3 de dezembro, 2025

A Norma Regulamentadora 1 (NR-1) entrou em uma nova fase, muito mais rigorosa, detalhada e exigente. Até maio de 2026, todas as empresas brasileiras precisarão comprovar integralmente o que fazem em Segurança e Saúde no Trabalho (SST), com registros digitais, evidências rastreáveis e processos consistentes.

Nada mais vai passar despercebido: cada ação preventiva, cada revisão do PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos), cada treinamento precisa estar documentado e disponível para fiscalização.

Para estruturas maiores, com dezenas ou centenas de colaboradores, filiais, turnos e inúmeros ambientes de trabalho, essa mudança é um divisor de águas. Não se trata apenas de uma norma atualizada, mas de um novo patamar de responsabilidade jurídica, operacional e estratégica.

Por isso, este artigo trata das principais dúvidas que realmente tiram o sono dos gestores, como: onde estão os maiores riscos, quais falhas podem custar caro, como comprovar a conformidade na prática e o que, de fato, será cobrado em uma auditoria.

As análises apresentadas iluminam pontos que podem passar despercebidos na rotina, mas que têm potencial para se tornar grandes problemas se a adequação for postergada. Se quiser aprofundar ainda mais e seguir um roteiro claro de adequação, você pode baixar o guia completo da NR-1, disponível aqui neste artigo. Siga com a leitura!

O que realmente muda com a nova NR-1?

A revisão da NR-1 marca um momento decisivo para a gestão de riscos no Brasil. Em vez de ajustes pontuais, o que surge é uma mudança estrutural: novos critérios, novas exigências e uma expectativa mais alta de maturidade das empresas. Para entender o impacto real dessa transição, é preciso olhar para o que a norma passa a exigir, e para o que ela deixa de tolerar.

Implantação obrigatória do GRO e do PGR para todas as empresas

Mesmo organizações de perfil administrativo, escritórios, serviços ou atividades sem exposição aparente, precisam mapear riscos, definir controles, monitorar ações e manter histórico atualizado.

Digitalização e rastreabilidade total de processos

A norma exige que cada passo esteja documentado e seja facilmente comprovável em auditorias: inspeções, treinamentos, atualizações de inventário, planos de ação e avaliações periódicas.

Treinamentos contínuos com registro individual

O modelo antigo, baseado em formações pontuais e certificados esporádicos, deixa de atender ao requisito. Agora, é necessário registrar frequência, conteúdo, data e periodicidade, tudo de forma estruturada.

Essas mudanças fazem com que o RH, o DP e o técnico de segurança precisem trabalhar de forma integrada, com processos muito mais rigorosos e visíveis.

Riscos psicossociais entram oficialmente no mapa de riscos

Um dos pontos mais sensíveis da atualização é a inclusão obrigatória dos riscos psicossociais, que agora devem ser avaliados com a mesma seriedade que riscos físicos e ergonômicos.

Fatores como sobrecarga de trabalho, conflitos entre equipes, assédio moral, metas desproporcionais e falta de apoio à saúde mental passam a exigir identificação, registro e ações preventivas.

Isso amplia a responsabilidade das empresas, tanto no campo jurídico quanto na gestão de pessoas, e aumenta a necessidade de políticas internas bem documentadas.

Cuidados essenciais para empresas que estão iniciando a adequação

Antes de começar a atualizar o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) ou revisar os treinamentos, é fundamental que a empresa realize uma avaliação interna para determinar seu nível de maturidade e conformidade atual com a NR-1. Em geral, é possível identificar três cenários distintos para as organizações:

Nível inicial

Este estágio é caracterizado por uma conformidade reativa. Os documentos de SST estão dispersos e desorganizados, e a maioria dos controles ainda é feita manualmente. Há uma ausência crítica de histórico rastreável e os processos de SST não possuem qualquer padronização. A comprovação de ações preventivas é extremamente difícil e falha, expondo a empresa a riscos de fiscalização.

Nível intermediário

Neste nível, a empresa já possui documentos de SST mais atualizados, mas o grande problema é a fragmentação. Há pouca ou nenhuma integração entre os setores de RH, Departamento Pessoal (DP) e SST. Isso resulta em falhas de rastreabilidade da documentação e dependência de processos semi-automáticos ou manuais, o que dificulta a auditoria interna e a comprovação ágil perante a fiscalização.

Nível avançado

As rotinas de SST já são claras e bem definidas, com versões documentadas e histórico confiável. A empresa realiza auditorias internas frequentes e investe em tecnologia. No entanto, o sistema ainda apresenta a vulnerabilidade de dependência de acompanhamento manual e intervenção constante de especialistas externos. Embora haja organização, a falta de automação completa impede a gestão preditiva e a agilidade total na geração de evidências.

Independentemente do estágio atual, o ponto central da NR-1 é um só: é preciso provar o que foi feito. Cada ação deve gerar evidência.

Riscos e Estratégias: análises jurídicas sobre a nova NR-1

Para reforçar os cuidados essenciais e orientar gestores que estão iniciando (ou acelerando) a adequação, compilamos as análises de uma advogada especialista em Direito do Trabalho e SST sobre as dúvidas mais recorrentes das empresas em relação à nova NR-1:

Maior risco jurídico de não conformidade: o principal risco reside na inversão do ônus da prova. Em caso de acidente ou fiscalização, a empresa precisa comprovar que tomou todas as medidas preventivas adequadas. A falta de um Sistema de Gestão de SST robusto e de evidências digitais rastreáveis pode levar à presunção de culpa do empregador.
O que torna um PGR juridicamente sólido: um PGR é sólido quando não é apenas um documento estático, mas um processo vivo e monitorado. Ele deve ser comprovadamente implementado, revisado periodicamente, conter um inventário de riscos preciso e ter todas as suas ações registradas digitalmente, mostrando a evolução e a eficácia das medidas de controle. A rastreabilidade e a capacidade de mostrar a melhoria contínua são cruciais.
Impacto jurídico dos riscos psicossociais: a nova NR-1 e suas correlatas exigem que os riscos psicossociais sejam identificados e gerenciados no PGR. Negligenciar fatores como estresse, assédio e sobrecarga pode levar a ações trabalhistas por danos morais e existenciais, além de multas, pois demonstram a falha da empresa em garantir um ambiente de trabalho seguro em sua totalidade.
Consequências da falta de registros e evidências digitais: a ausência de registros digitais e evidências rastreáveis (como datas de treinamento, entregas de EPIs e revisões do PGR) é o ponto de maior vulnerabilidade. Isso impede a defesa da empresa em litígios e fiscalizações, pois o fisco e a Justiça do Trabalho exigem provas concretas e auditáveis da conformidade. A consequência direta é o aumento de multas e condenações em processos trabalhistas.
O papel de sistemas integrados na conformidade jurídica: sistemas integrados e automatizados são essenciais porque transformam a ação (o treinamento, a entrega de EPI, a avaliação de risco) em evidência digital no mesmo instante. Eles garantem a rastreabilidade, padronizam os processos entre filiais e geram relatórios consolidados que provam, de forma inequívoca, que a empresa cumpriu suas obrigações legais, minimizando o risco de passivo trabalhista.

Por que as empresas precisam agir agora

A proximidade do prazo final em maio de 2026 aumenta exponencialmente a pressão sobre os setores de Recursos Humanos (RH) e Segurança e Saúde no Trabalho (SST). A urgência se deve ao fato de que muitas empresas ainda operam com grandes lacunas de conformidade digital, incluindo:

Utilização de ferramentas obsoletas: muitos controles dependem de planilhas e documentos que não garantem histórico ou controle de versões auditáveis.
Falha na comprovação de treinamentos: ausência de registro digital rastreável para comprovar a participação e a eficácia dos programas de treinamento obrigatórios.
Inventários de risco deficientes: Inventários de riscos (parte do PGR) que estão desatualizados ou incompletos, não refletindo a realidade total do ambiente de trabalho.
Incapacidade de auditoria: Dificuldade ou impossibilidade de comprovar processos consistentes e a implementação efetiva de medidas em caso de fiscalização.
Setores não integrados: Falta de comunicação e integração de dados entre os departamentos de DP (Departamento Pessoal), RH e Segurança do Trabalho.

A consequência direta deste atraso é clara: as organizações que postergarem a adequação terão dificuldades críticas para regularizar todos os processos a tempo, ficando severamente expostas a autuações, multas e a um aumento significativo do risco jurídico e passivo trabalhista.

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Para garantir que sua empresa inicie (ou acelere) o processo de adequação de forma estruturada e completa, baixe agora o guia completo da NR-1. Este material oferece um roteiro claro e detalhado para navegar pelas novas exigências de digitalização e rastreabilidade.

Como a Sesame HR Ajuda no Processo de Adequação à NR-1?

A conformidade com a nova NR-1 exige, acima de tudo, organização, rastreabilidade e integração de dados, pilares de um software de RH e Gestão de Pessoas. A Sesame HR simplifica e automatiza a geração de evidências, que é o foco principal da fiscalização. Veja como a plataforma apoia diretamente o processo de adequação:

Registro Rastreável de Treinamentos: Permite o registro digital e a gestão de certificados de treinamentos obrigatórios, garantindo que a empresa tenha evidências claras de quem participou e quando.
Controle de Documentos e Versões: Facilita o armazenamento centralizado e o controle de versões de documentos cruciais, como o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) e o Inventário de Riscos, assegurando que o histórico esteja sempre acessível.
Integração de Dados (RH, DP e SST): Unifica as informações de colaboradores, faltas, afastamentos e históricos, garantindo que os dados de saúde e segurança estejam interligados aos registros de pessoal, essencial para uma gestão integrada de SST.
Gestão de Faltas e Afastamentos: Ajuda a rastrear e gerenciar os motivos de ausência, fornecendo dados importantes para a análise de acidentes e incidentes (conforme exigido pela NR-1) e identificando padrões de risco no ambiente de trabalho.
Geração de Evidências Auditáveis: Transforma as ações de rotina (como a entrega de um documento ou a confirmação de leitura) em registros digitais com timestamp, provando que a empresa cumpriu suas obrigações legais de comunicação e prevenção.

Ao centralizar e digitalizar esses processos, a Sesame HR atua como uma ferramenta estratégica que minimiza o risco de passivo jurídico e permite que os gestores de SST e RH comprovem a conformidade de forma rápida e segura em qualquer auditoria. Experimente a Sesame HR gratuitamente!