18 de junho, 2025

Nenhuma empresa cresce de forma saudável sem controle sobre seus documentos empresariais. Contratos, termos de admissão, comprovantes legais, fichas cadastrais e acordos internos são a espinha dorsal de uma operação de RH sólida. O problema é que, muitas vezes, esses arquivos estão espalhados em planilhas, e-mails, sistemas paralelos e pastas físicas, dificultando o acesso e aumentando o risco jurídico.

É nesse cenário que o uso de um software de gestão documental deixa de ser um diferencial e passa a ser uma necessidade. Com ele, é possível estruturar fluxos automatizados, proteger dados sensíveis, reduzir erros e oferecer uma experiência segura tanto para o RH quanto para os colaboradores. E o melhor: tudo isso com mais agilidade, rastreabilidade e organização.

O que são documentos empresariais e por que o RH deve cuidar deles com rigor

Para o RH, documentos empresariais não são meras formalidades. Eles registram direitos, deveres, acordos e decisões que afetam diretamente a vida profissional das pessoas.

Cristina Martín, Diretora de RH da Sesame, alerta que perder ou não controlar esses arquivos pode significar multas, passivos trabalhistas e perda de credibilidade institucional:

“A desorganização documental é uma bomba-relógio silenciosa. Ela não aparece nos relatórios mensais, mas pode explodir em uma auditoria ou ação trabalhista.”

Principais tipos de documentos que o RH precisa gerenciar com precisão

Cada etapa da jornada do colaborador envolve registros obrigatórios, e o RH é o guardião desses dados. Não se trata apenas de armazenar, mas de garantir que estejam sempre atualizados, acessíveis e protegidos.

Documentos de admissão

O início da jornada de um colaborador exige precisão documental. É no processo de onboarding que o RH estabelece o vínculo legal, define responsabilidades e registra todas as informações essenciais.

Contrato de trabalho individual.
Termo de responsabilidade sobre equipamentos ou dados.
Documentos de identidade e comprovantes pessoais.
Exame admissional e ficha de registro.

Registros durante a jornada

Ao longo da experiência do colaborador na empresa, o RH precisa manter um histórico organizado de sua trajetória. São documentos que comprovam frequência, desempenho, ajustes contratuais e saúde ocupacional.

Controle de ponto e banco de horas.
Atestados médicos e ausências justificadas.
Avaliações de desempenho e feedbacks formais.
Termos de aditivos salariais ou mudanças de função.

Documentos de desligamento

O encerramento do vínculo empregatício também exige cuidado e formalização. Uma gestão clara nessa etapa protege a empresa e assegura os direitos do colaborador.

Termo de rescisão do contrato de trabalho.
Guias de pagamento de verbas rescisórias.
Comprovantes de entrega de documentos obrigatórios.
Exame demissional.

Veja os principais pontos a considerar antes de automatizar a organização de documentos

Automatizar não é simplesmente contratar uma ferramenta especializada. Exige preparo, estrutura e visão estratégica. Para Cristina Martín, antes de digitalizar processos documentais, o RH precisa revisar fluxos, mapear riscos e garantir que a tecnologia se integre à cultura da empresa:

“Automatizar a gestão documental sem redesenhar processos é como construir um prédio sobre alicerces frágeis. Parece eficiente, mas é instável.”

Redução de riscos operacionais

Mesmo com fluxos bem definidos, o erro humano continua sendo um dos principais vilões da gestão documental. Automatizar etapas críticas traz mais precisão e reduz falhas que comprometem a operação e a conformidade.

Executa automaticamente o envio, aprovação e arquivamento de documentos com base em regras claras.
Evita esquecimentos, retrabalhos e erros manuais que afetam a integridade das informações.
Garante que documentos obrigatórios sejam sempre preenchidos, assinados e armazenados corretamente.

Mais agilidade e visibilidade nos fluxos

A automatização traz transparência em tempo real, permitindo que o RH tome decisões informadas e aja com rapidez diante de gargalos.

Mostra quais documentos estão pendentes, em análise ou finalizados.
Envia alertas automáticos para prazos e assinaturas.
Reduz dependência de planilhas e e-mails, acelerando o ciclo de aprovação.

Melhoria na experiência do colaborador

Documentos acessíveis e organizados impactam diretamente a jornada de quem trabalha na empresa. O colaborador sente segurança e respeito quando seus registros estão claros e bem cuidados.

Reforça a imagem de um RH confiável e estruturado.
Permite acesso seguro e autônomo aos próprios documentos.
Envia notificações sobre assinaturas ou atualizações, sem fricção.

Como a tecnologia facilita esse processo no RH

Soluções especializadas evitam que o RH perca tempo com tarefas operacionais e liberam energia para uma atuação mais estratégica. Um bom software de RH, como o da Sesame, centraliza a gestão documental com fluxos inteligentes, alertas automáticos e armazenamento seguro, tudo em um só lugar. Com ele, o RH pode:

Criar fluxos automatizados de admissão, movimentações internas e desligamento.
Controlar permissões de acesso conforme o nível hierárquico.
Gerar relatórios, históricos e comprovantes com poucos cliques.
Oferecer autonomia para colaboradores acessarem seus próprios documentos.

E ainda: a plataforma oferece uma versão de teste grátis para que o gestor experimente, na prática, como é possível transformar a gestão documental da empresa com mais controle, segurança e eficiência.