O e-Social, quer dizer: Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas e foi implementado primordialmente para simplificar e facilitar a administração e gestão de pessoal em relação às obrigações fiscais e trabalhistas.
No entanto, muitas empresas ainda encontram dificuldades para se adaptar a essa nova realidade e garantir o cumprimento das obrigações. Neste cenário, os prestadores de serviços precisam se atentar para as exigências do e-Social, a fim de evitar problemas futuros e multas.
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Como prestadores de serviços devem se preparar para o e-Social?
Após ter conhecimento do que se trata, agora você conhecerá algumas dicas para preparar sua empresa e as respectivas demandas para a máxima precisão na entrega de dados por meio do sistema. Vamos a elas?
Conheça as obrigações do e-Social
O e-Social unifica e simplifica a entrega das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas. Dessa forma, os prestadores de serviços precisam enviar todas as informações sobre seus funcionários, tais como:
- Admissões;
- Demissões;
- Férias;
- Horas extras;
- Salários, entre outras.
Avalie as informações da empresa
Em segundo lugar, é necessário realizar a avaliação de todas as informações trabalhistas e fiscais da empresa. Nesta etapa os prestadores de serviços necessitam realizar a revisão de todas as informações cadastrais dos funcionários, tais como endereço, CPF e data de nascimento.
Além disso, as informações sobre as remunerações e jornadas de trabalho necessitam estar atualizadas.
Organize os dados dos colaboradores
O terceiro passo é reunir e organizar todas as informações dos seus colaboradores em um único lugar, facilitando assim a entrega das informações ao e-Social.
Para que isso seja feito da melhor maneira possível, recomendamos contar com uma ferramenta de gestão de pessoas que permita o armazenamento e organização de todos esses dados.
Obrigações que fazem parte do e-Social
Antes do e-Social, as informações e obrigações fiscais ficavam espalhadas em vários sistemas diferentes. Por certo, agora, todas estas informações são centralizadas em um só lugar.
E você sabe quais são as obrigações que fazem parte do e-Social? Vejamos abaixo:
- GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social): informações sobre o recolhimento do FGTS e das contribuições previdenciárias dos trabalhadores.
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): dados sobre os vínculos empregatícios existentes na empresa durante o ano-base.
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): registro das admissões e desligamentos de trabalhadores com carteira assinada.
- LRE (Livro de Registro de Empregados): informações sobre os contratos de trabalho e as alterações ocorridas durante o vínculo empregatício.
- CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho): registro dos acidentes de trabalho ocorridos na empresa.
- PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário): documento que reúne informações sobre a saúde e as condições de trabalho do colaborador, utilizado para fins de aposentadoria especial.
- Folha de pagamento: detalhes sobre a remuneração dos trabalhadores, incluindo salários, horas extras, descontos e benefícios.
Certamente este sistema veio para ajudar e descomplicar a vida das empresas e dos times da área financeira, que antes deveriam coletar e informar todos esses canais acima citados.
Prepare-se para as fiscalizações
O e-Social viabiliza uma fiscalização muito mais rigorosa e eficiente por parte dos órgãos competentes. Ou seja, é por este motivo que os prestadores de serviços necessitam estar preparados para fiscalizações. É preciso manter não somente os documentos e informações trabalhistas e fiscais atualizadas, mas também organizadas.
Invista em tecnologia e automação
Para facilitar o cumprimento das obrigações do e-Social, é importante investir em tecnologia e automação. Isso pode incluir a utilização de softwares de gestão de pessoas, que permitem o armazenamento e organização de dados, bem como a geração de relatórios e documentos necessários para o envio.
Funcionalidades do sistema e-Social
Este sistema possui também algumas aplicações que auxiliam os empregadores a realizarem consultas, fechamentos e até alterações cadastrais. Vejamos abaixo quais são estas facilidades.
Consulta da qualificação cadastral do empregado
Garante informações precisas quando realiza o cadastro de um novo colaborador, pois a ferramenta automaticamente verifica se há diferença entre os dados do Cadastro de Pessoas Físicas e o Número de Identificação Social.
Fechamento de folha de pagamento
Fechamento da folha de pagamento diretamente no portal. O documento inclui detalhes tais como salário, descontos, data de pagamento e benefícios do INSS.
Informe de rendimentos
O sistema informa os rendimentos dos funcionários, o que facilita, e muito, o levantamento de valores do Imposto de Renda pela Receita Federal, o que torna, portanto, o processo transparente e eficiente.
Alteração de dados cadastrais
O sistema permite adicionar ou modificar dados cadastrais da empresa junto ao Governo. Basta acessar o menu “Empregador” e selecionar “Dados do Empregador/Contribuinte.”
Quais os benefícios do e-Social para as empresas?
Vejamos agora alguns, dos vários benefícios que este sistema agrega às empresas.
Diminui a burocracia
Diminui sistematicamente a burocracia, pois elimina a papelada e permite a integração entre várias áreas dentro da empresa.
Promove integração
Tem a capacidade de conectar diversos setores, por exemplo, Departamento Pessoal, Recursos Humanos e contabilidade. Isso certamente evita a duplicidade de dados e promove a eficácia nas informações enviadas para órgãos como Caixa Econômica, Ministério da Previdência Social, INSS e Ministério do Trabalho e Emprego.
Demonstra transparência
Os processos ficam transparentes para que se evidenciam a idoneidade da empresa para o governo, instituições financeiras, clientes e fornecedores.
Evita multas
Outro benefício para as empresas é que a recuperação de dados evita multas e penalidades, já que o e-Social armazena as informações transmitidas, proporcionando acesso fácil e rápido a dados comprovativos em caso de dúvidas por parte do governo, empresas ou funcionários.
O e-Social é obrigatório para todas as empresas?
A resposta é: apenas para as empresas que possuem funcionários, independentemente do seu porte ou da natureza jurídica, e isso inclui:
- Microempreendedores Individuais (MEI), desde que tenham empregados contratados.
- Pessoas físicas que tenham trabalhadores domésticos contratados.
- Empresas de pequeno, médio e grande porte de todos os setores da economia.
Em suma, é muito importante destacar que este sistema não altera ou muda a legislação trabalhista, previdenciária ou tributária vigentes. Por conseguinte a única coisa que muda é a forma como as informações chegam até o governo.
Ao final, estar preparado para o e-Social é essencial para garantir a conformidade fiscal e trabalhista da sua empresa, evitando complicações e multas. Com o apoio de soluções como o Sesame HR, sua empresa pode simplificar o processo de envio de informações ao e-Social, automatizando tarefas e garantindo a precisão dos dados. Assim, você pode focar no crescimento do seu negócio enquanto cumpre todas as exigências legais de forma eficiente e sem erros
