30 de maio, 2025

A baixa na carteira de trabalho é uma das etapas mais sensíveis do processo de desligamento de um colaborador. Mesmo sendo um procedimento simples do ponto de vista técnico, qualquer erro ou atraso pode gerar dúvidas, atritos ou até passivos trabalhistas para a empresa.

Por isso, entender exatamente como e quando realizar esse registro é fundamental para evitar problemas com a legislação e preservar a experiência do ex-colaborador. Nesse contexto, o uso de um software de gestão documental se torna um grande aliado do RH. Com ele, é possível centralizar documentos de admissão e desligamento, automatizar prazos, manter registros digitais organizados e garantir que a empresa esteja sempre em conformidade com as obrigações legais, inclusive no momento de emitir ou registrar a baixa.

Neste artigo, você vai entender como a baixa deve ser feita, qual é o prazo legal, quais documentos são obrigatórios e o que fazer para garantir um processo seguro e sem riscos para a empresa.

O que é a baixa na carteira de trabalho e por que ela é tão importante

A baixa na carteira de trabalho é o registro formal que indica o encerramento do vínculo empregatício entre a empresa e o colaborador. Esse processo marca a data de saída do funcionário e é essencial para que ele possa acessar seus direitos trabalhistas, como o saque do FGTS, o seguro-desemprego (quando aplicável) e a contagem correta de tempo de serviço.

Do ponto de vista legal, a baixa é uma obrigação do empregador, e não apenas um detalhe administrativo. Registrar corretamente essa informação é fundamental para proteger a empresa de questionamentos judiciais, multas e inconsistências em auditorias ou fiscalizações.

O que representa a baixa para o colaborador?

Para o profissional que está deixando a empresa, a baixa é um documento-chave que comprova oficialmente o fim do contrato. Sem ela, o ex-colaborador pode enfrentar dificuldades para dar entrada em benefícios, justificar lacunas no histórico profissional ou até assumir um novo cargo formalmente registrado.

Por que o registro correto protege a empresa?

Uma baixa mal feita, seja por atraso, erro de data ou falta de registro na CTPS digital, pode ser interpretada como vínculo ativo mesmo após o desligamento. Isso abre espaço para reclamações trabalhistas, cobranças de verbas adicionais ou penalizações por não cumprimento da legislação.

Em resumo, trata-se de um processo simples, mas extremamente sensível. Cabe ao RH garantir que cada etapa do desligamento, inclusive a baixa, seja feita com precisão, dentro do prazo e com documentação devidamente organizada.

Qual é o prazo para a empresa dar baixa na carteira de trabalho?

De acordo com a legislação trabalhista brasileira, a empresa deve registrar a baixa na carteira de trabalho no momento da rescisão do contrato. Com a implantação da Carteira de Trabalho Digital, esse registro passou a ser feito eletronicamente, por meio do sistema eSocial, e precisa seguir os mesmos prazos legais já previstos na CLT.

O que diz a CLT sobre prazos e obrigações do empregador

A empresa tem até 10 dias corridos a partir do término do contrato para cumprir todas as obrigações rescisórias — o que inclui:

Pagamento das verbas rescisórias;
Entrega dos documentos obrigatórios;
Registro da baixa no sistema da CTPS digital via eSocial.

Esse prazo vale tanto para demissão sem justa causa quanto para pedido de demissão, término de contrato por prazo determinado ou qualquer outro tipo de desligamento.

Consequências legais em caso de atraso ou erro no registro

Caso a empresa ultrapasse esse prazo ou registre informações incorretas, pode ser autuada pelo Ministério do Trabalho e sofrer:

Multas administrativas (conforme artigo 477 da CLT);
Ações trabalhistas com pedido de indenização por prejuízos;
Dificuldade na liberação do seguro-desemprego e FGTS para o ex-colaborador.

Por isso, o ideal é que o RH trate o registro da baixa como parte do processo padrão de desligamento, com etapas claras e prazos monitorados, preferencialmente com o apoio de ferramentas digitais que garantam o controle e a rastreabilidade de todas as ações.

Como é feita a baixa na carteira de trabalho hoje (CTPS digital e física)?

Com a adoção da Carteira de Trabalho Digital, o processo de baixa foi modernizado e centralizado no sistema do eSocial, tornando-se mais ágil, padronizado e rastreável. No entanto, em alguns casos ainda pode haver dúvidas sobre registros físicos ou contratos antigos.

Passo a passo para registrar corretamente a baixa na CTPS digital

Acesse o sistema eSocial com o perfil da empresa;
Informe o evento de desligamento do colaborador, com a data de saída, motivo e dados da rescisão;
O sistema atualiza automaticamente a CTPS digital do trabalhador após a transmissão das informações;
O colaborador pode acessar os dados atualizados por meio do aplicativo ou site da CTPS Digital.

Importante: esse processo substitui a anotação física na carteira, e tem validade legal plena desde a Portaria nº 1.065/2019 do Ministério da Economia.

O que muda em contratos antigos com carteira física

Se o contrato ainda estiver vinculado à carteira de papel, a empresa deve:

Fazer a anotação manual da data de saída, motivo e assinatura do responsável no campo apropriado;
Entregar a carteira física ao colaborador no momento da rescisão ou no prazo legal de até 5 dias úteis;
Além disso, registrar o desligamento no eSocial para manter a base digital atualizada.

Ou seja, mesmo com a carteira física, o processo digital continua sendo obrigatório.

Dicas para evitar inconsistências entre plataformas

Sempre verifique se as informações no eSocial correspondem ao que consta nos documentos rescisórios;
Utilize um sistema de gestão documental ou integração com o eSocial para reduzir erros manuais;
Oriente o colaborador sobre como acessar e conferir os dados pela CTPS Digital, isso reforça a transparência e evita retrabalho.

Documentação e processos necessários para a baixa na carteira de trabalho

A baixa na carteira de trabalho é apenas uma das etapas do processo de desligamento. Para garantir conformidade com a legislação e evitar riscos trabalhistas, o RH precisa ter total domínio sobre os documentos, prazos e registros envolvidos no encerramento do vínculo empregatício. Veja os principais documentos que devem ser organizados e entregues ao colaborador:

Termo de rescisão do contrato de trabalho (TRCT);
Termo de quitação ou homologação (quando aplicável);
Guia do FGTS e chave de conectividade para saque;
Comunicação de dispensa (CD) para seguro-desemprego;
Comprovante de entrega da baixa na CTPS (quando física);
Comprovantes de pagamento das verbas rescisórias.

Manter essa documentação clara, acessível e registrada com data e assinatura é essencial para proteger a empresa em caso de fiscalização ou disputa judicial.

Como um software de gestão documental ajuda o RH?

Controlar bem a documentação de desligamento é tão importante quanto cumprir prazos legais. Em um cenário onde qualquer erro pode gerar passivos trabalhistas, processos judiciais ou entraves burocráticos, manter os documentos organizados, acessíveis e validados é uma obrigação estratégica para o RH moderno.

Além disso, a rotina de encerramento de contrato envolve diversas etapas críticas, desde a emissão do termo de rescisão até o registro da baixa na carteira e o envio de documentos ao colaborador. Quando esse processo é feito manualmente ou de forma descentralizada, aumentam os riscos de atraso, retrabalho ou perda de informações importantes.

É nesse ponto que entra o papel de um software de RH: ele automatiza tarefas, padroniza fluxos, garante rastreabilidade e facilita o cumprimento de todas as exigências legais. Observe:

Centralizar todos os documentos rescisórios do colaborador em um único sistema, com versão digital válida legalmente;
Automatizar prazos e alertas, evitando atrasos na baixa, pagamentos e entrega de documentos;
Gerar trilhas de auditoria e histórico de ações, em caso de questionamentos jurídicos;
Permitir assinaturas eletrônicas seguras, dispensando impressões e tornando o processo mais ágil;
Integrar com controle de ponto e folha de pagamento, reduzindo falhas de informação.

Além de dar mais eficiência à rotina operacional, esse tipo de solução reforça a segurança jurídica do processo de desligamento e melhora a experiência do colaborador, mesmo no encerramento do vínculo.

Hoje, o mercado brasileiro possui diversos softwares que trazem esta funcionalidade. Entre os mais completos está o Sesame, que é considerado tudo-em-um, por oferecer recursos que vão além da gestão documental.

A plataforma oferece uma solução completa para a gestão de pessoas, integrando funcionalidades como controle de ponto digital, gestão de férias e ausências, escala de trabalho, plataforma de recrutamento e seleção, sistema de avaliação de desempenho e fluxos de aprovação personalizados.

Tudo isso em um único sistema, acessível e intuitivo, pensado para automatizar tarefas operacionais, garantir conformidade com a legislação e liberar tempo para que o RH foque no que realmente importa: cuidar de pessoas e impulsionar resultados.

É possível conhecer todas estas funcionalidades na versão gratuita disponível para teste por alguns dias. Experimente!

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Iris Serrador

Sales Engineer at Sesame RH | + posts

Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.