Processo de onboarding: guia passo a passo para integração

14 de março, 2024

A chegada de novos funcionários a uma empresa é sempre uma boa notícia. Significa crescimento.  Mas também traz desafios consideráveis. Um dos mais evidentes é adaptar novos trabalhadores nas equipes existentes o processo de onboarding.

Essa é a razão pela qual é importante ter um manual de funcionários forte para funcionários recém-recrutados dentro do processo de integração.

Qual é o processo de onboarding para funcionários recém-recrutados

Quando nos referimos ao processo de onboarding de uma empresa, estamos falando de um documento criado pela própria organização para facilitar e acelerar o processo de adaptação.

Cada pessoa tem seu próprio ritmo, mas ter um documento como esse encurta a curva de aprendizagem. O objetivo é que no primeiro dia de trabalho os novos funcionários saibam o que esperar do seu novo emprego.

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Felizmente, cada vez mais empresas estão se conscientizando da importância de ter essa ajuda para seus novos colaboradores.

Entre outras coisas, o trabalhador deve estar em dia com os procedimentos burocráticos e valores da empresa. Como você bem sabe, o processo de onboarding não é algo que deve ser deixado para o último dia.

Quanto antes começar, mais cedo este período de adaptação será concluído. Por essa razão, manual de boas-vindas para funcionários recém-recrutados geralmente é entregue poucos dias antes do primeiro dia de trabalho.

Dessa forma, também é possível envolver mais os funcionários, reforçando a sensação de pertencimento.

Guia de processo de onboarding para novos funcionários: conteúdos

Este documento faz parte do plano de boas-vindas de uma empresa, e, assim sendo, cada organização o estrutura-o de acordo com suas necessidades. No entanto, há uma série de elementos que não podem faltar ao manual de boas-vindas de uma empresa.

Estamos falando de um conteúdo-chave para que o acolhimento dos funcionários recém-chegados seja realmente eficaz, sem perda de tempo. É importante que você comece com uma tabela de conteúdos que permite que novos funcionários localizem rapidamente as informações que lhes interessam.

Mensagem de boas-vindas

O guia de boas-vindas para funcionários recém-recrutados deve começar com uma saudação do CEO (Diretor executivo) ou chefe da empresa.

Se os colaboradores aceitarem trabalhar para nossa empresa, 99% deles saberão o que a empresa faz. Mas, ainda assim, é interessante incluir uma apresentação sobre isso.

E que melhor maneira existe senão começar pelo início? Por uma revisão histórica com informações sobre a origem, trajetória e marcos da empresa.

Ela pode ser acompanhada de um arquivo com o nome atual, imagem corporativa, portfólio de produtos ou serviços, sede, departamentos, público, fornecedores e quaisquer outros dados que possam ser relevantes.

Valores corporativos

A história da empresa não será compreendida sem seus valores corporativos. Aqui temos duas opções. Por um lado, podemos definir os valores da empresa.

Por outro lado, existe a possibilidade da empresa querer se reorientar. Muitas vezes, decidimos renovar a força de trabalho em busca de valores que não podemos alcançar com nossa atual equipe de trabalho.

Cultura e políticas da empresa

Estamos entrando em um capítulo-chave do guia de boas-vindas para funcionários recém-recrutados, já que a maior parte das informações está aqui incluída. Aqui estão alguns dos destaques:

• Código de vestimenta: como os funcionários devem se vestir? Formal ou informal? Shorts são permitidos no verão? Eles têm que usar itens de segurança como botas, capacetes, coletes refletores ou luvas?
• Horas de trabalho e intervalos: não podemos ignorar o sistema de controle de tempo, as entradas e saídas do relógio e a gestão de horas extras.
• Faltas e feriados: cada empresa tem políticas e protocolos para férias, licença ou até mesmo para solicitar um turno de trabalho. Deve ser explicado como solicitar férias, em que casos as faltas são permitidas, como justificá-las, etc.

Informações sobre o trabalho

Por fim, devemos falar sobre as questões relacionadas ao trabalho a ser realizado. Problemas como ferramentas de computador (acessibilidade e uso) são importantes, especialmente quando se trata de processo de integração digital.

Devemos também falar sobre a prevenção de riscos ocupacionais ou as possibilidades de formação de funcionários na empresa.

Ter programas de RH como o Sesame RH facilita a preparação do processo de onboarding para funcionários recém-contratados. Um programa como esse é seu melhor aliado nos processos de integração.

Quais as melhores práticas para tornar o onboarding atraente?

O onboarding, ou integração de novos colaboradores, é um processo crucial para garantir uma transição suave para os recém-chegados e contribuir para a sua rápida adaptação à cultura e ao ambiente de trabalho da empresa.

Tornar o onboarding atraente envolve a implementação de práticas que tornem o processo informativo, envolvente e acolhedor. Aqui estão algumas melhores práticas:

1. Comunique antecipadamente

Envie informações relevantes antes do primeiro dia de trabalho, como detalhes sobre a cultura da empresa, documentos a serem preenchidos e informações práticas sobre o local de trabalho.

2. Crie um roteiro restruturado

Desenvolva um roteiro estruturado para os primeiros dias, abrangendo apresentações, treinamentos, reuniões com membros da equipe e atividades que ajudem os novos colaboradores a se ambientarem.

3. Atribua um mentor

Atribua um mentor para cada novo colaborador. O mentor pode orientar, responder a perguntas e ajudar na integração social, proporcionando uma experiência mais personalizada.

4. Personalize o treinamento

Personalize o treinamento de acordo com o cargo e as responsabilidades do novo colaborador. Isso ajuda a tornar o processo mais relevante e orientado para as necessidades específicas do cargo.

Qual a importância da integração de novos funcionários?

A integração de novos funcionários, também conhecida como onboarding, desempenha um papel crucial nas organizações e é fundamental por diversas razões:

Adaptação rápida

Facilita a adaptação rápida dos novos funcionários ao ambiente de trabalho, à cultura da empresa, às políticas e aos procedimentos, permitindo que eles se sintam confortáveis e produtivos mais rapidamente.

Engajamento inicial

Contribui para o engajamento desde o início, estabelecendo uma base sólida para o relacionamento entre a empresa e o colaborador. Um onboarding eficaz pode aumentar a satisfação e o comprometimento.

3. Redução da ansiedade

Minimiza a ansiedade e o estresse associados à entrada em um novo ambiente de trabalho, proporcionando informações claras e apoio durante os primeiros dias e semanas.

Compreensão dos objetivos e valores

Ajuda os novos funcionários a compreenderem os objetivos, missão, visão e valores da empresa, alinhando-se à cultura organizacional e promovendo a integração.

Dicas para um processo de onboarding de sucesso dia a dia

Para garantir um processo de onboarding bem-sucedido, é importante considerar diversas estratégias que abrangem desde a preparação prévia até o acompanhamento contínuo. Aqui estão algumas dicas para um onboarding eficaz:

Antes do primeiro dia:

1. Comunicação antecipada: envie informações sobre a empresa, manuais do funcionário e formulários antes do primeiro dia para que o novo colaborador possa se preparar.
2. Ambiente de trabalho preparado: garanta que o local de trabalho esteja pronto, com computadores, equipamentos e ferramentas necessárias.
3. Atribuição de mentor: atribua um mentor para oferecer orientação e apoio durante os primeiros dias.

No primeiro dia

1. Recepção acolhedora: receba o novo colaborador com uma recepção calorosa, apresentando-o à equipe e mostrando as instalações.
2. Documentação inicial: reserve tempo para preenchimento de documentos, apresentando políticas, benefícios e informações importantes.
3. Introdução à cultura organizacional: apresente a cultura da empresa, destacando valores, missão e visão.
4. Treinamento em ferramentas: forneça treinamento nas ferramentas e sistemas utilizados na empresa.

Nos primeiros dias e semanas

1. Acompanhamento regular: realize check-ins regulares nos primeiros dias para garantir que o novo colaborador se sinta confortável e esclarecer dúvidas.
2. Treinamento específico: ofereça treinamento específico sobre as competências necessárias para o cargo.
3. Integração social: promova atividades sociais para facilitar a integração do novo colaborador à equipe.

Maneiras de inovar no processo de onboarding

1. Onboarding virtual: utilização de plataformas e ferramentas digitais para criar uma experiência de onboarding virtual interativa e envolvente.
2. Realidade Virtual (VR) e Realidade Aumentada (AR): incorporação de tecnologias como VR e AR para simular ambientes de trabalho, proporcionando uma experiência mais imersiva.
3. Gamificação: introdução de elementos de gamificação no processo de onboarding para torná-lo mais divertido e envolvente.
4. Mentoria online: implementação de uma ferramenta de onboarding o de mentoria online para facilitar a orientação à distância.