18 de junho, 2025

A gestão de documentos digitais deixou de ser um diferencial e passou a ser uma exigência estratégica para o RH moderno. Em um cenário de mudanças constantes, informações descentralizadas e aumento da fiscalização trabalhista, centralizar, organizar e proteger dados se tornou questão de sobrevivência operacional, e de reputação.

Nesse contexto, o uso de um software de gestão documental passa a ser indispensável. Ele não só digitaliza e armazena arquivos, como estrutura fluxos, automatiza processos críticos e garante segurança jurídica em cada etapa. Para o RH, isso representa ganho de tempo, rastreabilidade e menos preocupações com perdas ou falhas.

O que é gestão de documentos digitais no contexto do RH

Muito além de salvar PDFs em pastas na nuvem, a gestão de documentos digitais exige método, critério e governança. No RH, envolve o controle completo do ciclo de vida dos documentos trabalhistas, contratuais e administrativos, desde a criação até o arquivamento legal, como explica Cristina Martín, Diretora de RH da Sesame:

“A gestão documental eficiente começa quando o RH para de pensar em gavetas virtuais e passa a enxergar o documento como elo de confiança entre empresa, colaborador e legislação.”

Os três pilares que sustentam a gestão documental moderna

Para que a digitalização funcione de verdade, é preciso estrutura. Veja os pilares fundamentais que tornam a gestão de documentos digitais confiável e escalável.

1. Centralização com critérios claros

Gerenciar documentos espalhados entre planilhas, e-mails e sistemas desconectados é o caminho certo para falhas.

Use um repositório único para todos os documentos críticos.
Crie uma nomenclatura padrão para facilitar buscas e auditorias.
Defina quem pode acessar, editar ou assinar cada tipo de documento.

2. Segurança e conformidade desde o início

Digitalizar não é apenas salvar arquivos na nuvem, é garantir integridade, rastreabilidade e conformidade com LGPD e normas trabalhistas.

Implemente ferramentas com histórico de acessos, autenticação segura e validade jurídica. Isso evita alterações não autorizadas, protege dados sensíveis e prepara o RH para fiscalizações sem susto.

3. Automatização dos fluxos recorrentes

Processos manuais consomem tempo e geram erros. Automatizar envio, assinatura e arquivamento traz eficiência imediata.

Configure fluxos para documentos como contratos, fichas de admissão, termos de férias ou avaliações de desempenho. O sistema notifica as partes, coleta assinaturas digitais e arquiva os arquivos no lugar certo, tudo sem depender de follow-up manual.

Veja os principais pontos a considerar antes de automatizar a gestão documental

Automatizar não é simplesmente contratar uma ferramenta. Exige preparo, estrutura e visão estratégica. Veja o que o RH precisa considerar antes de dar esse passo.

Redesenhar fluxos com base na jornada do colaborador

Antes de automatizar, é essencial mapear o ciclo de vida dos documentos em cada etapa da jornada. Por isso, invista nessas perguntas:

Quais documentos são criados na admissão?
Em que momentos são atualizados, assinados ou substituídos?
Quando e como devem ser arquivados ou eliminados?

Definir responsáveis e permissões claras

É preciso definir a responsabilidade em cada ponto do fluxo da gestão documental. Significa definir quem assina o quê, quem pode editar, ou mesmo, quem valida os prazos.

A automação só funciona com governança bem definida. Deixe claro os níveis de acesso e de responsabilidade para evitar gargalos ou riscos legais.

Escolher uma ferramenta que atenda às necessidades do RH

O mercado está cheio de soluções genéricas. Mas o RH precisa de um sistema alinhado às suas rotinas e exigências legais. Opte por plataformas que ofereçam integração com outros sistemas (como folha de pagamento e controle de ponto), relatórios inteligentes e suporte técnico confiável.

Um bom exemplo do sistema completo e robusto, que oferece estas e muitas outras funcionalidades, é o software de RH da Sesame.

Quais documentos empresariais exigem mais atenção do RH

Cada área da empresa gera documentos. Mas no RH, alguns deles são especialmente sensíveis, e precisam de gestão rigorosa.

Documentos de admissão

Essa é a porta de entrada da relação jurídica entre empresa e colaborador. Uma gestão falha nesse início pode gerar riscos futuros.

Contrato de trabalho individual.
Termo de responsabilidade sobre equipamentos ou dados.
Documentos de identidade e comprovantes pessoais.
Exame admissional e ficha de registro.

Registros durante a jornada

Ao longo do tempo, os registros do colaborador formam seu histórico profissional. Devem ser organizados, acessíveis e protegidos.

Controle de ponto e banco de horas extras.
Atestados médicos e ausências justificadas.
Avaliações de desempenho e feedbacks formais.
Termos de aditivos salariais ou mudanças de função.

Documentos de desligamento

A saída do colaborador exige atenção redobrada. A documentação correta evita passivos trabalhistas e preserva a reputação da empresa.

Termo de rescisão do contrato de trabalho.
Guias de pagamento de verbas rescisórias.
Comprovantes de entrega de documentos obrigatórios.
Exame demissional.

Como a tecnologia pode transformar a gestão de documentos no RH

A adoção de plataformas especializadas torna todo esse processo muito mais simples, seguro e escalável. Com a Sesame RH, é possível ter acesso à funcionalidades completas de gestão documental, desde a admissão até o desligamento.

Automatize fluxos de assinatura, organize arquivos com tags inteligentes, controle acessos e centralize tudo em um painel claro e acessível. Isso reduz riscos, elimina tarefas manuais e melhora a experiência tanto do time de RH quanto dos colaboradores.

E o melhor: você pode testar gratuitamente e ver na prática como a transformação digital pode começar com seus documentos.

Experimente o software de RH da Sesame e leve sua gestão documental a outro nível!

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Iris Serrador

Sales Engineer at Sesame RH | + posts

Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.