1 de setembro, 2025

A folha de ponto no Excel já foi, por muito tempo, a principal ferramenta de registro de jornadas em empresas de diferentes portes.

Mas, diante de equipes híbridas, operações externas e maior rigor da legislação trabalhista, surge uma questão essencial: será que as planilhas ainda conseguem dar conta da complexidade atual?

Mais do que preencher células com horários, o desafio está em garantir precisão, evitar fraudes e reduzir o retrabalho do RH.

É nesse ponto que um sistema de controle de ponto moderno se torna indispensável, oferecendo automação, segurança e dados confiáveis para apoiar decisões estratégicas.

Quais são as limitações da folha de ponto no Excel?

Apesar de prática e amplamente utilizada, a folha de ponto no Excel já não acompanha a complexidade da gestão de pessoas nas empresas atuais.

O que antes parecia uma solução acessível, hoje se mostra frágil diante de exigências legais, da necessidade de transparência e do volume crescente de informações que o RH precisa administrar.

Rastreabilidade inexistente compromete a transparência

A folha de ponto no Excel não guarda histórico confiável das alterações. Uma simples edição pode passar despercebida, sem registro de quem alterou ou quando isso aconteceu. O resultado é a perda de rastreabilidade, enfraquecendo a transparência do processo e aumentando os riscos jurídicos para a empresa.

Dados fáceis de manipular abrem espaço para fraudes

Planilhas manuais são vulneráveis a ajustes indevidos. Bastam alguns cliques para mascarar atrasos, alterar horas extras ou corrigir ausências sem qualquer validação. Essa facilidade mina a confiança entre gestores e colaboradores, além de fragilizar a segurança das informações trabalhistas.

Falta de integração gera retrabalho no RH

Outro limite grave do Excel é a incapacidade de dialogar com outros processos do RH. Sem integração automática com folha de pagamento, escalas ou gestão de férias, o departamento precisa repetir tarefas, copiando e conferindo dados manualmente em diferentes sistemas. O efeito é mais burocracia e menos tempo para atividades estratégicas.

Conformidade legal difícil de sustentar

A legislação trabalhista exige registros fidedignos, invioláveis e auditáveis. A planilha não oferece relatórios oficiais nem mecanismos de auditoria, deixando a empresa exposta a falhas e passivos trabalhistas. Sem garantias legais, cada fechamento de folha pode se transformar em uma dor de cabeça.

Segundo Tiago Santos, vice-presidente de Comunidade e Crescimento da Sesame HR, “o Excel pode até servir em empresas muito pequenas, mas em qualquer cenário mais complexo se transforma em fonte de erros e retrabalho. O RH acaba gastando mais tempo conferindo informações do que cuidando de pessoas.”

Por que usar planilhas aumenta o risco de erros e retrabalho?

A dependência de registros manuais exige que o RH invista horas preciosas em conferências e ajustes. Uma simples falha pode desencadear consequências sérias para a empresa, como:

Folha de pagamento comprometida: erros de digitação ou fórmulas quebradas afetam diretamente os cálculos de salários.
Horas extras mal contabilizadas: imprecisões geram pagamentos indevidos ou passivos trabalhistas por não conformidade.
Risco jurídico elevado: a ausência de registros invioláveis deixa a empresa vulnerável em auditorias e ações trabalhistas.
Tempo desperdiçado em conferências: profissionais de RH gastam horas revisando planilhas em vez de focar em tarefas estratégicas.
Sobrecarga do setor: o acúmulo de ajustes manuais torna a rotina mais operacional e menos voltada à gestão de pessoas.

O resultado é um RH sobrecarregado, com pouca eficiência e baixo espaço para atuar de forma estratégica.

Quando faz sentido migrar para um sistema de controle de ponto?

Enquanto em microempresas a folha de ponto no Excel pode atender ao básico, em estruturas maiores ela rapidamente se mostra insuficiente. Empresas com múltiplos turnos, unidades em diferentes localidades, equipes externas ou modelos híbridos precisam de ferramentas capazes de acompanhar essa complexidade crescente.

Migrar para um sistema de controle de ponto digital faz sentido quando:

A empresa já enfrenta retrabalho constante no fechamento da folha.
Há dificuldade em consolidar dados de diferentes unidades ou modelos de trabalho.
O RH gasta mais tempo corrigindo falhas do que analisando informações estratégicas.
A gestão precisa de relatórios confiáveis em tempo real para tomar decisões.
Existe risco jurídico por falta de registros auditáveis e em conformidade com a legislação.

Nesses casos, a tecnologia oferece um salto de eficiência: registros automáticos e invioláveis, relatórios dinâmicos, integração direta com folha de pagamento e visibilidade em tempo real para gestores e colaboradores, como afirma Tiago Santos:

“A decisão de migrar para um sistema digital não é apenas sobre modernizar o controle de ponto. É sobre dar ao RH as condições para atuar como área estratégica, com dados confiáveis, processos ágeis e foco no crescimento sustentável da empresa.”

Quais benefícios um sistema digital traz em comparação ao Excel?

Se a folha de ponto no Excel parece suficiente para empresas pequenas, sua fragilidade rapidamente aparece conforme a operação ganha escala.

Já os sistemas de controle de ponto digitais foram desenvolvidos justamente para lidar com a complexidade: oferecem automação, segurança e integração com outros processos de RH, transformando o registro de jornada em um ativo estratégico. Entre os principais benefícios estão:

Segurança jurídica fortalecida: registros automáticos, invioláveis e auditáveis conforme a legislação, reduzindo riscos de passivos trabalhistas.
Eficiência operacional: diminuição drástica de erros manuais e fraudes, com ganho de tempo para o RH focar no que realmente importa.
Integração total: conexão direta com folha de pagamento, escalas, férias e ausências, evitando retrabalho e inconsistências.
Visão estratégica em tempo real: dashboards e relatórios dinâmicos que apoiam a tomada de decisão e permitem atuação preventiva.
Experiência do usuário simplificada: praticidade para colaboradores na marcação de ponto e autonomia para o RH na gestão dos dados.

Segundo Tiago Santos, “quando a empresa deixa a planilha para trás e adota um sistema digital, o controle de ponto deixa de ser apenas um registro de horários e se torna uma fonte de inteligência para a gestão de pessoas e para o crescimento sustentável do negócio.”

Sesame HR: a evolução além da folha de ponto no Excel

O software de RH da Sesame é um exemplo de plataforma que substitui planilhas manuais por um ecossistema digital completo. Mais do que registrar horários, ele oferece múltiplas formas de marcação que se adaptam a diferentes contextos de trabalho, do administrativo ao campo, de fábricas a modelos híbridos.

Essa diversidade de opções garante que cada empresa escolha o método mais adequado à sua realidade, sem abrir mão de segurança, conformidade legal e praticidade para os colaboradores. Veja alguns exemplos:

App móvel com GPS e modo offline: registro direto no smartphone, mesmo sem internet. Ideal para equipes em campo e vendas.
Painel web: prático para administrativos e modelos híbridos.
Sesame Wall: terminal compartilhado com PIN, QR, NFC ou Face ID. Robusto para fábricas e centros de varejo.
QR em pontos físicos: opção econômica e ágil, útil em acessos ou múltiplas sedes.
WhatsApp: registro por mensagem no app mais popular do Brasil. Perfeito para equipes pouco digitalizadas ou com alta rotatividade.
Biometria: evita fraudes e garante rastreabilidade. Muito utilizada em relógios de ponto.
Smartwatch: registro imediato pelo pulso, ideal para logística, transporte e supervisores em movimento.

Mais do que controlar a jornada, a Sesame integra esse processo a uma plataforma completa de gestão de RH, que inclui:

Ao migrar para uma solução especializada, a empresa reduz riscos, economiza tempo e ganha escalabilidade.

Experimente gratuitamente a Sesame HR e veja como transformar o registro de ponto em uma ferramenta estratégica para o crescimento sustentável do negócio!