23 de junho, 2025

Gestores de Recursos Humanos que desejam manter sua empresa em conformidade legal, otimizar processos e garantir uma boa experiência para os colaboradores precisam dominar uma base essencial: os documentos de RH. Eles são o alicerce da operação trabalhista, refletem as decisões da liderança e sustentam a relação entre empregador e empregado, desde o processo seletivo até o desligamento.

No entanto, a complexidade da legislação brasileira e a falta de padronização interna tornam esse controle mais difícil do que parece. É aí que entra a relevância de ter à disposição da empresa soluções tecnológicas. Um bom exemplo é um software de gestão de documentos de RH.

Com um sistema assim, o departamento deixa de perder tempo com arquivos físicos e planilhas desorganizadas e passa a operar com segurança, agilidade e clareza jurídica.

Quais são os principais documentos de RH em uma empresa?

Uma gestão de Recursos Humanos eficiente começa pela base documental. De acordo com Cristina Martín, Diretora de RH da Sesame, isso vai muito além de cumprir obrigações legais, já que a documentação correta molda a cultura organizacional, fortalece a confiança nas relações de trabalho e evita passivos que comprometem o crescimento da empresa:

“Uma empresa bem estruturada do ponto de vista documental consegue não apenas se proteger juridicamente, mas também criar uma cultura de organização que impacta positivamente o clima interno”.

A seguir, veja como organizar os documentos essenciais que acompanham o colaborador desde o primeiro contato com a empresa até seu desligamento.

Documentos da admissão e integração

A fase de entrada de um novo colaborador é determinante para o vínculo que será construído. Um processo bem documentado já demonstra a seriedade da empresa e evita conflitos futuros por falta de clareza contratual.

Ficha de registro do empregado, com dados completos, função e jornada.
Contrato de trabalho, com cláusulas claras e personalizadas por função.
Documentos pessoais como RG, CPF, título de eleitor e carteira profissional.
Declaração de dependentes para fins de IR e salário-família.
Atestado de saúde ocupacional (ASO) emitido na admissão.
Comprovante de endereço e demais certidões exigidas por setor.

Documentos obrigatórios durante o vínculo

Depois da integração, manter a documentação em dia é essencial para garantir que a relação de trabalho siga dentro da legalidade e com histórico atualizado. Isso protege tanto a empresa quanto o colaborador em eventuais questionamentos.

Folha de ponto assinada ou controle digital da jornada.
Contracheques e comprovantes de pagamento de salário.
Registros de recolhimentos do FGTS e INSS.
Arquivos de férias, abonos, licenças e afastamentos.
Avaliações de desempenho e feedbacks formais.
Registros de treinamentos obrigatórios e de desenvolvimento.

Documentos do desligamento

Ao final da jornada do colaborador, a organização deve estar preparada para formalizar a saída com documentos claros, prazos cumpridos e sem deixar margens para disputas legais. Cada arquivo entregue neste momento cumpre um papel decisivo de proteção jurídica.

Termo de rescisão do contrato de trabalho (TRCT).
Comprovantes de quitação das verbas rescisórias.
Guias de seguro-desemprego e saque do FGTS.
Atestado de saúde ocupacional (ASO) demissional.
Declaração de devolução de materiais e acesso a sistemas.
Documentos de homologação sindical (quando aplicável).

Veja como evitar erros na gestão dos documentos de RH

A gestão documental falha é um dos principais fatores de passivo trabalhista nas empresas brasileiras. Pequenas omissões podem se tornar processos judiciais. Abaixo, veja os principais pontos de atenção:

Falta de padronização dos processos

Sem modelos únicos de contratos, formulários e checklists, o RH corre o risco de atuar de forma desorganizada. Isso dificulta auditorias e gera insegurança jurídica.

Armazenamento físico ou descentralizado

Arquivos em papel ou em pastas soltas em servidores dificultam o controle e aumentam o risco de perda, extravio ou vazamento de dados.

Ausência de controle sobre atualizações

Dados desatualizados de colaboradores podem comprometer folhas de pagamento, benefícios e obrigações legais como RAIS e eSocial.

Não conformidade com a LGPD

Documentos que contêm dados pessoais sensíveis exigem tratamento conforme a Lei Geral de Proteção de Dados. O descumprimento pode gerar multas e sanções.

Como organizar os documentos de RH por prioridade

Nem tudo precisa ser resolvido de uma só vez. Estabelecer uma rotina de priorização ajuda a estruturar o setor sem sobrecarregá-lo, como ensina Cristina Martín:

“Organizar por etapas e impacto jurídico é o primeiro passo para sair do caos operacional. O que gera risco imediato vem antes. Depois, o RH pode trabalhar na excelência do processo. Essa lógica é essencial para empresas em crescimento ou reestruturação.”

Veja alguns passos para reorganizar a vida documental do RH da empresa:

Comece pela base legal

Revise contratos, fichas de registro e documentos admissionais. Eles são os mais cobrados em fiscalizações e ações judiciais.

Digitalize o que for possível

A digitalização dos documentos acelera o acesso, reduz custos e contribui para o cumprimento da LGPD. Use assinaturas eletrônicas válidas juridicamente.

Crie fluxos automatizados

Modelos de onboarding, avaliações e desligamentos com rotinas claras e aprovadas agilizam o trabalho e reduzem falhas humanas.

Estabeleça responsabilidades

Cada gestor deve saber quais documentos são de sua alçada. Distribuir responsabilidades é essencial para manter o sistema funcionando.

A tecnologia da Sesame HR como aliada para a gestão documental

A transformação digital dos Recursos Humanos passa, obrigatoriamente, pela gestão eficiente da documentação. Plataformas especializadas oferecem mais do que repositórios digitais: entregam controle de acesso, versionamento de arquivos, rastreabilidade de interações e automações inteligentes.

Um bom exemplo é o software de RH da Sesame, que conta com funcionalidades completas de gestão documental. Com ele, o gestor pode:

Criar e personalizar fluxos de assinatura digital.
Armazenar e organizar documentos por categoria e por colaborador.
Definir permissões de visualização por perfil.
Garantir conformidade legal.
Acompanhar auditorias com relatórios prontos.

Além disso, a plataforma oferece um teste grátis, ideal para empresas que desejam experimentar uma operação mais segura, eficiente e alinhada às boas práticas de RH moderno. É uma solução que economiza tempo, reduz riscos e devolve ao gestor o controle sobre a informação mais valiosa da empresa: a do seu capital humano.

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