18 de junho, 2025

No dia a dia de um RH, poucos gargalos são tão silenciosos quanto a desorganização documental. À primeira vista, pareceria apenas um detalhe administrativo. Mas na prática, a falta de uma estrutura eficiente de gestão de documentos gera retrabalho, bloqueia decisões estratégicas e mina a produtividade da equipe. Pior: compromete a segurança jurídica da empresa e a experiência dos colaboradores.

Hoje, um software de gestão documental deixou de ser um “plus” para se tornar peça-chave de um RH eficiente, auditável e em conformidade. Uma plataforma especializada centraliza contratos, históricos, anexos de colaboradores e relatórios de forma segura, automatizada e com fluxos inteligentes de aprovação.

sso libera o time de RH para atuar com mais visão de negócio, dados organizados e foco nas pessoas, não nos papéis.

O que é gestão de documentos no contexto de RH?

Gestão de documentos é a estruturação de processos, políticas e ferramentas que organizam, protegem e dão fluidez às informações da empresa. Cristina Martín, Diretora de RH da Sesamne explica que no cenário do RH, isso se traduz em centenas de arquivos sensíveis, como contratos, exames admissionais, atestados, advertências e acordos de confidencialidade:

“É um ecossistema que precisa de controle, rastreabilidade, validade jurídica e acessibilidade, tudo ao mesmo tempo. A pressão por compliance empresarial, a LGPD e o crescimento do trabalho remoto tornaram a gestão documental uma questão estratégica.”

Segundo estudo da Serasa Experian, 77% das empresas brasileiras já foram impactadas por problemas causados por falhas na organização de documentos internos. Um RH que deseja ser parceiro do negócio precisa deixar a lógica de gavetas no passado.

O que considerar para fazer uma gestão de documentos eficiente

A gestão documental só gera valor real quando é estruturada com critérios sólidos. Para que o RH atue com agilidade, segurança e conformidade, é essencial definir pilares claros que sustentem esse processo. A seguir, veja os elementos indispensáveis para uma abordagem estratégica e eficiente.

Centralização segura da informação

RH que trabalha com documentos dispersos entre planilhas, e-mails, pastas físicas ou drives pessoais perde controle e aumenta o risco de falhas críticas. A centralização é o primeiro passo para garantir governança real sobre os dados dos colaboradores. Ela não apenas organiza, mas protege, agiliza e torna auditável todo o histórico documental da empresa.

Armazenamento em nuvem com autenticação de dois fatores.
Backups automáticos e criptografia de dados.
Permissões por níveis de acesso e trilhas de auditoria.

Conformidade e validade jurídica

Organizar não é suficiente: é preciso garantir que todos os documentos estejam juridicamente válidos e em conformidade com as normas vigentes. Do ponto de vista legal, isso significa adotar práticas e sistemas que assegurem autenticidade, integridade e rastreabilidade, protegendo a empresa de passivos e sanções.

Armazenamento de documentos com validade legal digital.
Adequação às exigências da LGPD e normas trabalhistas.
Histórico completo de alterações e acessos.

Automatização de fluxos e prazos

Documentos que dependem de processos manuais ficam sujeitos a atrasos, esquecimentos e retrabalho. Automatizar o fluxo documental, desde a geração até o arquivamento, é o que permite que o RH funcione de forma fluida e previsível, mesmo em operações de alta complexidade.

Alertas para vencimento de contratos e documentos.
Assinatura eletrônica integrada aos processos.
Geração automática de relatórios e registros.

Como escolher o melhor gestor de documentos?

Escolher um sistema de gestão documental não é apenas uma decisão técnica, é uma escolha que impacta diretamente a produtividade, a segurança e a maturidade digital do RH. O sistema ideal deve se ajustar ao ritmo e à realidade da equipe, sem exigir adaptações forçadas ou processos engessados. Como reforça Cristina Martín, Diretora de RH da Sesame:

“Mais do que digitalizar arquivos, o verdadeiro diferencial está em estruturar processos que deem autonomia, reduzam riscos e sustentem o crescimento do negócio.”

Avaliar os critérios certos evita custos futuros, gargalos operacionais e riscos trabalhistas. Observe:

Oferece segurança robusta, com criptografia, backups e autenticação em dois fatores.
Um software de controle de documentos está em conformidade com a LGPD e permite rastreabilidade completa dos acessos.
Integra-se com sistemas já utilizados pelo RH, como folha de pagamento, controle de ponto e recrutamento.
Permite personalização de fluxos, campos e permissões, adaptando-se ao seu processo.
Tem interface intuitiva e fácil navegação para todos os perfis da equipe.
Oferece relatórios gerenciais de RH automatizados e alertas inteligentes para vencimentos e prazos.
Garante validade jurídica para documentos assinados digitalmente.
Escala com a empresa, sem perda de performance ou necessidade de reestruturação.

A tecnologia como aliada do RH moderno

Para resolver esse desafio de ponta a ponta, plataformas especializadas têm assumido um papel essencial. Um bom exemplo é o software de RH da Sesame, que integra funcionalidades de gestão documental com segurança, conformidade e automação em um único ambiente.

Com ele, é possível controlar todos os arquivos dos colaboradores, configurar fluxos de aprovação, aplicar assinaturas digitais, atender exigências da LGPD e ainda conectar com outras áreas como folha de pagamento, ponto e férias. Tudo com rastreabilidade e acesso simples.

E o melhor: é possível testar gratuitamente. Uma oportunidade para transformar a rotina documental em vantagem competitiva.

Experimente agora mesmo!

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Iris Serrador

Sales Engineer at Sesame RH | + posts

Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.