Gestão documental

Como o GED transforma a rotina do RH

Entenda como o GED transforma o RH: digitaliza processos, reduz erros, garante segurança jurídica e aumenta a produtividade do time.

Precisa de ajuda?

Lukas Letieres

HR Consultant

ged

19 de junho, 2025


New call-to-action

A rotina de um gestor de RH não perdoa improvisos. Quando o assunto envolve contratos, recibos, atestados e declarações, qualquer falha pode custar caro. Erros se traduzem em multas, retrabalho, desgaste com os colaboradores e, o mais crítico, perda de credibilidade institucional. É nesse cenário de alta pressão e baixa margem para falhas que o GED (gerenciamento eletrônico de documentos) se consolida como uma resposta estratégica ao caos burocrático.

Com um software de gestão documental, pilhas de papel são substituídas por fluxos digitais inteligentes. Isso permite não apenas armazenar arquivos, mas gerenciar versões, garantir acesso seguro, criar trilhas de auditoria e automatizar processos que antes dependiam da memória ou da planilha de alguém.

Para o RH, o impacto é direto: menos tarefas operacionais, mais tempo para pensar o humano por trás do recurso.

O que é um sistema de GED?

Um sistema de GED é uma plataforma digital desenvolvida para organizar, armazenar, recuperar e controlar documentos eletrônicos. No contexto de Recursos Humanos, essa estrutura permite administrar desde currículos até contratos e avaliações de desempenho, tudo centralizado, com segurança e compliance.

Segundo o relatório da AIIM (Association for Intelligent Information Management), 73% das empresas que adotam GED percebem redução imediata de custos operacionais. Isso acontece porque:

  • Documentos ficam acessíveis em segundos;
  • Os fluxos de aprovação são automatizados;
  • A segurança da informação aumenta com permissões por perfil;

Cristina Martín, Diretora de RH da Sesame, destaca o risco de perda documental é praticamente eliminado com o gerenciamento eletrônico de documentos:

“Um sistema GED eficiente permite que o RH saia do modo reativo e atue como pilar estratégico da empresa. É a diferença entre apagar incêndios e construir cultura.”

Como funciona o gerenciamento eletrônico de documentos na prática

Na prática, o sistema GED começa com a digitalização de arquivos físicos ou a criação nativa de documentos digitais. Em seguida, eles são armazenados em nuvem, classificados com metadados e organizados em fluxos automatizados que incluem notificações, aprovações e históricos de alterações. Para o RH, isso significa:

  • Automatizar admissões com assinatura digital;
  • Fazer a gestão de férias e ausências sem planilhas;
  • Monitorar treinamentos e reciclagens com trilhas documentadas;
  • Validar políticas internas com protocolos digitais.

Segundo a McKinsey, empresas que digitalizam seus processos administrativos economizam em média 20% em tempo operacional. No RH, essa margem de eficiência é ouro.

Veja como evitar erros comuns ao implantar um sistema GED

A implantação de um GED pode falhar se for tratada como um projeto apenas de TI ou se o RH não estiver envolvido desde o início.

“Quando o RH não participa ativamente da escolha e implementação do sistema de GED, perde-se a chance de adaptar os fluxos à realidade do time. A tecnologia só funciona quando responde diretamente às dores da operação.”, afirma Cristina Martín, Diretora de RH.

Veja os principais erros a evitar:

Escolher uma solução genérica, sem foco em RH

Adotar um sistema GED genérico, sem módulos pensados para as necessidades do RH, é como tentar aplicar um manual de engenharia na gestão de pessoas: os conceitos até existem, mas a aplicação é inadequada.

  • Soluções generalistas costumam ignorar nuances críticas da área, como a confidencialidade dos dados trabalhistas, os prazos legais de armazenamento de documentos e os rituais sensíveis de processos como admissão, desligamento e avaliações periódicas.
  • Para o RH, essas omissões viram riscos. Um software de RH, a exemplo da Sesame entrega fluxos de trabalho desenhados com base na rotina da equipe, o que reduz curvas de aprendizado e aumenta a eficiência operacional desde o primeiro dia de uso.

Não mapear os fluxos documentais existentes

Implantar um sistema de GED sem antes mapear os fluxos documentais internos é como automatizar um processo que você ainda não entende.

  • Muitas empresas caem na armadilha de digitalizar o caos, transferindo desorganização do papel para o digital. Antes de qualquer integração, é fundamental que o RH analise onde os documentos nascem, por quais etapas passam, quem os acessa, onde se acumulam gargalos e quais decisões são tomadas a partir deles.
  • Esse mapeamento revela oportunidades de automação, pontos de falha recorrentes e fluxos que podem ser simplificados. Sem esse diagnóstico prévio, o GED se transforma em uma prateleira digital, e não em um sistema de performance.

Ignorar o treinamento da equipe

Nenhuma tecnologia opera sozinha. Um dos erros mais subestimados na adoção de um sistema GED é presumir que a equipe vai se adaptar de forma intuitiva.

  • A realidade é que cada colaborador possui níveis diferentes de familiaridade com ferramentas digitais e, no RH, onde o tempo é curto e a pressão constante, a resistência ao novo pode ser alta.
  • Por isso, investir em um onboarding bem estruturado, com treinamentos práticos e materiais de apoio, é indispensável.
  • O RH pode acompanhar o dia a dia do time, coletando feedbacks, ajustando processos e reforçando os ganhos de produtividade que o sistema proporciona. Quando o time domina a ferramenta, ela se torna uma extensão natural da operação.

Deixar a segurança de lado

A gestão documental em RH lida com dados altamente sensíveis: informações salariais, atestados médicos, históricos disciplinares e registros de desempenho. Subestimar a segurança é abrir brechas para riscos jurídicos, vazamentos de dados e perda de confiança interna.

  • Um sistema GED robusto deve oferecer criptografia de ponta a ponta, trilhas de auditoria completas, autenticação por múltiplos fatores e backups automatizados em servidores seguros.
  • Além disso, precisa garantir conformidade com a LGPD, com controles de acesso segmentados por perfil e tempo de retenção legal. A segurança não pode ser um item opcional, ela deve estar no centro da decisão.

Cristina Martín reforça: “Um bom software de gestão documental não substitui a inteligência do RH, ele a amplifica. Mas isso só acontece se o time souber como usar a ferramenta e tiver clareza dos seus objetivos.”

Como escolher o sistema de GED ideal?

A decisão por uma plataforma de GED não pode ser apenas técnica. Ela precisa considerar o impacto direto na rotina da equipe de RH. Avalie os seguintes aspectos:

  • Integração com outros sistemas: o GED deve conversar com seu controle de ponto digital, folha de pagamento e comunicação interna, por exemplo.
  • Fluxos prontos para o RH: escolha uma solução que já ofereça templates ou automações pensadas para processos como onboarding, gestão de benefícios ou desligamento.
  • Controle e rastreabilidade: cada alteração em um documento precisa ser registrada, garantindo segurança e conformidade com a LGPD.
  • Escalabilidade e suporte: se sua empresa está crescendo, o sistema deve acompanhar. E o suporte técnico precisa ser rápido e próximo.
  • Usabilidade: o sistema precisa ser intuitivo para que toda a equipe de RH adote com facilidade, sem depender de manuais complexos ou treinamentos longos.

O software de RH da Sesame tem estas funcionalidades e muitas outras para facilitar a rotina do seu departamento. A integração completa e a usabilidade fazem da plataforma a solução ideal para a sua equipe.

Além disso, a Sesame oferece uma versão de teste gratuito para você explorar na prática como a ferramenta pode resolver os principais gargalos da sua operação de RH.

Com usabilidade intuitiva e foco em produtividade, é uma escolha certeira para transformar sua rotina. Experimente!

Quer avaliar nosso artigo?

Avaliação média:
5 estrelas (80 votos)
Sales Engineer at Sesame RH | + posts

Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.


Agregue valor à sua empresa e transforme o gerenciamento de RH em uma tarefa ágil e simplificada.