9 de janeiro, 2026

O relatório de funcionários é uma das ferramentas mais subestimadas, e ao mesmo tempo mais críticas, da gestão de pessoas. Quando mal estruturado, vira apenas um documento burocrático. Porém, quando bem feito, torna-se um instrumento estratégico para decisões de desempenho, desenvolvimento, compliance e produtividade.

Em empresas em crescimento, onde a complexidade operacional se desenvolve rápido, improvisar esse tipo de registro deixa de ser uma opção.

Na prática, é justamente aí que entra o apoio de um software para relatórios de RH, capaz de padronizar informações, reduzir erros e garantir rastreabilidade dos dados. Antes de falar em ferramentas, porém, é essencial entender o método: o que o relatório precisa conter, como organizá-lo e qual objetivo ele deve cumprir em cada contexto.ç

Siga com a leitura e confira o passo a passo completo, exemplos práticos e um modelo pronto para aplicar na sua empresa.

Como fazer um relatório de um funcionário de forma correta e estratégica?

Fazer um relatório de funcionário não é apenas descrever comportamentos ou listar entregas. O primeiro passo é definir a finalidade do relatório: avaliação de desempenho, acompanhamento periódico, promoção, feedback corretivo ou documentação formal para fins legais.

A partir disso, o RH deve garantir três pilares básicos: objetividade, critérios claros e registros baseados em fatos observáveis. Relatórios genéricos, subjetivos ou excessivamente opinativos perdem valor e podem gerar ruídos com lideranças e colaboradores, como explica Cristina Martín, diretora de RH da Sesame:

“Um bom relatório de funcionário não serve apenas para avaliar o passado, mas para orientar decisões futuras com base em dados concretos e comparáveis. Essa visão muda completamente a forma como o documento é construído”.

Como fazer um relatório de trabalho sem cair em descrições vagas?

O relatório de trabalho deve refletir o desempenho real do colaborador em relação às expectativas do cargo, e não apenas uma percepção isolada do gestor. Para isso, é fundamental partir de critérios previamente definidos, como metas, prazos, qualidade das entregas e colaboração com a equipe.

Evite termos genéricos como “bom profissional” ou “precisa melhorar”. Em vez disso, descreva situações concretas, resultados mensuráveis e impactos no time ou no negócio. Esse cuidado torna o relatório mais justo, defensável e útil para planos de desenvolvimento.

Além disso, relatórios de trabalho bem feitos facilitam auditorias internas, processos de promoção e alinhamento entre RH e liderança, especialmente em empresas em crescimento, onde decisões precisam ser rápidas e bem fundamentadas.

Para ver o passo a passo, siga os pontos abaixo e use cada etapa como um “check” antes de finalizar o texto.

1. Defina o objetivo do relatório e o período analisado.

Antes de escrever qualquer linha, deixe explícito o motivo do relatório (avaliação periódica, acompanhamento, feedback corretivo, promoção, mudança de função) e qual período ele cobre.

Isso evita que o documento vire um compilado de impressões soltas e força o texto a responder a uma pergunta clara: o que precisa ser decidido ou registrado a partir daqui?
Em empresas em crescimento, essa clareza também protege o RH: decisões ficam rastreáveis e menos sujeitas a interpretações.

2. Traga o “padrão do cargo” para dentro do texto.

Relatório bom compara desempenho com expectativa. Então, transforme as expectativas do cargo em critérios objetivos: metas, entregas-chave, SLAs/prazos, qualidade, autonomia, comunicação, colaboração e aderência a processos.

Se houver metas formais, cite números. Se não houver, use indicadores operacionais (ex.: volume de tickets, tempo médio de resposta, retrabalho, cumprimento de checklist, precisão de registros).
O relatório deixa de ser “sobre a pessoa” e passa a ser “sobre o trabalho”.

3. Use evidências: exemplos concretos, números e contexto.

Troque adjetivos por fatos. Em vez de “é comprometido”, descreva: o que entregou, quando, com qual impacto. Sempre que possível, inclua métricas (resultado, tempo, custo, retrabalho, qualidade).

Quando o dado não existir, use exemplos verificáveis (projetos, entregas, interações com áreas).
O contexto também importa: aumento de demanda, mudança de escopo, ausência na equipe, sazonalidade. Isso torna o relatório defensável e útil para decisões.

4. Escreva com linguagem observável e neutra.

Evite “bom profissional”, “tem perfil”, “não tem atitude”, “é difícil”. Prefira formulações específicas: comportamento observado + efeito. Exemplo:

“Nas reuniões de alinhamento, interrompe colegas com frequência, o que reduz a participação do time”.
“Entrega análises no prazo, mas sem padronização, o que aumenta o tempo de revisão”.

Esse formato reduz ruído, melhora a qualidade do feedback e diminui risco de interpretações pessoais.

5. Separe resultados de comportamento e conecte ao impacto no negócio.

Um relatório completo não mistura tudo. Estruture em dois blocos: (a) entregas/resultados e (b) competências/comportamentos.

Em ambos, conecte ao impacto: previsibilidade, produtividade, satisfação do cliente interno, redução de erros, continuidade operacional.
Isso ajuda liderança a entender por que o ponto importa e cria base para ações concretas, não apenas opiniões.

6. Conclua com próximos passos acionáveis.

Relatório que termina em “precisa melhorar” é relatório incompleto. Feche com recomendações específicas: treinamento, mentoria, ajustes de processo, metas para o próximo ciclo, checkpoints (30/60/90 dias) e critérios de sucesso. Quando o colaborador sabe exatamente o que mudar e como será medido, a chance de evolução aumenta, e o RH ganha consistência no acompanhamento.

Quais são os 3 tipos de relatórios mais usados no RH?

Antes de avançar para o modelo prático, vale entender que nem todo relatório de funcionários tem o mesmo objetivo. No RH, três tipos são os mais recorrentes.

Relatório de desempenho: focado na análise de resultados, competências e comportamento ao longo de um período específico. É comum em avaliações semestrais ou anuais e serve como base para feedbacks estruturados e decisões de carreira.
Relatório de acompanhamento ou evolução: utilizado para monitorar o desenvolvimento contínuo do colaborador, especialmente após feedbacks, mudanças de função ou planos de melhoria. Ajuda o RH a acompanhar progressos e ajustes necessários.
Relatório documental ou administrativo: mais objetivo e formal, registra informações relevantes para fins legais, compliance ou histórico do colaborador. Inclui dados como mudanças contratuais, advertências ou registros exigidos por fiscalização.

O que escrever na avaliação de um funcionário para gerar valor real?

Uma avaliação eficaz precisa equilibrar dados objetivos e análise qualitativa. Comece contextualizando o período avaliado e o papel do colaborador, depois avance para os critérios definidos pela empresa.

É importante destacar pontos fortes com exemplos concretos, apontar oportunidades de desenvolvimento de forma construtiva e, sempre que possível, incluir recomendações práticas. Isso transforma o relatório em uma ferramenta de crescimento, não apenas de controle.

“Avaliar não é julgar, é oferecer clareza. Quando o colaborador entende os critérios e os registros são consistentes, o engajamento tende a aumentar”, reforça Cristina Martín, acrescentando que essa clareza começa no texto do relatório.

Ter um modelo claro de relatório de funcionários evita dois problemas comuns no RH: documentos excessivamente subjetivos e registros inconsistentes entre áreas e gestores. Um bom modelo serve como guia, garante padronização e facilita tanto a análise de desempenho quanto decisões futuras, como promoções, ajustes de função ou planos de desenvolvimento.

A seguir, você encontra um passo a passo completo que pode ser aplicado em empresas de médio porte, adaptando critérios e nível de detalhamento conforme a maturidade do RH e a complexidade das equipes.

1. Identificação do colaborador

Comece com os dados básicos que contextualizam o relatório: nome completo, cargo, área, gestor responsável e período avaliado. Esse bloco garante rastreabilidade e evita confusões em empresas com alta rotatividade ou múltiplas avaliações simultâneas. Sempre que possível, mantenha o mesmo padrão de identificação em todos os relatórios para facilitar consultas futuras.

2. Objetivo do relatório

Deixe claro por que o relatório está sendo elaborado. Pode ser uma avaliação periódica, acompanhamento após feedback, análise para promoção, mudança de função ou registro formal. Esse ponto orienta toda a leitura do documento e ajuda o colaborador e a liderança a entenderem como as informações serão utilizadas nas decisões de RH.

3. Critérios avaliados

Liste os critérios utilizados na avaliação, sempre alinhados às expectativas do cargo. Inclua aspectos como cumprimento de metas, qualidade das entregas, organização, comunicação, colaboração com a equipe e aderência a processos internos. Quando possível, conecte os critérios a indicadores ou metas já existentes para reduzir subjetividade e aumentar a clareza.

4. Análise de desempenho

Este é o núcleo do relatório. Descreva o desempenho observado com base em fatos, exemplos e, sempre que possível, dados mensuráveis. Evite julgamentos genéricos e foque no impacto do trabalho realizado no time, nos processos ou nos resultados do negócio. Uma boa análise de desempenho permite comparar evolução ao longo do tempo e sustentar decisões de forma consistente.

5. Pontos fortes

Destaque competências, comportamentos e entregas que contribuem positivamente para o desempenho individual e coletivo. Esse bloco é essencial para reforçar boas práticas, aumentar o engajamento do colaborador e orientar lideranças sobre talentos que podem ser desenvolvidos ou assumir novos desafios.

6. Pontos de desenvolvimento

Aponte oportunidades de melhoria de forma objetiva e construtiva. Evite termos vagos e prefira indicar comportamentos observáveis ou lacunas específicas. Sempre que possível, relacione os pontos de desenvolvimento a ações práticas, como ajustes de processo, apoio da liderança ou capacitação técnica.

7. Recomendações e próximos passos

Finalize o relatório com recomendações claras: treinamentos, metas para o próximo ciclo, acompanhamento periódico ou outras ações de desenvolvimento. Esse fechamento transforma o relatório em um instrumento ativo de gestão, e não apenas em um registro estático.

Com o aumento do volume de dados e da complexidade das equipes, manter esse nível de consistência manualmente se torna cada vez mais difícil. É nesse contexto que a tecnologia passa a ser uma aliada estratégica. Soluções como o software de RH da Sesame permitem centralizar informações, padronizar relatórios de funcionários, acompanhar históricos e reduzir erros operacionais.

Além de economizar tempo, o uso de um software para relatórios de RH traz mais segurança, agilidade e clareza para empresas de médio porte, que precisam tomar decisões rápidas sem perder controle. A Sesame oferece funcionalidades específicas para avaliação, acompanhamento e documentação de colaboradores, com interface intuitiva, suporte humanizado e teste grátis para quem quer estruturar o processo antes de escalar.

Como a Sesame ajuda a criar relatórios de funcionários ?

À medida que a empresa cresce, os relatórios de funcionários deixam de ser apenas registros operacionais e passam a exigir padronização, histórico confiável e agilidade. Manter esse processo em planilhas ou documentos isolados aumenta o risco de inconsistências, retrabalho e perda de informações relevantes para decisões de gestão e compliance.

O software de RH da Sesame ajuda o RH a centralizar dados, organizar registros ao longo do tempo e criar relatórios mais claros e comparáveis. Com critérios padronizados e histórico estruturado, o processo se torna mais justo, escalável e seguro, além de reduzir falhas manuais e facilitar auditorias e consultas sempre que necessário.

Com a Sesame, o RH pode contar com funcionalidades como:

A boa notícia é que a Sesame oferece teste grátis, permitindo que o RH experimente na prática como organizar relatórios de funcionários de forma mais estruturada, segura e padronizada.

É uma forma simples de validar o processo, testar as funcionalidades no dia a dia e entender como a tecnologia pode apoiar decisões de desempenho, desenvolvimento e compliance antes de escalar a operação.

Experimente a Sesame HR agora mesmo!

Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.

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