16 de fevereiro, 2026

A gestão de jornada mudou profundamente nos últimos anos. Modelos híbridos, equipes distribuídas e crescimento acelerado tornaram inviável a lógica baseada em planilhas e conferência apenas no fim do mês.

Hoje, empresas que ainda tratam ponto e turnos como tarefa administrativa operam com visão tardia e pagam por isso em retrabalho, horas extras evitáveis e risco jurídico desnecessário.

O controle eficiente de jornadas exige mais do que registro manual: demanda automação, previsibilidade e integração com um software de gestor de turnos que acompanhe a complexidade operacional. Quando a gestão acontece em tempo real, problemas deixam de crescer silenciosamente porque passam a ser identificados antes de se consolidarem.

Horas extras são detectadas antes de se tornarem recorrentes, ausências aparecem no momento em que impactam a operação, e erros de escala são corrigidos antes de gerar sobrecarga ou passivos trabalhistas.

O que mudou na gestão de jornada (e por que a maioria ainda faz errado)

Gestão de jornada não é apenas registro formal. É um mecanismo de controle operacional em tempo real que permite às empresas identificar problemas antes que se consolidem. Quando implementada corretamente, transforma-se em vantagem competitiva, reduzindo custos invisíveis e aumentando a previsibilidade operacional.

O modelo manual parece econômico à primeira vista, mas seus impactos são diluídos e acumulativos. Considere uma empresa com 80 colaboradores que registra, em média, quatro horas extras mensais evitáveis por pessoa.

Com valor médio de R$ 40 por hora, isso representa R$ 12.800 por mês ou mais de R$ 150 mil ao ano.

E esse cálculo considera apenas horas extras diretas, sem incluir desgaste, queda de produtividade, risco trabalhista ou tempo operacional gasto pelo RH em ajustes manuais.

“A maioria dos gestores de RH olha para a gestão de jornada como um mal necessário, quando na verdade deveria tratá-la como uma alavanca estratégica de margem”, afirma Tiago Santos, vice-presidente de comunidade e crescimento da Sesame HR.

“Empresas que evoluem nessa área ganham previsibilidade financeira e liberam o RH para atuar de forma mais estratégica, não apenas apagando incêndios no fim do mês”, completa ele.

Como funciona o controle de ponto na prática

Um erro comum entre gestores é acreditar que controle de ponto moderno se resume a “ter um ponto digital”. Na prática, a transformação vai muito além da tecnologia em si. O que realmente mudou foi onde o ponto é registrado, como ele se integra à rotina e com que objetivo ele é utilizado.

Atualmente, existem diferentes canais que se adaptam à realidade operacional de cada empresa. É o que você poderá ver a seguir:

Ponto via computador (painel web): a solução para equipes administrativas

Colaboradores registram entradas, saídas e pausas diretamente do navegador, sem instalar programas extras. É a solução mais ágil para equipes administrativas, que já trabalham conectadas. Geralmente é usado para:

Equipes que trabalham majoritariamente em escritório;
Colaboradores com acesso constante a computadores;
Ambientes corporativos tradicionais;
Times administrativos, financeiros e de backoffice.

Ponto por aplicativo móvel

Perfeito para times externos, híbridos ou em constante deslocamento. Permite registros geolocalizados, funciona offline e sincroniza os dados assim que há conexão. O RH ganha rastreabilidade total, mesmo em equipes espalhadas. Para alguns modelos é super-indicado:

Equipes de vendas externas e representantes comerciais;
Times de manutenção e serviços em campo;
Modelos de trabalho híbrido;
Colaboradores que atuam em múltiplas unidades;
Profissionais em home office alternado.

Ponto por WhatsApp

Os colaboradores registram em um clique, dentro do aplicativo que já usam todos os dias. Tudo se centraliza em tempo real, sem curva de aprendizado e com maior engajamento, já que a maioria já conhece a ferramenta. Por isso é especialmente indicado para:

Equipes com baixa familiaridade tecnológica;
Colaboradores sem acesso frequente a computadores;
Times operacionais e de campo;
Ambientes onde simplicidade é prioridade;
Empresas que buscam alta adesão desde o primeiro dia.

Ponto por tablet (ponto fixo)

Funciona como um totem digital instalado em pontos estratégicos. Permite marcação por PIN, QR Code, NFC ou Face ID. É a escolha de fábricas, lojas e ambientes com alto fluxo de pessoas. Veja quando e onde usar:

Fábricas e plantas industriais;
Lojas de varejo e franquias;
Restaurantes e estabelecimentos comerciais;
Ambientes com múltiplos turnos e alto volume de colaboradores;
Locais onde o ponto deve ser centralizado fisicamente.

Ponto biométrico: máxima segurança com conformidade LGPD

Integra-se ao controle de acesso com leitores de impressão digital ou reconhecimento facial, sempre em conformidade com a LGPD. Uma opção robusta para empresas que exigem alto nível de segurança. É uma ótima opção para:

Ambientes que exigem alto controle de acesso;
Empresas com políticas rígidas de segurança;
Indústrias regulamentadas (farmacêutica, química, tecnologia);
Locais onde é necessário evitar marcações por terceiros;
Operações que integram controle de ponto e acesso físico.

Quando o ponto se adapta à operação, ele deixa de ser um ritual burocrático e passa a funcionar como um fluxo contínuo e integrado à rotina real de trabalho. A consequência é menos esquecimento, menos retrabalho e registros mais confiáveis desde a origem.

Turnos com IA: a diferença entre reagir e antecipar

A gestão de turnos costuma ser o ponto onde a operação começa a sangrar eficiência. Quando as escalas são montadas manualmente, o RH vira refém de imprevistos: cobre faltas de última hora, refaz turnos às pressas e recalcula horas extras que já deveriam ter sido evitadas.

Esse modelo funciona em estruturas pequenas, mas perde sustentabilidade à medida que crescem colaboradores, unidades e regras. O volume de decisões aumenta, o risco de erro cresce e o improviso vira norma.

Como a IA redefine a lógica dos turnos

A inteligência artificial veio para revolucionar uma série de processo e com a gestão de escalas, não poderia ser diferente. Claro, que ela não substitui o gestor, mas consegue ampliar a sua capacidade de análise ao estruturar turnos com base em dados históricos, padrões de demanda e regras operacionais, não na urgência do momento. Com a IA é possível obter:

Planejamento antecipado baseado em demanda histórica e capacidade real de cada equipe;
Regras transparentes de troca e cobertura, reduzindo decisões subjetivas e conflitos;
Visibilidade contínua para líderes sobre impactos operacionais e riscos de sobrecarga
Integração automática entre escala planejada e jornada executada

“A mudança central está no tempo. Enquanto o controle manual revela problemas no fechamento da folha, a IA sinaliza desvios quando ainda podem ser corrigidos. É a diferença entre apagar incêndio e instalar detector de fumaça” “, explica Tiago Santos.

Na prática, a IA melhora a decisão ao antecipar o impacto de ausências, sugerir redistribuições e identificar riscos de horas extras ou inconformidades antes que se tornem passivo. O resultado é controle real sobre capacidade, custo e risco, pilares da saúde operacional em empresas em crescimento.

Os riscos invisíveis da gestão manual

A maioria dos passivos trabalhistas não nasce de má-fé, mas de falhas operacionais difíceis de provar depois. Na gestão de jornada, alguns erros são especialmente críticos:

Ajustes manuais feitos sem histórico ou justificativa registrada;
Escalas planejadas que não correspondem à jornada realmente executada;
Registros de ponto inconsistentes ou consolidados apenas no fechamento da folha;
Falta de rastreabilidade para comprovar cumprimento de regras de jornada.

Quando o controle depende de correções tardias e planilhas paralelas, o risco deixa de ser exceção e passa a fazer parte do processo. A legislação exige registro, mas não protege processos com dados inconsistentes, ajustes sem histórico ou escalas desalinhadas.

“Muitos passivos surgem justamente de falhas operacionais que só aparecem no fechamento da folha ou em uma fiscalização. Gestão de jornada em tempo real reduz esse risco ao tornar desvios visíveis antes que se transformem em passivo. É proteção que vem da organização, não da reação”, alerta o especialista.

KPIs de jornada: os números que realmente importam

Gestão de jornada madura não se baseia em percepção, reclamação pontual ou conferência no fim do mês. Ela se sustenta em poucos indicadores bem escolhidos, acompanhados com frequência e usados para corrigir o sistema, não para vigiar pessoas.

Os KPIs de jornada existem para responder a uma pergunta simples: a forma como o trabalho está organizado hoje é sustentável? Para entender melhor, siga com a leitura:

1. Horas extras recorrentes

Horas extras recorrentes são um sintoma, não o problema em si. Quando o mesmo time extrapola mês após mês, você está diante de uma falha de dimensionamento, escalas mal distribuídas ou dependência crônica de soluções emergenciais que deveriam ser temporárias.

O segredo está em analisar por equipe e por turno, não apenas o total mensal. Pergunte-se:

Por que determinado turno sempre precisa de horas extras?
A carga está mal distribuída?
Falta gente?
A escala prevê menos pessoas do que a demanda real exige?

Use esse indicador para revisar estrutura, não apenas para cortar custo. Corte sem diagnóstico gera sobrecarga e piora o problema.

2. Ajustes manuais no controle de ponto

Quanto mais ajustes manuais acontecem, mais frágil é o processo. Pode ser regra pouco clara, ferramenta inadequada ou exceções que ninguém previu. O ponto é: ajuste manual deveria ser exceção, não rotina.

Monitore quantos ajustes acontecem por período e por área, e principalmente: identifique padrões. É esquecimento? Erro de escala? Falha de registro? Cada tipo de ajuste aponta para um problema diferente. E quanto menor o número de ajustes, maior o nível de maturidade da gestão. Empresas maduras não precisam viver corrigindo ponto.

3. Absenteísmo por turno

Absenteísmo alto não acontece por acaso. Quando está concentrado em determinados turnos, você tem um problema localizado: sobrecarga, jornadas desequilibradas ou falhas de organização em horários específicos. A análise mais eficaz cruza ausências com três variáveis:

Horário do turno;
Dia da semana;
Tipo de escala.

Se o problema está sempre no turno da noite, ou toda segunda-feira, ou em escalas 6×1, você tem uma pista concreta. Use o dado para redistribuir jornadas antes de recorrer a horas extras para cobrir faltas. Prevenir é mais barato que remediar.

4. Aderência entre escala planejada e executada

Esse indicador mede uma coisa simples: o que você planejou e o que realmente aconteceu.Baixa aderência significa excesso de improviso, trocas constantes ou planejamento frágil que não resiste ao primeiro imprevisto.

Compare escala prevista com jornada executada. Se a diferença é grande, o problema não está na execução, está no planejamento.

E atenção: empresas maduras não precisam de aderência perfeita, mas de aderência estável. O objetivo não é controle absoluto, é previsibilidade operacional.

5. Tempo gasto pelo RH no fechamento da jornada

Esse é o indicador de eficiência mais direto, sobre a quantidade de tempo que o RH gasta fechando jornada. Se são dias inteiros conferindo planilhas, cruzando dados e corrigindo inconsistências, o processo não está automatizado, o diagnóstico é de que está manual com roupagem digital.

A forma mais objetiva de avaliar isso é medindo as horas reais gastas no fechamento antes e depois da digitalização. A diferença é o ganho direto de produtividade. Em seguida, use esse dado para justificar melhorias. Lembre-se de que redução de tempo aqui não é luxo, é investimento que se paga sozinho.

Um ponto importante sobre esses KPIs: eles não existem para controle punitivo. Existem para mostrar onde o processo falha, onde a escala não funciona e onde a operação precisa ser ajustada. Mais do que medir pessoas, eles medem a qualidade da organização do trabalho.

5 passos práticos para aplicar na rotina do RH

Entender gestão moderna de jornada é importante, mas não suficiente. A mudança real acontece quando o RH transforma conceitos em rotina, decisões e processos claros. Para isso, não é preciso fazer tudo de uma vez, é preciso seguir uma sequência lógica.

Empresas que evoluem na gestão de jornada começam organizando a base antes de buscar sofisticação.

1. Mapear a realidade atual

Antes de implementar qualquer ferramenta ou processo novo, você precisa entender exatamente onde estão os problemas. Muitas empresas pulam essa etapa e vão direto para a solução, o resultado é investimento em tecnologia que não resolve a dor real da operação.

Identifique onde estão os gargalos: no controle de ponto, na gestão de turnos ou na falta de integração entre os dois.
Faça um diagnóstico honesto antes de buscar soluções tecnológicas.
Sem diagnóstico claro, qualquer solução vira tiro no escuro, e desperdício de recursos.
Converse com quem opera o processo no dia a dia: eles sabem exatamente onde o sistema trava.

2. Eliminar controles paralelos

Esse é um dos erros mais comuns e mais caros na gestão de jornada. Quando a empresa implementa um sistema digital mas mantém planilhas “de segurança”, cria-se uma confusão perigosa: qual é a versão correta dos dados?

Quando planilhas convivem com sistemas digitais, o erro deixa de ser exceção e vira regra.
A máxima vale: Planilha + sistema = problema garantido.
Escolha uma fonte única de verdade e descarte o resto, sem meio termo.
Se alguém ainda mantém “planilha de controle paralela”, o sistema não está funcionando de verdade.

3. Definir regras antes das exceções

Processos sem regras claras transformam cada situação em uma negociação. Colaborador que esqueceu de bater o ponto, trocou de turno com um colega ou precisa compensar um atraso: sem critério definido, cada caso vira uma decisão isolada, e isso mina a consistência do processo.

Estabeleça previamente quando um ajuste é permitido, quem solicita e quem valida.
Documente critérios objetivos: tipo de ajuste, alçada de aprovação e prazo para solicitação.
Sem regras claras, cada ajuste vira negociação e o processo perde consistência.
Exceções existem, mas precisam ter critério, não podem ser a norma disfarçada.

4. Dar visibilidade aos líderes

Um dos maiores gargalos na gestão de jornada é quando todo o controle fica concentrado no RH. Líderes de equipe precisam ter visibilidade sobre escalas, ausências e horas trabalhadas para tomar decisões melhores e mais rápidas, sem precisar pedir relatório ao RH toda vez.

Gestão de jornada não é responsabilidade exclusiva do RH, lideranças precisam estar no processo.
Lideranças precisam acompanhar escalas, ausências e impactos para melhorar decisões em tempo real.
Crie dashboards simples que mostrem o status da equipe sem precisar gerar relatórios manualmente.
Reduza o famoso “empurrar para o RH” dando autonomia com informação transparente.

5. Usar dados com frequência

O maior erro na gestão de jornada é olhar os dados apenas no fechamento do mês. Nesse momento, o problema já aconteceu, já gerou custo e já virou retrabalho. Empresas maduras acompanham indicadores ao longo do período para corrigir desvios enquanto ainda dá tempo.

Reserve 30 minutos por semana para revisar os principais KPIs, isso evita surpresas no final do período.
Acompanhe indicadores semanalmente para corrigir desvios cedo, não depois que viraram passivo.
Não espere o fechamento do mês para descobrir que algo saiu errado, use dados em tempo real.

A regra é simples: quem olha tarde, corrige caro.

Em que estágio está sua empresa?

Identificar o nível de maturidade da gestão de jornada é o primeiro passo para evoluir de forma estruturada. A maioria das empresas se reconhece em algum desses estágios, e a boa notícia é que a evolução não precisa ser radical. Pequenos ajustes na lógica de decisão já geram impacto visível na eficiência operacional e na redução de custos.

A maturidade da gestão de jornada não depende apenas da ferramenta utilizada, mas da lógica de decisão adotada. Em geral, as empresas evoluem por quatro estágios:

Estágio 1: manual e reativo

Conferência no fechamento, ajustes frequentes e baixa previsibilidade. O RH vive apagando incêndios. Nesse estágio, a gestão acontece apenas no fim do mês, quando os problemas já geraram custo e retrabalho. Planilhas paralelas são comuns, e cada fechamento é um esforço hercúleo de cruzar dados e corrigir inconsistências.

Estágio 2: digital, mas tardio

Ponto eletrônico implementado, porém análise concentrada no fim do mês. A tecnologia existe, mas o processo continua reativo. A empresa digitalizou o registro, mas manteve a mentalidade manual: os dados estão no sistema, mas ninguém olha para eles até o fechamento. O ganho de eficiência fica pela metade.

Estágio 3: monitoramento contínuo

Indicadores acompanhados ao longo do período, com correção antecipada de desvios. O RH começa a agir de forma preventiva. Aqui, a empresa já usa dados para identificar problemas antes que virem passivo. Horas extras em excesso são detectadas na segunda semana do mês, não no dia 30. Ausências recorrentes viram alerta, não apenas estatística.

Estágio 4: gestão preditiva com IA

Redistribuição inteligente de carga, antecipação de risco e controle ativo de margem. O RH opera com previsibilidade e dados confiáveis. Nesse estágio mais avançado, a empresa não apenas monitora, ela antecipa.

A IA sugere ajustes de escala antes que faltem pessoas, identifica padrões de absenteísmo e redistribui carga de forma inteligente. A gestão deixa de ser reativa ou preventiva e passa a ser estratégica.

Empresas que permanecem nos dois primeiros estágios operam no modo corretivo. As que avançam passam a controlar custo antes que ele aconteça.

Sesame HR: gestão de jornada eficiente com tecnologia

Implementar os passos que mostramos até aqui exige mais do que boa vontade, exige ferramentas que suportem a evolução. Planilhas são úteis, mas têm limite.

Quando a operação cresce, quando surgem múltiplas unidades ou quando a complexidade aumenta, o uso de uma plataforma especializada deixa de ser diferencial e passa a ser necessidade.

É nesse ponto que soluções como o software de RH da Sesame entram como aliados estratégicos do gestor de Recursos Humanos.

A plataforma possui um Gestor de Turnos que combina IA, automação e integração total com os módulos de RH, permitindo que o planejamento e a execução caminhem lado a lado, exatamente o que diferencia empresas nos estágios 3 e 4 de maturidade. Com a Sesame HR é possível:

Criar escalas completas em minutos, com equilíbrio automático de jornadas e folgas;
Importar planilhas antigas e transformá-las em escalas digitais inteligentes;
Controlar custos estimados e reais de cada jornada em tempo real;
Dar autonomia às equipes para consultar turnos, solicitar trocas e receber atualizações imediatas.

A solução completa une escalas automatizadas e outras funcionalidades, como:

Além disso, a plataforma oferece um teste grátis, ideal para equipes de RH que desejam experimentar os benefícios da automação sem compromisso.

É a forma mais prática e segura de transformar a gestão de escalas em um processo estratégico, inteligente e totalmente alinhado às necessidades do negócio.

Experimente Sesame agora mesmo!

Quer avaliar nosso artigo?

Também recomendamos

Software para turnos: eficiência para planejamento de equipes

O planejamento do futuro: melhore a gestão de turnos com IA e ganhe tempo

Bater o ponto na era digital: como modernizar o controle de jornada no RH

Gestão de jornada: IA e dados para reduzir custos

O que mudou na gestão de jornada (e por que a maioria ainda faz errado)

Como funciona o controle de ponto na prática