10 de julho, 2025

O setor de Recursos Humanos está no centro de uma equação delicada: entregar resultados com times cada vez mais enxutos, processos mais ágeis e orçamentos limitados. A gestão de custos deixou de ser um tema exclusivo do financeiro e passou a ser uma competência essencial do RH moderno, especialmente em empresas que precisam justificar cada real investido em pessoas, tecnologia e operação.

Entre decisões mal calibradas, jornadas descontroladas e informações inconsistentes, os desperdícios operacionais costumam se esconder em detalhes invisíveis do dia a dia. E o impacto real aparece no fim do mês, na folha de pagamento. Quando não há visibilidade total do que está sendo gasto, onde e por que, o RH perde controle, previsibilidade e eficiência. É aí que os incidentes na folha de pagamento deixam de ser exceção e viram rotina.

Gestão de custos no RH: mais do que cortar, é entender e corrigir

Aplicar gestão de custos no RH não significa eliminar benefícios ou reduzir equipe. O ponto central está em identificar onde há desperdício, seja de tempo, recursos ou informação, e agir com base em dados confiáveis. Quem faz esse alerta é Cristina Martín, diretora de RH da Sesame:

“A redução de custos real acontece quando o RH consegue enxergar a origem do problema, não só o sintoma. Incidentes na folha, por exemplo, quase sempre vêm de falhas em processos anteriores, ponto, escala, cadastro, comunicação.”

Isso exige um RH com visão de processo, domínio sobre indicadores e capacidade de transformar dados operacionais em decisões estratégicas.

Veja os principais gargalos de custo que podem estar passando despercebidos

Os maiores desperdícios no RH não costumam ser visíveis de imediato. Eles se acumulam em micro falhas operacionais, decisões sem rastreabilidade e processos fragmentados. A seguir, veja onde estão os pontos críticos que devem entrar no radar do gestor:

Lançamentos manuais e erros recorrentes na folha

Em empresas que ainda operam parte da folha de pagamento manualmente, os erros de digitação, cálculos mal feitos ou parâmetros desatualizados podem gerar prejuízos sérios. Adicionais não computados, descontos em duplicidade ou encargos aplicados incorretamente são mais comuns do que parecem, e se tornam incidentes recorrentes.

Jornada de trabalho descontrolada

Sem uma plataforma de controle de ponto confiável, o RH não consegue rastrear excesso de jornada, ausências frequentes, bancos de horas negativos ou acúmulo de horas extras. Isso gera custo invisível, afeta o planejamento da folha e abre brechas para riscos legais.

Falta de visibilidade sobre dados operacionais

Muitos gestores tomam decisões com base em feeling ou planilhas desatualizadas. Sem apoio de ferramentas como People Analytics, fica difícil identificar quais setores concentram mais absenteísmo, quais equipes têm maior custo por colaborador ou onde há sobreposição de escalas, como destaca Cristina Martín:

“O custo de uma decisão errada no RH é sempre maior do que parece. É salário mal alocado, tempo perdido, rotatividade disfarçada. E tudo isso pesa no orçamento.”

Como aplicar a gestão de custos com inteligência no dia a dia do RH

A eficiência financeira no RH depende de ações estruturadas e de tecnologia como aliada. Veja como começar esse processo de forma prática:

Mapeie os principais pontos de custo por centro de trabalho

O primeiro passo é entender onde estão os maiores centros de custo: folha de pagamento, benefícios, turnos, horas extras, absenteísmo, turnover. Isso exige integrar os dados de diferentes áreas e cruzar informações operacionais com indicadores financeiros.

Use dashboards de RH para monitorar custos por equipe, turno ou setor.
Crie alertas para picos fora do padrão em folha ou jornadas.
Valide se os dados de ponto, escala e contratação estão sincronizados.

Reduza retrabalho com validações automáticas

Automatizar o fluxo de dados entre ponto, escalas e folha evita o retrabalho recorrente e os erros manuais.

Implante sistemas que validem dados antes do fechamento da folha.
Reduza o tempo gasto com conferências manuais.
Elimine cálculos paralelos e planilhas que criam ruído entre áreas.

Crie uma cultura de responsabilidade compartilhada

A gestão de custos não deve ser responsabilidade apenas do RH. Líderes, coordenadores e times precisam entender o impacto de ausências, retrabalhos e desvios.

Compartilhe relatórios objetivos com líderes sobre custo de equipe.
Envolva gestores nas decisões de jornada, escalas e contratações.
Treine o time para identificar sinais de ineficiência operacional.

A tecnologia como aliada da gestão de custos no RH

O uso de soluções digitais é o fator que diferencia RHs operacionais de RHs estratégicos. Com o apoio de plataformas inteligentes, é possível automatizar processos críticos e eliminar gargalos de forma precisa, segura e escalável.

Sesame HR

O software de RH da Sesame oferece uma abordagem completa para ajudar o gestor a aplicar a gestão de custos de forma prática:

Detecção automática de incidentes na folha de pagamento, com alertas antes do fechamento;
Controle de ponto digital, com cruzamento entre jornada planejada e horas reais;
Gestão de escalas, para otimizar turnos, evitar sobreposição e reduzir ociosidade;
People Analytics, com dashboards inteligentes sobre custos, jornada, absenteísmo e produtividade;
Centralização de dados, reduzindo retrabalho e erros entre RH, financeiro e jurídico.

Tudo isso com uma interface simples, suporte consultivo e teste grátis, ideal para empresas entre 15 e 200 colaboradores que precisam de eficiência, clareza e controle real sobre os custos de sua operação de RH.

Com a tecnologia certa, o RH deixa de apagar incêndios e passa a tomar decisões com base em dados, e resultados.

Experimente Sesame!

Sou um profissional de Recursos Humanos que se destaca em administração de folha de pagamento, gerenciamento de relações trabalhistas e consultoria trabalhista. Minha formação acadêmica em direito trabalhista e recursos humanos me permitiu desenvolver uma compreensão completa da dinâmica trabalhista e da gestão de pessoal.

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