Sesame HRGestão documental
A gestão documental deixou de ser um processo operacional e se tornou uma decisão estratégica. Descubra como a digitalização otimiza o RH.
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Lukas Letieres
HR Consultant
26 de junho, 2025
Em um cenário onde o volume de informações cresce a cada mês e a legislação se torna mais exigente, digitalizar processos deixou de ser uma inovação para se tornar pré-requisito básico de sobrevivência organizacional, especialmente no RH.
Nesse contexto, a gestão documental, que por décadas foi sinônimo de papel, arquivos físicos e extravios silenciosos, passa por uma das maiores transformações da sua história. Mas embora as soluções tecnológicas já estejam disponíveis e acessíveis, o que freia muitas empresas ainda é a forma de pensar o trabalho.
É o que defende Gisele Cunha, Mentora de Carreira e Recolocação Profissional, além de voz ativa no LinkedIn:
“Já vivi na pele a dificuldade de passar horas procurando documentos em arquivos manuais, muitos sem organização, e outros simplesmente extraviados. Isso consome tempo, energia e ainda expõe a empresa a riscos desnecessários.”
A afirmação, feita com a autoridade de quem conhece os bastidores, revela um ponto sensível ainda presente em muitas empresas brasileiras. De acordo com dados do Fórum Nacional de Relações do Trabalho, divulgados em 2024, mais de 40% das autuações por falhas documentais no Brasil envolvem ausência ou inconsistência de arquivos obrigatórios em processos trabalhistas, sendo que boa parte deles é ligada ao RH.
A digitalização, quando bem aplicada, vai além de eliminar o papel, ela muda o tempo da empresa: de processos morosos para fluxos rápidos, de buscas manuais para consultas em apenas, poucos segundos.
“Na minha visão, a digitalização transforma completamente a forma como os documentos são armazenados, acessados e gerenciados. Ela acelera os processos ao eliminar etapas físicas, como impressão, transporte e arquivamento manual. Além disso, reduz drasticamente o tempo de busca e recuperação de documentos, permitindo uma atuação muito mais ágil, tanto do RH quanto de outras áreas da empresa. Hoje, as soluções mais eficientes são aquelas que oferecem uma gestão documental integrada, pensada para a rotina do RH“, ressalta Gisele.
Essa agilidade, no entanto, precisa vir acompanhada de inteligência organizacional. Não basta digitalizar, é preciso centralizar, integrar e proteger. E é aí que entra o papel das plataformas de gestão documental específicas para RH.
“O que faz a diferença é ter um sistema que permita centralizar tudo em um único lugar, com acesso fácil, seguro e organizado. Soluções que integram com folha de pagamento, ponto eletrônico, eSocial e até ferramentas de gestão de desempenho e benefícios acabam otimizando muito o dia a dia”, afirma a especialista.
Empresas que adotam esse tipo de tecnologia reportam uma redução de até 70% no tempo gasto com localização de documentos e até 80% na taxa de erro em processos rotineiros, segundo levantamento da ABPRH em 2024.
Outro ganho central da digitalização está na conformidade legal. A LGPD, o eSocial e auditorias fiscais exigem controle minucioso sobre documentos sensíveis. E a gestão digital se mostra cada vez mais, como a única alternativa segura. É aí que entra a importância de escolher bem o sistema contratado, como alerta Gisele Cunha:
“Optar por sistemas digitais, sem dúvidas, traz mais segurança no controle de acesso, rastreabilidade e backups automáticos, minimizando os riscos de perda, extravio ou acesso indevido a informações sensíveis. O ideal é escolher soluções que permitam integração com folha de pagamento, ponto eletrônico, e-social e gestão de benefícios e demais subsistemas de RH. A escolha de um bom sistema deve considerar ainda a possibilidade de auditoria, permissões por perfil de acesso, alertas automáticos e relatórios gerenciais.”
Hoje, o mercado brasileiro oferece algumas opções de plataformas com esta funcionalidade. Entre as mais completas está o software de RH da Sesame.
A vantagem de ter um sistema all-in-one é que estes softwares oferecem perfis de acesso personalizados, versionamento de arquivos, trilhas de auditoria, alertas automáticos e assinatura digital integrada. São funcionalidades que, antes, eram restritas a grandes corporações. A diferença é que hoje se tornaram acessíveis, inclusive por meio dessas soluções especializadas em RH.
A resposta para esta pergunta está longe de ser técnica, segundo Gisele:
“Eu acredito que é uma mistura de tudo, mas começa com a mentalidade, com a mudança cultural. Sabe aquele pensamento, de que ‘sempre fizemos assim?’ Ele ainda trava muita empresa por aí. Mudar processos, investir em tecnologia e revisar rotinas exige uma reestruturação, e isso sempre gera resistência.”
Essa resistência ao novo, que é comum em estruturas tradicionais, freia não só a modernização, mas a capacidade de crescimento. Afinal, de que adianta a melhor ferramenta do mundo se ninguém quiser usá-la?
“Não adianta implementar a melhor plataforma se as pessoas não entenderem o porquê da mudança ou não estiverem engajadas. Por isso, é fundamental trabalhar a conscientização dos times, trazer todo mundo para o jogo desde o início, comunicar com clareza e investir em treinamento,” afirma.
Para os próximos anos, o avanço da inteligência artificial deve romper ainda mais as fronteiras da eficiência. O foco não será apenas armazenar, mas interpretar, como prevê Gisele Cunha:
“Vamos ver cada vez mais o uso de inteligência artificial para organizar, classificar documentos, controlar prazos de vencimento e gerenciar todo esse fluxo. Mas não é só sobre armazenar melhor. É entender que esses documentos carregam informações e dados que podem gerar insights sobre clima organizacional, turnover, desempenho, tudo isso em tempo real e com muito mais precisão.”
E a segurança seguirá como prioridade. Com a LGPD já consolidada no cenário nacional, a rastreabilidade e o controle sobre dados sensíveis serão ainda mais valorizados.
“Mais do que digitalizar, o futuro está em usar a informação de forma inteligente e segura, porque isso impacta diretamente na tomada de decisões melhores,”analisa ela.
No fim, o maior desafio não está no sistema, mas na forma como as empresas decidem usá-lo. Transformar a gestão documental é uma decisão estratégica, que começa com tecnologia, mas só funciona com cultura, comunicação e alinhamento entre pessoas.
A digitalização acelera, organiza e protege. Mas quem realmente muda o jogo é quem tem coragem de mudar primeiro.
Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.
Sou Sara González, consultora de
Recursos Humanos na Sesame HR. Agende uma reunião com minha equipe para que possamos te ajudar.
