19 de junho, 2025

A simples menção à fiscalização do trabalho já é suficiente para acelerar o ritmo cardíaco de muitos profissionais de RH. E não é para menos: quando a inspeção chega, ela não avisa com antecedência, nem tolera improvisos.

Basta um documento ausente, um controle de jornada incompleto ou um procedimento fora do padrão para transformar uma empresa regular em um passivo trabalhista à espera de autuação. A fiscalização não quer saber da intenção e ela cobra conformidade com rigor.

Nesse contexto, usar a tecnologia pode ser uma estratégia eficiente para garantir a conformidade da documentação. Investir em um software de gestão documental deixou de ser apenas uma solução de organização. Tornou-se uma estratégia de proteção jurídica.

A digitalização e centralização de documentos, aliadas ao controle de acessos, trilhas de auditoria e registros de ponto confiáveis, são recursos indispensáveis para quem quer receber o auditor com confiança, e não com receio.

No RH, onde a documentação é vital e volátil, preparar-se significa automatizar, padronizar e ter tudo pronto para ser exibido. Ou, melhor dizendo, para ser provado.

Como funciona uma fiscalização do trabalho e o que ela exige do RH

A fiscalização do trabalho é uma ação oficial realizada pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) para verificar se a empresa está cumprindo suas obrigações legais. Isso inclui normas de segurança, direitos dos trabalhadores, documentação obrigatória, controle de jornada de trabalho e cumprimento de convenções coletivas.

O auditor-fiscal pode aparecer de forma programada, mediante denúncia ou em visitas de rotina. E quando aparece, o RH precisa ter respostas rápidas e dados precisos.

Observe agora quais são os documentos mais cobrados durante uma fiscalização:

Contratos de trabalho com data, função e salário formalizados;
Registros de controle de ponto (presencial, digital ou híbrido) completos e sem inconsistências;
Comprovantes de pagamento (holerites, recibos, depósitos bancários);
Documentos relacionados a gestão de férias e ausências, além de horas extras;
Acordos individuais ou coletivos arquivados corretamente;
Declarações de entrega de EPIs e treinamentos obrigatórios.

Segundo os dados mais recentes do Radar SIT 2024, o Brasil já registra mais de 16 mil autos de infração mensais, mantendo o ritmo elevado dos últimos dois anos. Os principais motivos continuam sendo irregularidades no FGTS (29,66%), obrigações acessórias da fiscalização (12,93%), registro em carteira (10,67%) e falhas ligadas à documentação trabalhista e controle de jornada.

Só no estado de São Paulo, foram aplicadas mais de 500 mil autuações, o maior volume do país. O setor de comércio lidera em número de infrações, seguido pela indústria de transformação e construção civil. Os dados revelam uma fiscalização constante e altamente sensível a falhas documentais, reforçando a urgência de uma gestão preventiva e digitalizada no RH.

O papel do RH na prevenção de autuações trabalhistas: da rotina ao protocolo

Engana-se quem pensa que o risco jurídico nasce apenas de grandes omissões. No dia a dia, pequenas falhas recorrentes são suficientes para acumular irregularidades sérias.

Cristina Martín, Diretora de RH da Sesame, com ampla experiência em compliance trabalhista, explica que alterar horários de trabalho sem documentação formal, não registrar corretamente o banco de horas ou falhar na entrega de recibos assinados são exemplos de atitudes comuns que geram grandes dores de cabeça:

“O maior erro do RH é tratar a regularidade como um esforço pontual, e não como uma cultura de cuidado constante. Fiscalização não se vence com discursos, vence-se com processos sólidos e documentação irrefutável.”

Veja os principais pontos a considerar para evitar problemas com a fiscalização

Ter uma rotina sob controle é essencial, mas existem pilares que precisam de atenção especial se o objetivo for resistir a uma fiscalização sem riscos. Abaixo, listamos os pontos mais críticos e como tratá-los com inteligência e estratégia:

Mapeamento dos processos sensíveis

É preciso identificar todas as rotinas do RH que envolvem obrigações legais: admissão, ponto, benefícios, desligamentos. Saber onde moram os riscos é o primeiro passo para reduzi-los.

Formalização e rastreabilidade de documentos

Cada alteração contratual, pagamento ou ausência precisa ter um documento vinculado, protocolado e armazenado de forma rastreável. Não basta “ter” o documento, é preciso provar sua autenticidade.

Monitoramento ativo da jornada

Fiscalizações priorizam o cruzamento de dados de jornada com a folha de pagamento. Ter registros em tempo real, com geolocalização e controle de horas extras, evita conflitos e suspeitas.

Comunicação oficial com os colaboradores

Comunicados internos sobre mudanças de regras, política de benefícios e normas de segurança devem ser enviados com confirmação de leitura. Isso protege a empresa e comprova alinhamento.

Acompanhamento da legislação e atualizações

Convenções coletivas, portarias do MTE e decisões judiciais alteram frequentemente as exigências legais. O RH deve acompanhar essas mudanças e ajustar seus procedimentos com agilidade. Sobre isso, Cristina Martín reforça:

“Não existe fiscalização tranquila para quem vive na informalidade operacional. Quando o RH opera com organização e segurança, a visita do auditor é apenas mais um processo, e não um desastre anunciado.”

Checklist preventivo para o RH: o que revisar antes da fiscalização trabalhista

A melhor defesa é a antecipação. Com base nas principais autuações registradas nos últimos anos, listamos abaixo um checklist com ações fundamentais para manter seu RH blindado:

Verifique se todos os contratos de trabalho estão atualizados e assinados digital ou fisicamente;
Revise se os controles de ponto estão completos, sem horas faltantes ou registros incoerentes;
Confirme se os recibos de pagamento estão arquivados e vinculados corretamente à folha
Cheque se há documentação formal para todas as alterações de jornada, cargo ou salário;
Garanta que licenças, afastamentos e férias tenham registro oficial e protocolado;
Organize os comprovantes de entrega de EPIs, cursos de segurança e integração;
Reavalie se a convenção coletiva vigente foi aplicada corretamente em todos os setores;
Padronize a comunicação oficial da empresa e registre aceites dos colaboradores.

Tecnologia como aliada do RH diante da fiscalização

Em tempos de digitalização, preparar-se para uma fiscalização não deve ser uma corrida contra o relógio, mas um reflexo da organização da empresa. As plataformas especializadas de gestão documental e de RH permitem automatizar processos críticos, centralizar arquivos, gerar trilhas de auditoria e garantir que tudo esteja disponível com poucos cliques, e com validade jurídica.

O software de RH da Sesame é um exemplo estratégico nessa jornada. Com funcionalidades como controle de ponto digital, gestão de férias e ausências, assinaturas eletrônicas, integração com folha de pagamento e armazenamento seguro de documentos, a plataforma ajuda sua equipe a manter tudo sob controle.

Além disso, a Sesame oferece um teste grátis, ideal para gestores que querem experimentar uma nova forma de operar o RH com segurança e confiança.

Uma rotina bem estruturada não apenas protege a empresa de riscos jurídicos, mas fortalece a cultura de responsabilidade e transparência.

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