Gestão documental
Gestão documental: por que é importante digitalizar estes processos?
Saiba como a gestão documental digital melhora a organização, reduz riscos e aumenta a eficiência dos processos da sua empresa.
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Lukas Letieres
HR Consultant
18 de junho, 2025
A gestão documental costuma ser vista como uma tarefa burocrática, quase invisível na rotina do RH. Mas quando os documentos estão fora de lugar, ou piores, perdidos, duplicados ou desatualizado, a dor aparece de forma imediata: perda de tempo, retrabalho, insegurança jurídica e um senso generalizado de desorganização.
Em um cenário onde a experiência do colaborador e a agilidade operacional andam lado a lado, gerir documentos com eficiência deixou de ser luxo e se tornou necessidade estratégica.
É nesse contexto que o software de gestão documental ganha protagonismo. Ele não serve apenas para arquivar arquivos digitalizados, mas sim para estruturar fluxos, organizar acessos, garantir conformidade legal e oferecer visibilidade em tempo real sobre processos essenciais, como admissões, afastamentos, férias e avaliações.
É a virada de chave para o RH que quer ser estratégico e deixar de ser refém de pastas locais ou e-mails dispersos. A gestão documental precisa acompanhar a velocidade das decisões.
O que é gestão documental e como ela impacta diretamente o RH
Gestão documental é o conjunto de práticas, ferramentas e políticas voltadas à organização, controle e acesso de documentos em uma empresa. No contexto de Recursos Humanos, isso inclui desde contratos de trabalho, atestados e termos de confidencialidade até controle de ponto, avaliações de desempenho e planos de desenvolvimento.
Cristina Martín, Diretora de RH da Sesame explica que a gestão documental significa mais do que organizar papelada:
“Não há cultura digital possível sem gestão documental sólida e não existe compliance de RH confiável sem rastreabilidade. Trata-se de proteger informações sensíveis, garantir auditoria e fluidez nos processos de pessoas. É por isso que a gestão documental impacta diretamente a experiência do colaborador, num contrato que demora a chegar, numa política que ninguém encontra ou num processo de férias cheio de ruídos.”
O que faz um sistema de gestão documental no RH?
Um sistema eficiente de gestão documental não serve apenas para digitalizar arquivos. Ele estrutura a informação de forma viva, navegável e integrada à operação. Veja as funcionalidades mais estratégicas.
Armazenamento inteligente com controle de versão
- Centraliza todos os documentos em um ambiente seguro e acessível.
- Garante que os usuários acessem sempre a versão mais recente.
- Evita edições paralelas, retrabalhos e desencontros de informação.
Gestão de permissões e acessos
- Define quem pode visualizar, editar ou aprovar documentos por nível hierárquico.
- Protege dados sensíveis de RH, como salários, laudos ou avaliações.
- Cria trilhas de auditoria para cada movimentação.
Fluxos automatizados com notificações
- Dispara alertas para aprovações, prazos de renovação e pendências documentais.
- Reduz o tempo de tramitação de processos como onboarding ou desligamentos.
- Garante que nenhum documento fique parado ou esquecido.
Integração com outros sistemas de RH
- Conecta com módulos de ponto, férias, treinamento e desempenho.
- Evita duplicidade de registros e melhora a experiência do colaborador.
- Facilita a geração de relatórios completos e atualizados.
O que a gestão documental ajuda a prevenir e por que isso é tão importante
A digitalização documental evita problemas silenciosos, mas com alto impacto para a operação, a cultura organizacional e o passivo da empresa. Veja os riscos mais comuns que uma gestão documental falha costuma gerar.
Falta de conformidade legal
O Brasil tem uma legislação trabalhista extensa, e a guarda de documentos é uma exigência para evitar passivos. Contratos, laudos médicos, recibos de entrega de EPI, tudo isso tem prazo e formato de retenção.
Risco de vazamento de dados
Quando documentos são armazenados em locais inseguros ou compartilhados por e-mail sem critério, informações sensíveis correm risco. Isso pode afetar desde a LGPD até a confiança do colaborador.
Retrabalho e improdutividade
Procurar documentos em pastas desorganizadas consome tempo, energia e aumenta o risco de decisões com base em informações erradas ou desatualizadas.
Desalinhamento entre áreas
Sem acesso fácil e padronizado a documentos, times como RH, jurídico e financeiro operam com visões diferentes da mesma informação, gerando conflitos, retrabalho e atrasos.
Veja os principais pontos a considerar ao escolher uma solução de gestão documental
Não basta digitalizar pastas e salvar em nuvem. Para ser eficaz, a gestão documental precisa ser pensada como parte da estratégia de gestão de pessoas.
Escolha uma solução com interface pensada para o RH
- O sistema precisa ser intuitivo, com nomenclaturas e fluxos que façam sentido para quem trabalha com pessoas.
- Soluções genéricas ou jurídicas podem gerar confusão e baixa adoção.
- A usabilidade é essencial para garantir consistência no uso.
Verifique se o sistema permite integrações com outras frentes
- Uma plataforma de RH integrada evita retrabalho e centraliza a jornada documental do colaborador.
- Isso facilita a geração de relatórios e a criação de trilhas únicas de desenvolvimento e compliance.
- Também melhora a experiência dos colaboradores e dos líderes.
Avalie a rastreabilidade e o histórico de ações
- É fundamental que o sistema registre quem acessou, editou, aprovou ou visualizou um documento.
- Isso é importante para auditorias internas, ações judiciais e transparência com lideranças.
- Sistemas que oferecem esse controle aumentam a segurança jurídica da empresa.
Priorize soluções que ofereçam suporte local e em português
- A implantação da gestão documental envolve dúvidas operacionais e adaptação de processos.
- Ter uma equipe de suporte próxima, que fale a mesma língua e entenda o contexto do RH brasileiro, acelera a curva de adoção.
- Isso garante que o projeto não morra na fase de treinamento.
A tecnologia como aliada para estruturar, agilizar e proteger a gestão documental
A digitalização só traz resultados quando é feita com estratégia e suporte tecnológico. É por isso que plataformas especializadas fazem tanta diferença. Um software de RH como o da Sesame, por exemplo, oferece um módulo de gestão documental completo, integrado aos processos de avaliação, admissão, férias, ponto e desligamento. Tudo com controle de permissões, trilhas de auditoria e acesso rápido para líderes e colaboradores.
A plataforma oferece versão de teste grátis, para experimentar essas funcionalidades na prática, estruturar uma gestão de documentos sólida e ganhar tempo e segurança nos processos de RH. O que antes era fonte de ruído, passa a ser um diferencial de agilidade, transparência e confiança.
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Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.
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Sou Mireya Ruiz, consultora de
Recursos Humanos na Sesame HR. Agende uma reunião com minha equipe para que possamos te ajudar.
