Plano de comunicação interna: guia para criar passo a passo

30 de janeiro, 2024

Você já ouviu falar na frase “o funcionário é o primeiro cliente da empresa”? Empresas que levam isso a sério tendem a colher resultados positivos tanto dentro do ambiente de trabalho como no mercado. Para isso é necessário um plano de comunicação interna.

Assim como buscamos tratar bem nossos clientes, precisamos tratar igualmente bem os colaboradores, que são quem fazem tudo acontecer e que vão recomendar a empresa para seus conhecidos. Afinal, se o próprio funcionário fala mal da empresa, a tendência é que as pessoas desconfiem dos seus produtos e serviços.

O plano de comunicação interna é a diretriz que os profissionais de RH e managers precisam seguir para garantir que as ações na empresa sejam realizadas com efetividade. Ele contém metas claras e mensuráveis, bem como os pontos fortes e fracos do cenário atual da empresa.

E é nesse cenário que um bom plano de comunicação interna faz a diferença. Por isso, continue conosco e entenda tudo o que precisa sobre essa estratégia!

O que é um plano de comunicação interna?

Primeiro, vamos entender o que é comunicação interna. Ela é um conjunto de estratégias e ações com o objetivo de facilitar o fluxo de comunicação entre a empresa e seus funcionários, além da comunicação entre as áreas.

Ela pode ser feita de diversas formas, utilizando os canais que a organização dispõe para a troca de informações internas, como quadro de avisos, newsletter, e-mail e ferramentas de mensagens institucionais.

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Melhora a colaboração e fortalece os laços dentro da sua equipe, facilita a interação entre departamentos, compartilha atualizações importantes e promove uma cultura de transparência

Em algumas empresas, principalmente grandes organizações, existe uma área voltada exclusivamente para essas práticas.

Agora que esclarecemos esse conceito, vamos entender o que é o plano de comunicação interna. Esse plano nada mais é do que a documentação do diagnóstico atual da comunicação da empresa com seus funcionários e o planejamento de ações para melhorá-la.

Ele deve contemplar suas fraquezas e oportunidades, uma análise dos canais de comunicação e, claro, as ações que se planeja realizar para aperfeiçoar essas estratégias.

Importância do plano de comunicação interna

Agora que você já entendeu o que é um plano de comunicação interna, deve estar imaginando os possíveis benefícios que ele pode trazer para a empresa. Por isso, listamos aqui alguns dos principais pontos para que você entenda a importância de criar um para a sua organização.

Ajuda na priorização das ações

Quando temos um objetivo claro e traçamos estratégias para atingi-lo, fica mais fácil priorizar as ações para entender qual deve ser feita com mais urgência e quais podem ser feitas por último.

Ao traçar um rumo mais claro, o plano de comunicação interna facilita essa priorização, fazendo com que todos saibam o que deve ser feito primeiro para alcançar os melhores resultados ao final.

Deixa o time mais focado

Saber exatamente o que é preciso para atingir os objetivos propostos é essencial para qualquer equipe, e não seria diferente nesse caso!

Ao ter as ações documentadas e priorizadas, cada membro do time de RH responsável pela comunicação interna saberá quais ações realizar e quando realizá-las, sem ficar “perdendo tempo” com iniciativas que fogem da estratégia traçada e que não contribuirão para os resultados.

Traz resultados mais rápidos

Com o maior foco nas estratégias que realmente importam e sem desperdiçar esforços em ações que não trarão grandes resultados, o time poderá ver os resultados surgindo de forma mais rápida.

Isso aumenta, inclusive, a satisfação da equipe, que verá os resultados de suas ações aparecendo e se sentirá cada vez mais motivado a seguir com o trabalho.

Melhora a imagem da empresa

Por trazer todos esses benefícios, o plano de comunicação interna também faz com que a imagem externa da empresa melhore.

Uma boa comunicação interna faz com que os funcionários fiquem mais felizes e satisfeitos com a organização, o que fará com que levem ao mercado uma imagem positiva da empresa, principalmente para potenciais talentos que possam vir a integrar a equipe futuramente.

Diminui a propagação de notícias falsas

As famosas conversas de corredor e a “rádio peão” geralmente espalham muitas fofocas e informações falsas, o que prejudica o ambiente corporativo.

Ao ter uma comunicação clara com seus funcionários, a empresa previne que sejam criadas e espalhadas falsas suposições sobre a organização e fatos que possam ter acontecido.

Como se faz um plano de comunicação interna?

Para criar um plano de comunicação interna, deve-se seguir alguns passos para que nenhum ponto importante fique de fora dessa etapa de planejamento. Dessa forma, pode-se garantir que as estratégias serão mais efetivas e os resultados positivos poderão ser vistos rapidamente.

Confira um passo a passo para criar um plano de comunicação interna na sua empresa:

1. Elabore um diagnóstico

Entender como está a situação atual da comunicação interna da empresa é essencial para identificar os pontos fortes, que poderão ser reforçados, e também aqueles que podem ser melhorados.

Por isso, elabore um diagnóstico com informações como, clima organizacional, cultura da empresa, missão, visão e valores, meios de comunicação utilizados com os funcionários e sua efetividade, e perfil dos colaboradores.

Além disso, é muito importante fazer uma matriz SWOT, identificando os pontos fortes, pontos fracos, ameaças e oportunidades. Desta forma, nenhum elemento passará batido na hora de criar suas ações estratégicas.

E não se esqueça de ouvir os funcionários! Isso pode trazer informações e insights valiosos tanto para entender a situação atual, como também para propor melhorias.

2. Conheça seu público

Você pode criar um plano de comunicação interna tecnicamente perfeito, mas se ele não estiver de acordo com o seu público, ele não dará nenhum resultado. É muito importante conhecer seus funcionários para identificar qual a melhor forma de se comunicar com ele e qual linguagem utilizar, por exemplo.

Imagine, se seus funcionários recebem uma grande quantidade de e-mail por dia, pode ser que mais um vindo do RH passe despercebido e a informação não seja captada da forma que deveria.

3. Defina suas metas e objetivos

São as metas e objetivos de comunicação interna que vão nortear a equipe na hora de criar as ações para a estratégia.

Uma maneira de criar bons objetivos é seguir a metodologia SMART:

• S (specific): cada objetivo deve ser específico para garantir que está abordando um ponto de cada vez
• M (measurable): o objetivo deve ser mensurável. Atrelando números ao objetivo fica muito mais fácil provar a eficiência das ações e entender se o objetivo realmente está sendo impactado
• A (attainable): as metas devem desafiar o time, porém não podem ser impossíveis. É importante saber dosar o nível de dificuldade para que não fique muito difícil a ponto de ser impossível alcançar e nem tão fácil para serem batidas muito rápido.
• R (relevant): os objetivos devem ser relevantes para atingir o resultado final
• T (time-related): deve ter um limite para a entrega do projeto, ajudando a dar mais foco para o time

4. Faça o planejamento

Depois de passar por todos os passos anteriores, chegou a hora de pensar nas ações que serão desenvolvidas para alcançar os objetivos. Sessões de brainstorm são ótimas para auxiliar esse processo. 

Ao fazer esse planejamento, não se esqueça de detalhar bem como será realizada cada ação, seu cronograma e orçamento.

5. Aposte em um software de comunicação interna

Os softwares de RH, como o de Sesame RH, compilam todas as informações que a empresa tem do funcionário em um único lugar. Além disso, ainda contam com uma seção voltada exclusivamente para auxiliar na comunicação interna entre a organização e os funcionários.

Ao contratar uma ferramenta desse tipo, você otimiza os processos e facilita a implementação do seu plano de comunicação.

Quais são os exemplos de comunicação interna?

A comunicação empresarial engloba uma variedade de canais e estratégias utilizados para facilitar a troca de informações dentro de uma organização. Aqui estão alguns exemplos de práticas comuns de comunicação interna:

1. E-mails corporativos: envio de e-mails para toda a equipe ou departamentos específicos, comunicando informações importantes, atualizações da empresa, eventos, conquistas e outras notícias relevantes.
2. Intranet: uma plataforma online interna que serve como um portal central para compartilhamento de informações. Pode incluir notícias da empresa, documentos importantes, diretórios de funcionários e fóruns de discussão.
3. Boletins internos: impressos ou eletrônicos que contêm atualizações sobre a empresa, mensagens da liderança, reconhecimento de funcionários, e outras informações relevantes.
4. Redes sociais corporativas: plataformas online internas que imitam o formato das redes sociais tradicionais, permitindo que os funcionários compartilhem informações, colaborem e se envolvam em discussões.
5. Canais de chat interno
   • Uso de plataformas de mensagens instantâneas ou chat interno para comunicação rápida e colaboração entre os membros da equipe.
6. Eventos corporativos: como conferências, seminários, festas e workshops, que promovem a interação entre os funcionários e facilitam a comunicação sobre iniciativas importantes.
7. Pesquisas de opinião e feedback: sobre temas como satisfação no trabalho, ambiente de trabalho e sugestões de melhoria.
8. Programas de reconhecimento: premiam o desempenho excepcional dos funcionários, incentivando uma cultura de reconhecimento e apreciação.
9. Cartazes e displays: ou telas digitais para exibir informações importantes, como metas, desafios, resultados e mensagens motivacionais.

A escolha e a combinação desses métodos dependem da cultura da empresa, das necessidades específicas de comunicação e das preferências dos funcionários. Uma estratégia de comunicação interna bem planejada contribui para o engajamento dos colaboradores, melhoria do clima organizacional e alinhamento com os objetivos da empresa.

Os indicadores para o plano de comunicação interna

Para avaliar a eficácia de um plano de comunicação interna, é importante medir o desempenho por meio de indicadores específicos. Esses indicadores ajudam a determinar se os objetivos estão sendo alcançados e permitem ajustes para otimizar a estratégia.

Aqui estão alguns indicadores chave de desempenho (KPIs) que podem ser utilizados para avaliar um plano de comunicação interna:

Taxa de engajamento

Mede o nível de participação dos funcionários nas iniciativas de comunicação. Isso inclui a interação com e-mails, participação em eventos, comentários em intranet ou redes sociais corporativas, entre outros.

Feedback dos funcionários

Coleta de feedback direto dos funcionários por meio de pesquisas de satisfação, entrevistas ou grupos focais. Perguntas podem abordar a eficácia da comunicação, a compreensão das mensagens e sugestões de melhoria.

Alcance das mensagens

Mede quantos funcionários foram alcançados pelas mensagens de comunicação. Pode incluir o número de visualizações de e-mails, acessos à intranet, participação em eventos e outros indicadores relacionados à disseminação das informações.

Taxa de abertura de e-mails

Avalia a porcentagem de funcionários que abriram os e-mails enviados. Isso pode indicar a eficácia do título, a relevância do conteúdo e a aceitação geral das mensagens.

Participação em eventos internos

Mede a participação em eventos corporativos, como reuniões, seminários, treinamentos e outras iniciativas presenciais ou virtuais.

Tempo de resposta a mensagens

Avalia quanto tempo os funcionários levam para responder ou agir com base nas mensagens recebidas. Isso pode indicar a urgência ou a relevância percebida das informações.

Taxa de retenção de informações

Mede a capacidade dos funcionários de reter e compreender as informações comunicadas ao longo do tempo. Pode ser avaliado por meio de testes, quizzes ou perguntas de acompanhamento.

Índice de acesso à intranet

Avalia quantos funcionários acessam a intranet regularmente para obter informações. Esse indicador pode destacar a importância da intranet como um canal de comunicação.

Taxa de alcance em redes sociais internas

Para organizações que utilizam redes sociais internas, como Yammer, Workplace ou outras, a taxa de alcance nessas plataformas é um indicador importante para avaliar o envolvimento e a disseminação de informações.

Impacto nas métricas de desempenho organizacional

Analisa se as iniciativas de comunicação interna têm impacto nas métricas chave de desempenho organizacional, como produtividade, satisfação do cliente, retenção de funcionários, entre outros.

Ao escolher indicadores para um plano de comunicação interna, é importante alinhá-los aos objetivos específicos da organização e aos resultados desejados.

A análise contínua desses indicadores fornece insights valiosos para aprimorar a estratégia de comunicação e garantir que ela atenda às necessidades dos funcionários e da empresa como um todo.