Ficha de registro de empregado: entenda tudo sobre este documento

14 de março, 2024

Após o processo de recrutamento e seleção, o time de RH deve iniciar a admissão do funcionário. Dentre as diversas obrigações da empresa nessa etapa, o preenchimento da ficha de registro de empregado é uma das mais importantes.

Porém, muitas dúvidas podem surgir nesse processo. Por exemplo, como preencher, onde e quais os dados necessários para ter uma ficha completa e de acordo com as exigências da lei.

Continue lendo nosso artigo e entenda o que é a ficha de registro de empregado, quais informações ela deve conter e os benefícios que a sua digitalização pode trazer para a empresa. Vamos lá!

O que é a ficha de registro de empregado?

A ficha de registro do empregado é um documento que contém todas as informações importantes do funcionário. Com ela é possível ter um histórico pessoal e da trajetória profissional de cada um, além de todas as informações necessárias para realizar o cadastro em órgãos como INSS e eSocial.

A criação dessa ficha é obrigatória, segundo o Artigo 41 da CLT, e deve ser realizada em qualquer empresa, independente da quantidade de funcionários.

O seu preenchimento deve ser realizado durante o processo de admissão, quando são solicitados diversos documentos que irão compor a ficha. Desta forma, nenhum colaborador pode iniciar o trabalho sem antes ter a sua ficha de registro.

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Quais dados a ficha de registro do empregado deve conter?

Não existe uma forma única ou oficial de preencher a ficha de registro dos funcionários, ficando a critério da empresa criar o seu próprio modelo com as informações que julgar importantes.

Informações obrigatória em ficha de registro de empregado

Apesar disso, existem algumas informações que são obrigatórias por lei em todas as fichas. São elas:

• Nome completo
• RG e CPF
• Data de nascimento
• Endereço
• Telefone
• E-mail
• Nome dos pais
• Título de eleitor
• Número da reservista
• Número da série da carteira de trabalho
• Data de admissão e demissão (quando acontecer)
• Descrição do cargo e função
• Descrição do salário e comissão (se houver)
• Local de trabalho
• Carga horária
• Número de identificação do PIS/PASEP
• Dados bancários: titular, banco, agência, número e dígito da conta
• Nome dos dependentes (no caso de dependentes menores de 14 anos, é necessário anexar a certidão de nascimento)

Informações adicionais em ficha de registro de empregado

Mas não são apenas essas informações que podem estar presentes nos registros. A empresa ainda pode optar por acrescentar outros dados para ter um documento ainda mais completo sobre cada funcionário. Algumas informações comumente encontradas em fichas de registro são:

• Atestado de escolaridade
• Exame médico admissional
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
• Certidão de Nascimento
• Certidão de Casamento
• Declaração de opção ou não pelo vale-transporte
• Prova de quitação com o serviço militar (no caso de funcionários do sexo masculino entre 18 e 45 anos)

Informações que devem estar sempre atualizadas

Além dessas informações, que devem ser coletadas no processo de admissão, a ficha deve ser constantemente atualizada com algumas outras informações, para que o histórico do trabalhador fique completo. São elas:

• Mudança de cargo e função
• Alteração de salário
• Alteração de jornada de trabalho
• Férias
• Endereço
• Filiação
• Acidente de trabalho (se houver)
• Doenças profissionais (se houver)

Importante ressaltar que deve-se tomar muito cuidado ao preencher a ficha de registro. Caso algum dado seja colocado de forma incorreta, isso pode acarretar em multas para a empresa e dificultar o acesso do funcionário a algum benefício.

Importância do registro

Como vimos, o preenchimento deste documento para todos os funcionários é uma exigência das leis trabalhistas. Por isso, a primeira importância da ficha de registro que podemos citar é para que a empresa opere de acordo com a CLT e evite problemas jurídicos.

Porém, sua importância vai muito além do que uma mera obrigatoriedade legal. Ela organiza as informações mais importantes dos funcionários e permite que todos esses dados fiquem compilados em um único lugar, facilitando o acesso sempre que necessário.

Por isso, essas fichas de registro podem facilitar a vida do RH e dos gestores na hora de fazer consultas, tomar decisões e preencher certas documentações ao longo da trajetória do colaborador na empresa.

Digitalização da ficha de empregado

Apesar de ser uma obrigação das empresas definida pela lei, ela não determina uma maneira correta de criar e armazenar a ficha de registro de empregado. Segundo o Art. 41 da CLT:

“Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989).”

Antigamente, era comum ver as fichas em livros ou em papéis organizados em pastas. Porém, hoje em dia, muitas empresas já passaram a adotar sistemas digitais para criar e armazenar esse tipo de documento.

Vantagens da ficha de empregado digital

Com um software como o Sesame RH, o time de RH consegue criar seu próprio banco de dados, personalizando as informações que deseja nas fichas de seus funcionários. Além da digitalização facilitar o armazenamento e o compartilhamento dos dados, ainda é possível filtrar as informações para encontrar as informações desejadas com muito mais facilidade.

Outra vantagem é que esse tipo de sistema digitalizado facilita o encontro das informações, minimiza os erros de preenchimento e traz mais segurança, dificultando qualquer vazamento ou perda de dados.

Esperamos que esse artigo tenha te ajudado a entender melhor o que é uma ficha de registro de empregado e como adotar um sistema online na sua empresa pode ser muito melhor!