Folha de pagamento: que é responsável por ela em uma empresa?

9 de novembro, 2022

Uma das perguntas mais frequentes é quem é o responsável pela folha de pagamento em uma empresa.  Essa é uma pergunta que pode ser feita pelos funcionários e também pelos gestores. É um assunto contábil? O RH é responsável pela folha de pagamento? Há algum consultor externo para isso?

Você deve ter em mente que a folha de pagamento é uma das questões mais delicadas para a satisfação no trabalho de qualquer empresa. Os trabalhadores devem ser pagos no dia acordado, uma vez que sua estabilidade depende do pagamento.

Além disso, são informações confidenciais, o que exige que sejamos extremamente cuidadosos com elas.

Quem cria a folha de pagamento dos funcionários? 

Antes que a folha de pagamento seja enviada à nossa equipe, ela deve ser criada. Normalmente, contadores ou consultores externos são responsáveis.

Geralmente utilizamos um terceiro para criar este documento. Exceto em empresas muito grandes, com mais de 500 ou 600 funcionários, onde as folhas de pagamento são criadas internamente.

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Isso não significa que eles vão gerenciá-las, mas que eles criam o documento no qual a folha de pagamento é gerenciada. Nesse sentido, ter um sistema de gestão de folha de pagamento como o Sesame RH cobre essa necessidade.

Ao automatizar a criação de folhas de pagamento on-line, esse processo pode ser simplificado e a carga de trabalho pode ser consideravelmente reduzida.

O uso desse tipo de recurso não ajuda apenas na criação das folhas de pagamento. Ajuda também na próxima etapa, a gestão da folha de pagamento.

Uma vez que tenhamos a estrutura das folhas de pagamento, temos apenas que completá-la adicionando dados. E essas informações podem ser coletadas diretamente no Sesame RH

Quem administra a folha de pagamento dos funcionários?

A tarefa do RH é “apenas” administra a folha de pagamento do pessoal. Devemos usar aspas, uma vez que são responsáveis pela gestão de todas as questões da folha de pagamento. Isso inclui desde horas extras ou férias até novas contratações e licenças médicas ou de maternidade ou alterações nos dados bancários do funcionário.

Essa é a informação que o RH transfere para o contador da empresa ou para o programa de payroll. A necessidade de manter atualizado o fluxo de informações entre ambas as partes exige a utilização de um programa de RH, como o Sesame RH, para agilizar esse processo.

Caso contrário, eles teriam que fazer ligações ou enviar e-mails com frequência. Desnecessário dizer que isso multiplica as chances de erro. Algo semelhante acontece quando as pequenas e médias empresas (SMEs) preparam suas folhas de pagamento no formato Excel. Podemos ignorar os dados e o resultado será uma folha de pagamento incorreta.

Responsabilidade contábil sobre o pagamento de salários

Já falamos sobre quem é responsável pela folha de pagamento, mas há outros departamentos envolvidos no processo. Neste caso, estamos falando do departamento contábil da empresa.  No final, eles são responsáveis pelos recursos financeiros da organização e dão a ordem para pagar os funcionários. 

Além disso, devem registrar os impostos sobre as folhas de pagamento tanto do empregador quanto do funcionário. Também garantir que a empresa receba o pagamento das retenções, ou concilie o valor total pago aos funcionários.

Eles acompanharão os passivos e as datas de pagamento para garantir que os pagamentos sejam emitidos.

Por essa razão, uma forte colaboração entre recursos humanos e o departamento contábil é fundamental. O primeiro lida com dados de funcionários e o segundo com o dinheiro. Essa cooperação é ainda mais importante no cálculo de bônus ou quando há novas contratações na empresa.

Também é verdade que algumas tarefas se sobrepõem. É o caso da entrada de dados ou de respostas a dúvidas e perguntas dos funcionários. É por isso que muitas organizações, especialmente as grandes, têm um departamento de folha de pagamento que inclui perfis de RH e contabilidade.

Controle interno da folha de pagamento

Outro departamento que pode estar envolvido no processo de folha de pagamento é o controle interno. Ter funcionários de várias equipes, RH e contabilidade, pode ajudar na supervisão entre os departamentos. 

Dessa forma, a empresa garante o controle interno para manter a precisão e o cumprimento dos prazos. É também uma maneira de evitar erros nas folhas de pagamento. Embora nem sempre sejam fáceis de serem aceitos, essas medidas de controle interno são necessárias para garantir estabilidade e evitar negligência.

Neste momento, já sabemos quem é responsável pel o payroll de uma empresa. Parece lógico ter programas de RH como o Sesame HR que, entre outras coisas, nos permite coletar dados relacionados à folha de pagamento. Por exemplo, horas trabalhadas, horas extras ou faltas de funcionários.

Outra característica interessante é a que permite que a folha de pagamento seja baixada do portal do funcionário. Dessa maneira, os funcionários têm uma referência sobre onde seus boletos são armazenados mensalmente. Isso facilita a análise dos mesmos, a detecção de erros e o relatório de problemas. 

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