação na sua empresa. Evite ruídos e impulsione a performance da sua equipe!
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Lukas Letieres
HR Consultant
11 de junho, 2025
Não importa se a equipe está no escritório ou distribuída por vários fusos horários, quando o processo de comunicação falha, o impacto aparece no engajamento, nos prazos e até na rotatividade. Para um gestor de Recursos Humanos, entender o processo de comunicação não é mais uma questão teórica e entender isso é primordial.
Comunicar bem é uma alavanca de performance e uma vez que os líderes não são claros, a consequência direta é a baixa produtividade dos colaboradores. Além disso, uma empresa que não escuta, perde talentos.
O processo de comunicação é, no fundo, o que mantém a engrenagem da cultura organizacional em movimento ou a trava que a faz parar. Hoje, já se sabe que a maioria dos ruídos organizacionais poderia ser evitada com alinhamento no discurso e na escuta.
Nesse contexo, um bom software de comunicação interna ajuda na organização do fluxo de troca entre setores, estabelece canais claros e permite que a liderança comunique com intenção. Mais ainda, ele torna o RH protagonista ao garantir que todas as áreas sejam vistas, ouvidas e bem informadas.
As cinco etapas que moldam o processo de comunicação
O processo de comunicação nas empresas vai muito além do emissor e do receptor. Ele se desdobra em etapas que, quando negligenciadas, abrem espaço para ruídos, desalinhamentos e retrabalho.
Segundo Cristina Martín, diretora de RH e especialista em Recursos Humanos, “as empresas que mais sofrem com problemas de clima organizacional geralmente não têm uma falha de cultura, mas sim de comunicação. É o básico que não foi bem feito.”
Entenda como funciona um bom processo de comunicação, conhecendo primeiro, as cinco etapas fundamentais:
- Intenção: é o momento anterior à fala, onde o emissor define o que quer comunicar e qual resultado espera. A comunicação começa aqui, e um erro de intenção pode comprometer todas as etapas seguintes.
- Codificação: transformar uma ideia em mensagem exige clareza. No ambiente corporativo, isso inclui o uso de termos acessíveis, objetivos bem definidos e tom compatível com a cultura da empresa.
- Transmissão: aqui, o canal escolhido faz toda a diferença. Um feedback não deve chegar por e-mail automático. Uma nova política não pode ser divulgada só por um post no mural. A escolha do meio deve considerar urgência, formalidade e abrangência.
- Decodificação: a interpretação da mensagem depende do repertório do receptor, do contexto e até do humor do momento. Comunicações complexas ou mal estruturadas tendem a ser mal interpretadas.
- Feedback: é o momento em que o receptor responde de forma ativa ou passivamente. Falta de resposta também é um tipo de feedback, e geralmente indica desconexão total ou insegurança.
Essas etapas revelam um ponto-chave: a comunicação não é concluída quando a mensagem é enviada, mas quando ela é compreendida e gera uma resposta alinhada.
Os principais tipos de processo de comunicação usados pelas empresas
É comum que empresas adotem múltiplos processos de comunicação simultaneamente, dependendo do objetivo. Entender suas diferenças é essencial para construir uma estratégia clara.
Comunicação vertical
Ocorre entre líderes e subordinados. Quando bem estruturada, sustenta a confiança e promove engajamento. Quando falha, alimenta insegurança e boatos.
Comunicação horizontal
Entre pares ou equipes no mesmo nível hierárquico. É fundamental para projetos interdepartamentais e para criar sensação de pertencimento.
Comunicação diagonal
Acontece entre diferentes departamentos em níveis hierárquicos distintos. Exemplo: uma pessoa do RH falando com um analista de marketing. Se a empresa não tem canais definidos, esse tipo de comunicação pode gerar conflitos e mal-entendidos.
Comunicação informal
Segundo Cristina Martín, este tipo de comunicação é a mais poderosa, e a mais difícil de controlar, porque acontece nos corredores, nos grupos de WhatsApp, no café.
“Empresas que não estruturam a comunicação formal acabam reféns da informal, onde os ruídos crescem sem controle.”
Como evitar os principais erros no processo de comunicação corporativa
Muitos gestores acreditam que problemas de comunicação são sutis, quase invisíveis. Mas na prática, eles se manifestam em turnover, burnout e metas descumpridas. Veja os pontos de atenção mais críticos:
Ambiguidade e excesso de jargões
Mensagens mal formuladas ou cheias de termos técnicos geram interpretações múltiplas e decisões desalinhadas.
Falta de canal definido
Se os colaboradores não sabem onde buscar uma informação ou com quem falar, a empresa perde tempo e gera frustração.
Ausência de escuta ativa
Comunicação não é monólogo. RHs que apenas “comunicam” políticas, sem ouvir a resposta do time, perdem a chance de evoluir.
Informação em silos
Departamentos que não compartilham informações criam obstáculos operacionais e alimentam rivalidades internas.
Comunicação reativa, não estratégica
Apenas reagir a crises ou problemas pontuais impede a construção de uma cultura clara e proativa.
O RH como guardião do processo de comunicação
É o RH quem forma líderes, define rituais de troca, implementa canais e avalia a qualidade do diálogo organizacional. Em um estudo da McKinsey de 2024, empresas que investiram em comunicação interna clara e estratégica tiveram um aumento médio de 25% no engajamento e 20% na produtividade por equipe. Sobre isso, Cristina destaca:
“Quando o RH assume a comunicação como uma responsabilidade estratégica, e não apenas operacional, o clima melhora, os líderes crescem e os resultados aparecem. Isso exige mais do que boas intenções. Exige tecnologia, método e continuidade.
A tecnologia a favor do processo de comunicação
Uma plataforma inteligente e completa pode fazer a diferença no processo de comunicação de uma empresa. Atualmente, existem sistemas robustos e completos em forma de softwares de RH. Um bom exemplo é o da Sesame.
Com uma ferramenta como esta, o processo de comunicação deixa de ser improvisado e passa a ser estruturado, mensurável e escalável. Um sistema de comunicação interna permite centralizar mensagens, criar grupos por equipes ou temas, automatizar alertas e garantir que as informações certas cheguem às pessoas certas, na hora programada.
Além disso, a Sesame conecta a comunicação às demais áreas da gestão de pessoas: controle de ponto digital, férias e ausências, gestão de escalas, metas e avaliações de desempenho, tudo visível, rastreável e integrado.
Testar o software de RH da Sesame é gratuito. Você pode experimentar na prática como a tecnologia organiza o fluxo de comunicação, reduz ruídos e fortalece a cultura interna.
Faça o teste agora e descubra por que comunicação eficiente começa com o RH. Baixe a versão grátis por alguns dias e experimente!
Profissional experiente de RH dedicado a promover comunidades colaborativas fortes de líderes de RH. Como fundador do RH Club e da HR Community, uso meus mais de 15 anos de experiência para melhorar as perspectivas de carreira dos líderes de RH.
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Sou Alba Gijón, consultora de
Recursos Humanos na Sesame HR. Agende uma reunião com minha equipe para que possamos te ajudar.
