Gestão documental
Como o GED transforma a rotina do RH
Entenda como o GED transforma o RH: digitaliza processos, reduz erros, garante segurança jurídica e aumenta a produtividade do time.
Gestão documental
Entenda como o GED transforma o RH: digitaliza processos, reduz erros, garante segurança jurídica e aumenta a produtividade do time.
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Lukas Letieres
HR Consultant
19 de junho, 2025
A rotina de um gestor de RH não perdoa improvisos. Quando o assunto envolve contratos, recibos, atestados e declarações, qualquer falha pode custar caro. Erros se traduzem em multas, retrabalho, desgaste com os colaboradores e, o mais crítico, perda de credibilidade institucional. É nesse cenário de alta pressão e baixa margem para falhas que o GED (gerenciamento eletrônico de documentos) se consolida como uma resposta estratégica ao caos burocrático.
Com um software de gestão documental, pilhas de papel são substituídas por fluxos digitais inteligentes. Isso permite não apenas armazenar arquivos, mas gerenciar versões, garantir acesso seguro, criar trilhas de auditoria e automatizar processos que antes dependiam da memória ou da planilha de alguém.
Para o RH, o impacto é direto: menos tarefas operacionais, mais tempo para pensar o humano por trás do recurso.
Um sistema de GED é uma plataforma digital desenvolvida para organizar, armazenar, recuperar e controlar documentos eletrônicos. No contexto de Recursos Humanos, essa estrutura permite administrar desde currículos até contratos e avaliações de desempenho, tudo centralizado, com segurança e compliance.
Segundo o relatório da AIIM (Association for Intelligent Information Management), 73% das empresas que adotam GED percebem redução imediata de custos operacionais. Isso acontece porque:
Cristina Martín, Diretora de RH da Sesame, destaca o risco de perda documental é praticamente eliminado com o gerenciamento eletrônico de documentos:
“Um sistema GED eficiente permite que o RH saia do modo reativo e atue como pilar estratégico da empresa. É a diferença entre apagar incêndios e construir cultura.”
Na prática, o sistema GED começa com a digitalização de arquivos físicos ou a criação nativa de documentos digitais. Em seguida, eles são armazenados em nuvem, classificados com metadados e organizados em fluxos automatizados que incluem notificações, aprovações e históricos de alterações. Para o RH, isso significa:
Segundo a McKinsey, empresas que digitalizam seus processos administrativos economizam em média 20% em tempo operacional. No RH, essa margem de eficiência é ouro.
A implantação de um GED pode falhar se for tratada como um projeto apenas de TI ou se o RH não estiver envolvido desde o início.
“Quando o RH não participa ativamente da escolha e implementação do sistema de GED, perde-se a chance de adaptar os fluxos à realidade do time. A tecnologia só funciona quando responde diretamente às dores da operação.”, afirma Cristina Martín, Diretora de RH.
Veja os principais erros a evitar:
Adotar um sistema GED genérico, sem módulos pensados para as necessidades do RH, é como tentar aplicar um manual de engenharia na gestão de pessoas: os conceitos até existem, mas a aplicação é inadequada.
Implantar um sistema de GED sem antes mapear os fluxos documentais internos é como automatizar um processo que você ainda não entende.
Nenhuma tecnologia opera sozinha. Um dos erros mais subestimados na adoção de um sistema GED é presumir que a equipe vai se adaptar de forma intuitiva.
A gestão documental em RH lida com dados altamente sensíveis: informações salariais, atestados médicos, históricos disciplinares e registros de desempenho. Subestimar a segurança é abrir brechas para riscos jurídicos, vazamentos de dados e perda de confiança interna.
Cristina Martín reforça: “Um bom software de gestão documental não substitui a inteligência do RH, ele a amplifica. Mas isso só acontece se o time souber como usar a ferramenta e tiver clareza dos seus objetivos.”
A decisão por uma plataforma de GED não pode ser apenas técnica. Ela precisa considerar o impacto direto na rotina da equipe de RH. Avalie os seguintes aspectos:
O software de RH da Sesame tem estas funcionalidades e muitas outras para facilitar a rotina do seu departamento. A integração completa e a usabilidade fazem da plataforma a solução ideal para a sua equipe.
Além disso, a Sesame oferece uma versão de teste gratuito para você explorar na prática como a ferramenta pode resolver os principais gargalos da sua operação de RH.
Com usabilidade intuitiva e foco em produtividade, é uma escolha certeira para transformar sua rotina. Experimente!
Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.