1 de setembro, 2025

A folha de ponto para imprimir já foi, por muito tempo, a forma mais comum de registrar as horas trabalhadas. Planilhas em papel ajudavam gestores a acompanhar entradas, saídas, pausas e faltas, mas também traziam consigo um pacote de problemas: erros de cálculo, rasuras, dificuldade de auditoria e perda de tempo com conferências manuais.

Em empresas que lidam com equipes híbridas ou crescentes, esse modelo tradicional se mostra ainda mais limitado. A falta de flexibilidade gera inconsistências que afetam tanto a folha de pagamento quanto a confiança entre colaboradores e gestores.

Com a evolução da tecnologia, surgiram alternativas muito mais seguras e estratégicas. Um sistema de controle de ponto digital não apenas elimina falhas humanas, como garante conformidade com a legislação e dá ao RH dados confiáveis para atuar de forma preventiva.

Se a sua empresa ainda usa a folha impressa, este artigo vai mostrar como minimizar os riscos desse modelo e, ao mesmo tempo, apontar os caminhos para modernizar sua gestão de jornada.

Como escolher o melhor modelo de folha de ponto para imprimir grátis?

Na hora de baixar um modelo de folha de ponto para imprimir, o RH precisa ter em mente que a planilha escolhida não pode ser apenas “funcional”: ela deve ser clara, organizada e adaptada à realidade da empresa.

Segundo Tiago Santos, vice-presidente de Comunidade e Crescimento da Sesame HR com tantas opções disponíveis online, vale considerar alguns critérios antes de definir qual versão usar:

“Quando a folha de ponto não é clara, o risco de erros e inconsistências aumenta. Um bom modelo deve ser simples de usar para o colaborador e confiável para o RH.”

Tendo isso em mente, observe os critérios a seguir:

Campos essenciais bem definidos

Um bom modelo precisa trazer informações organizadas, como data, horário de entrada e saída, intervalos e total de horas trabalhadas. Isso reduz erros comuns de preenchimento e facilita a conferência posterior.

Possibilidade de personalização

Empresas com regras específicas de jornada precisam de flexibilidade. Prefira modelos que permitam adicionar campos extras, como horas extras, banco de horas ou justificativas de ausência.

Legibilidade e simplicidade

De nada adianta um modelo cheio de dados se ele não for claro. A folha deve ter layout limpo, com boa leitura e compreensão rápida, tanto para o colaborador quanto para o RH.

Compatibilidade com o tamanho da empresa

Considere também a escala da operação. Modelos com pouco espaço para registros podem funcionar em empresas muito pequenas, mas se tornam confusos em equipes maiores.

Formatos práticos para uso

Ao baixar a folha, priorize formatos universais e fáceis de manipular, como Excel ou PDF. Isso garante mais agilidade no dia a dia e simplifica o arquivamento.

Como preencher a folha de ponto impressa?

Preencher corretamente a folha de ponto para imprimir é fundamental para garantir registros precisos da jornada, evitar erros no cálculo da folha de pagamento e manter a conformidade com a legislação trabalhista. Veja os principais passos para não deixar falhas no processo:

Identificação inicial: inclua o nome do colaborador, o cargo e a data correspondente a cada dia de trabalho.
Registro dos horários: anote as entradas e saídas do expediente, sempre nos horários corretos.
Intervalos de refeição e descanso: registre as pausas realizadas durante a jornada, como almoço ou descansos previstos em lei.
Cálculo das horas totais: some as horas de entrada e saída e desconte os intervalos. Se a jornada ultrapassar 8 horas diárias ou 44 semanais, registre as horas extras.
Controle das horas extras e noturnas: calcule as horas extras com adicional de 50% e registre separadamente. No caso de horas noturnas, aplique o adicional específico exigido pela CLT.
Assinaturas de validação: no fim de cada período, tanto o colaborador quanto o gestor ou supervisor devem assinar a folha, confirmando os dados.
Arquivamento seguro: guarde as folhas preenchidas em local seguro e de fácil acesso, lembrando que a lei exige a guarda dos registros por, pelo menos, cinco anos.

Preencher a folha impressa com atenção evita problemas futuros, mas não elimina riscos de falhas manuais. Por isso, muitas empresas já optam por um sistema de controle de ponto digital, que automatiza cálculos, reduz erros e torna a gestão mais eficiente, como alerta Tiago:

“A folha impressa cumpre um papel básico, mas não sustenta a complexidade de empresas em crescimento. O digital garante precisão, escalabilidade e libera o RH para atuar de forma realmente estratégica.”

Como diminuir os erros na folha de ponto para imprimir com um software como a Sesame HR

O registro manual de ponto, feito em papel, sempre foi vulnerável a falhas: desde cálculos equivocados até inconsistências nos registros.

Embora seja possível adotar alguns cuidados para reduzir esses erros, a verdade é que hoje existem tecnologias que tornam esse processo muito mais seguro e eficiente.

O software de RH da Sesame é um exemplo de sistema que elimina falhas manuais e garante registros confiáveis. Além de centralizar os dados em nuvem e gerar relatórios automáticos, a plataforma oferece múltiplas funcionalidades que modernizam toda a rotina de RH:

App móvel com GPS e modo offline: registro direto no smartphone, mesmo sem internet. Ideal para equipes em campo e vendas.

Painel web: prático para administrativos e modelos híbridos.

Sesame Wall: terminal compartilhado com PIN, QR, NFC ou Face ID. Robusto para fábricas e centros de varejo.

QR em pontos físicos: opção econômica e ágil, útil em acessos ou múltiplas sedes.

WhatsApp: registro por mensagem no app mais popular do Brasil. Perfeito para equipes pouco digitalizadas ou com alta rotatividade.

Biometria: evita fraudes e garante rastreabilidade. Muito utilizada em relógios de ponto.

Smartwatch: registro imediato pelo pulso, ideal para logística, transporte e supervisores em movimento.

Com a Sesame HR, todos os métodos cumprem a Portaria 671, ficam centralizados e prontos para a folha de pagamento sem margem de erro.

Mais do que controlar a jornada, a Sesame integra esse processo a uma plataforma completa de gestão de RH, que inclui:

“As boas práticas reduzem falhas no ponto manual, mas só um sistema digital garante dados invioláveis, cálculos automáticos e informações disponíveis em tempo real para decisões estratégicas, conclui Tiago.”

No fim das contas, boas práticas ajudam, mas não eliminam o problema.

Se você busca eficiência, conformidade e menos retrabalho, vale experimentar um sistema digital.

A Sesame HR oferece teste gratuito por alguns dias para que você veja na prática como transformar o registro de ponto em um processo ágil e confiável.