Controle de ponto
Ponto online e compliance no RH: evite riscos com tecnologia
Entenda como o ponto online contribui para o compliance trabalhista, reduz erros, riscos legais e fortalece a gestão com tecnologia.
Precisa de ajuda?
Lukas Letieres
HR Consultant
9 de julho, 2025
O ponto online já não é apenas uma conveniência tecnológica, mas um fator-chave na proteção jurídica e na gestão eficiente do capital humano. Em um cenário de fiscalizações mais rigorosas e jornadas cada vez mais flexíveis, confiar em métodos ultrapassados pode custar caro,tanto financeiramente quanto em reputação.
Para acompanhar esse novo contexto, empresas que desejam alinhar desempenho, conformidade e transparência precisam repensar a forma como registram a jornada de trabalho. E isso vai muito além da digitalização: trata-se de estruturar processos sólidos e sustentáveis.
Essa evolução começa com a adoção de um sistema de controle de ponto seguro, auditável e em total conformidade com a legislação. Não basta apenas registrar horários; é preciso transformar esses dados em informações confiáveis, integradas à folha de pagamento e úteis para decisões estratégicas.
Assim, o RH que assume esse papel deixa de ser apenas operacional, e passa a ser peça-chave na governança da empresa. Siga com a leitura e descubra tudo sobre o ponto online!
O que diz a CLT sobre ponto online?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), em seu artigo 74, determina que empresas com mais de 20 colaboradores mantenham um controle de jornada fiel. Com a evolução das normas, especialmente com a Portaria 671/2021, o uso do ponto eletrônico digital, inclusive o ponto online, passou a ser plenamente reconhecido, desde que siga regras específicas, como explica Tiago Santos, vice-presidente de Comunidade e Crescimento da Sesame HR.
“A Portaria 671 foi um marco porque trouxe clareza sobre como a tecnologia pode ser usada de forma segura e legal no controle de jornada. Ela criou um padrão técnico que protege tanto o colaborador quanto a empresa.”
A Portaria estabelece que os sistemas eletrônicos devem:
- Registrar, armazenar e proteger os dados das marcações de forma íntegra;
- Disponibilizar trilhas de auditoria que comprovem alterações ou ajustes;
- Estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
- Permitir o acesso ao colaborador, garantindo transparência.
Segundo dados do TST, mais de 30% das ações trabalhistas envolvem disputas sobre jornada. O ponto digital, quando bem implementado, é uma resposta direta a esse risco.
Como funciona um ponto online eficiente na prática?
Ao contrário do que muitos ainda pensam, o ponto online não é um simples aplicativo de marcação de horários. Ele é parte de um ecossistema de gestão que envolve validação, monitoramento e integração com outras áreas do RH. As marcações são feitas em tempo real, geralmente com autenticação por senha, biometria ou reconhecimento facial, e podem ser acessadas por celular, tablet ou computador.
“O ponto online bem estruturado não só atende à lei como amplia o controle e a inteligência da gestão. Ele permite ver padrões, prevenir abusos e tomar decisões com base em dados confiáveis”, afima Tiago Santos.
Além disso, o ponto online permite que empresas com equipes remotas, externas ou híbridas mantenham um controle padronizado da jornada, sem perder visibilidade ou segurança.
O registro de ponto online é legal? Entenda os critérios
A legalidade do ponto online ainda gera dúvidas em muitas empresas, principalmente entre gestores que passaram anos utilizando métodos tradicionais. Mas a legislação brasileira já avançou nesse tema e hoje o ponto online é totalmente permitido.
O registro de ponto online é legal sim no Brasil e amplamente aceito desde que esteja em conformidade com os requisitos da Portaria 671. O ponto digital deve estar classificado em um dos três tipos regulamentados:
REP-A (Alternativo)
É um sistema de controle de ponto online, normalmente em nuvem, acessado via computador, tablet ou smartphone.
- Dispensa o uso de equipamento físico tradicional.
- Permite registros por aplicativo, login web, QR Code, biometria facial, entre outros.
- É ideal para empresas com equipes híbridas ou em home office, por oferecer mais flexibilidade;
- Precisa do acordo coletivo ou convenção coletiva de trabalho autorizando seu uso.
Softwares como o da Sesame são exemplos de REP-A, oferecendo praticidade, segurança e mobilidade no controle de jornada.
REP-P (Programa)
Trata-se de um software instalado localmente no computador da empresa, que funciona junto com o equipamento REP físico tradicional.
Não exige acordo sindical, pois segue o modelo padrão previsto na legislação.
Gera os arquivos exigidos por lei (AFD e ACJEF) e é integrado ao relógio de ponto físico.
É o modelo mais utilizado em empresas que ainda usam relógios de ponto com impressão de comprovante.
Como bater o ponto pelo WhatsApp?
A inovação no controle de jornada chegou até o aplicativo mais popular do país: o WhatsApp. E sim, já existem soluções que integram o ponto digital a esse canal de comunicação.
Embora ainda não seja uma prática amplamente difundida, já existem soluções que permitem o envio de comandos para registrar o ponto pelo WhatsApp através de mensagens, com autenticação integrada e registros protegidos.
A principal vantagem dessa modalidade é a familiaridade da ferramenta, o que reduz a resistência do colaborador e aumenta a adesão. No entanto, é fundamental que esse sistema esteja vinculado a um back-end robusto, com rastreabilidade e integração com o espelho de ponto e a folha de pagamento.
“A tecnologia só funciona bem quando resolve um problema real. Permitir que o colaborador registre seu ponto pelo WhatsApp pode parecer simples, mas exige inteligência por trás para garantir segurança jurídica e validade dos dados.
Na Sesame temos essa funcionalidade, completamente validada pela CLT e prática, já que em 30 segundos, o colaborador consegue bater o ponto,”diz Tiago Santos.
Veja os principais pontos a considerar ao adotar o ponto online
A digitalização do controle de jornada não deve ser feita às pressas. Um erro comum é adotar a tecnologia apenas pelo modismo, sem avaliar os impactos reais na rotina da empresa. Abaixo, os critérios fundamentais para uma escolha segura e estratégica:
Conformidade legal e segurança
Garantir que o sistema esteja em conformidade com a legislação é o primeiro passo. Isso inclui desde a aderência à Portaria 671 até práticas consistentes de proteção de dados e backup seguro.
- Alinhamento à Portaria 671 e à LGPD.
- Criptografia de dados e backup automático.
- Trilhas de auditoria e controle de acessos.
Usabilidade e adesão dos colaboradores
O sistema deve ser fácil de usar, acessível em diferentes dispositivos e incluir recursos que incentivem a marcação correta. A experiência do colaborador impacta diretamente na eficiência do controle.
- Interface acessível e responsiva.
- Disponível em diversos dispositivos.
- Notificações para lembrar a marcação.
Integração com outras áreas do RH
Uma boa solução não funciona isoladamente. Ela precisa conversar com outros sistemas da empresa, como folha de pagamento, controle de escalas e banco de horas.
- Geração automática dos informes necessários para o espelho de ponto.
- Comunicação com a folha de pagamento e escalas.
- Relatórios em tempo real para apoio à gestão.
Como a tecnologia ajuda neste processo
Digitalizar o controle de jornada com ponto online significa não apenas modernizar, mas proteger a empresa e dar mais autonomia ao RH. A tecnologia permite cruzar dados, reduzir erros operacionais e garantir que cada hora registrada tenha respaldo legal. Com uma plataforma robusta, é possível ter clareza sobre a jornada individual, os padrões de equipe e as brechas que geram passivos.
Nesse contexto, o software de RH da Sesame se destaca como uma solução completa, segura e fácil de usar. Além do controle completo da jornada, ele oferece:
Quem atua na gestão de pessoas sabe que o espelho de ponto não é apenas uma tabela com horários. É um documento fundamental que pode evitar ações trabalhistas, esclarecer dúvidas sobre horas extras e proteger tanto o empregador quanto o colaborador. Na prática, ele revela a qualidade do controle de jornada adotado pela empresa e o quanto a organização está comprometida com a transparência nas relações de trabalho.
Para que esse documento cumpra seu papel com segurança jurídica e agilidade, ele precisa estar inserido em um sistema de controle de ponto confiável, automatizado e alinhado à legislação. Não basta apenas entregar o espelho: é preciso garantir que as informações estejam corretas, auditáveis e disponíveis de forma clara e acessível para todos os envolvidos.
O que é espelho de ponto e por que ele vai além de um simples relatório
O espelho de ponto é um documento que detalha, dia a dia, os horários de entrada, pausas e saída de cada colaborador. Em outras palavras, é o reflexo da jornada de trabalho efetivamente cumprida, com base nos registros realizados pelo sistema adotado pela empresa. Sua função é servir como base para o fechamento da folha de pagamento, cálculo de horas extras, compensações e, principalmente, para a fiscalização trabalhista.
Mas ele também é uma ferramenta de confiança. Empresas que fornecem o espelho com clareza e frequência demonstram compromisso com a gestão justa e transparente. E isso tem reflexo direto na motivação e na cultura organizacional, como alerta Tiago Santos, vice-presidente de Comunidade e Crescimento da Sesame HR:
“Quando o colaborador tem acesso regular ao espelho de ponto e consegue conferir seus horários e saldos, ele se sente mais seguro e valorizado. Essa transparência reduz conflitos e aumenta o engajamento.”
É direito do colaborador receber o espelho de ponto?
Sim. Ainda que a legislação não determine uma periodicidade exata para o envio, a disponibilização do espelho de ponto é prática recomendada e respaldada pela Justiça do Trabalho como forma de assegurar o direito à informação. Quando há dúvidas sobre horas extras, descontos ou cumprimento da jornada, o espelho é o primeiro documento exigido em uma auditoria ou processo judicial.
O ideal é que o espelho de ponto seja acessível ao colaborador de forma contínua, especialmente quando o sistema utilizado permite o acompanhamento em tempo real. Isso reduz riscos, melhora a comunicação interna e fortalece a relação entre empresa e empregado.
O que a CLT diz sobre o espelho de ponto: entenda os impactos jurídicos
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), em seu artigo 74, estabelece que empresas com mais de 20 funcionários devem manter o controle de jornada, e esse controle deve refletir fielmente a realidade. Embora o termo “espelho de ponto” não esteja explicitamente citado na CLT, ele é reconhecido como o documento que apresenta os dados consolidados do ponto registrado.
Na prática, isso significa que o espelho deve:
- Refletir os horários reais de trabalho, pausas e eventuais horas extras.
- Estar disponível para conferência pelo colaborador.
- Ser auditável, com registro de alterações e validação do sistema.
Tribunais trabalhistas frequentemente o utilizam como prova principal em casos de reclamações envolvendo jornada. Por isso, inconsistências ou omissões podem ser interpretadas como falhas do empregador, mesmo que tenham origem em erros de registro ou falta de conferência.
O que diz a Portaria 671 sobre o espelho de ponto: tecnologia, transparência e integridade
A Portaria 671/2021, do Ministério do Trabalho, trouxe avanços importantes para os sistemas de controle de jornada. Ela reconhece a validade de sistemas eletrônicos e digitais, desde que respeitem critérios técnicos como rastreabilidade, segurança e integridade dos dados.
Embora não trate diretamente do espelho de ponto, a portaria exige que os sistemas utilizados para controle de jornada possam gerar relatórios fiéis aos dados originais, garantindo:
Requisitos técnicos para validade legal
- Armazenamento seguro com backup e trilha de auditoria.
- Registro de marcações com data, horário e identificação do colaborador.
- Capacidade de exportação e consulta dos dados a qualquer momento.
Isso significa que o espelho de ponto gerado por plataformas em conformidade com a Portaria 671 tem valor jurídico reconhecido, desde que esteja devidamente configurado e operado com segurança.
Como garantir que o espelho esteja de acordo com a norma
A conformidade depende não só da tecnologia, mas do uso correto por parte da empresa. É necessário validar periodicamente os dados, treinar os colaboradores sobre a marcação correta e assegurar que o espelho seja acessado e compreendido por todos.
Veja os principais pontos a considerar ao escolher uma solução para espelho de ponto
Escolher um sistema qualquer para gerar o espelho de ponto pode colocar sua empresa em risco. A decisão deve considerar aspectos técnicos, legais e operacionais, com foco na experiência tanto para o RH quanto para os colaboradores.
Segurança e rastreabilidade dos dados
Um sistema eficiente de controle de ponto precisa garantir a integridade das informações. A segurança digital e a rastreabilidade dos registros são fundamentais para proteger a empresa juridicamente e assegurar a confiabilidade dos dados em auditorias ou disputas trabalhistas.
- Criptografia das informações registradas.
- Registro de todas as alterações, com data e hora.
- Backups automáticos e hospedagem em nuvem segura.
Usabilidade para o colaborador e para o RH
Não adianta um sistema ser completo tecnicamente se for difícil de usar. A usabilidade impacta diretamente na adesão dos colaboradores e na produtividade da equipe de RH, que depende de agilidade no dia a dia.
- Interface intuitiva e acessível por diferentes dispositivos.
- Consulta facilitada ao espelho de ponto e saldo de horas.
- Geração automática de relatórios por período.
Integração com folha de pagamento e escalas
A integração do espelho de ponto com outras frentes do RH é o que transforma dados em eficiência. Essa conexão permite que as informações fluam automaticamente, reduzindo erros e acelerando processos críticos como o fechamento da folha.
- Cálculo automático de horas extras e adicionais.
- Compatibilidade com diferentes modelos de jornada.
- Redução de retrabalho e agilidade no fechamento da folha.
Como a tecnologia ajuda neste processo
A adoção de plataformas especializadas simplifica e fortalece todo o ciclo de gestão de jornada. Sistemas digitais de controle de ponto oferecem recursos que garantem a integridade do espelho de ponto, otimizam os processos e reduzem riscos trabalhistas. Mais do que cumprir normas, eles criam valor ao transformar o RH em uma área estratégica.
“Quando bem implementada, a tecnologia transforma o controle de ponto em uma fonte confiável de dados para decisões estratégicas. Ela reduz o retrabalho, melhora a experiência do colaborador e posiciona o RH como um agente de valor dentro da empresa”, afirma Tiago Santos.
Sesame HR
Entre as soluções disponíveis no mercado brasileiro, o software de RH da Sesame se destaca por reunir usabilidade, inteligência e segurança em um único ambiente.
Ele permite gerar relatórios gerenciais de RH detalhados e auditáveis sobre a jornada do trabalhador, acompanhar saldos em tempo real, realizar integrações com folha de pagamento e cumprir todos os requisitos da Portaria 671. Além disso, é possível ter acesso a outras funcionalidades:
- Gestão de férias e ausências
- Gestão documental
- Feedback
- Pesquisas de clima organizacional
- Comunicação interna
- App de avaliação de desempenho
- Registro de ponto pelo WhatsApp.
Além disso, a Sesame oferece teste gratuito, permitindo que empresas testem a solução na prática antes de contratá-la. É uma escolha estratégica para quem busca eficiência, segurança jurídica e transparência na gestão de jornada.
Sou uma profissional com mais de 20 anos de experiência em diferentes áreas de Recursos Humanos, como recrutamento, treinamento, prevenção de riscos ocupacionais e gerenciamento de pessoal.
Precisa de ajuda?
Sou Alba Gijón, consultora de
Recursos Humanos na Sesame HR. Agende uma reunião com minha equipe para que possamos te ajudar.
