Salários e remunerações

Holerite eletrônico e suas vantagens para o processo de pagamento no RH

O holerite eletrônico vai além da digitalização: melhora a gestão da folha, previne erros salariais e fortalece a credibilidade do RH.

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Lukas Letieres

HR Consultant

holerite eletrônico

20 de junho, 2025



Veja as principais fragilidades do modelo tradicional:

  • Extravio ou perda do comprovante.
  • Atraso na entrega e falta de transparência para o colaborador.
  • Erros de impressão ou digitação não verificados a tempo.
  • Falta de histórico acessível e organizado.
  • Maior exposição a falhas na conferência da folha.

Como a digitalização corrige esses problemas?

Com a digitalização, a geração e o envio do holerite passam a ser automatizados, eliminando a maioria dos riscos acima. Além disso, o uso de autenticação eletrônica e sistemas criptografados assegura a integridade e a confidencialidade das informações.

O colaborador acessa seu holerite de forma simples, com login pessoal, e o RH consegue monitorar se o documento foi visualizado, tudo de maneira documentada.

Quais são as vantagens reais do holerite eletrônico no RH estratégico

Muito além da eficiência operacional, o holerite eletrônico se conecta com pilares centrais da gestão moderna de pessoas: confiança, transparência e valorização do tempo.

“Empresas que evoluem para um RH mais digital percebem que a tecnologia não é custo, é reputação. Um holerite bem entregue é símbolo de respeito com quem constrói os resultados da empresa”, reforça Cristina Martín.

Além da praticidade, destacam-se vantagens como:

  • Redução de erros manuais e retrabalho.
  • Maior conformidade com prazos e legislações.
  • Melhoria na comunicação interna.
  • Facilidade para auditorias e consultas internas.
  • Redução de papel, impressão e processos administrativos.

Esses benefícios são ainda mais relevantes em empresas com equipes distribuídas, alta rotatividade ou necessidade de agilidade na gestão de pessoas.

O que o RH precisa garantir para uma digitalização segura e sem falhas

Migrar do holerite físico para o digital é um passo estratégico, mas que exige planejamento e atenção total aos requisitos legais, técnicos e humanos. Não se trata apenas de escolher uma nova ferramenta, mas de estruturar processos, garantir segurança e promover uma mudança cultural dentro da empresa.

A CLT já reconhece a validade do holerite eletrônico, desde que ele esteja acessível, protegido e em conformidade com os direitos do colaborador. Ao mesmo tempo, a LGPD impõe responsabilidades rigorosas sobre o tratamento dos dados salariais, que são considerados sensíveis.

Para que a transição seja segura, eficaz e bem recebida pela equipe, alguns elementos devem estar no centro da estratégia do RH.

Pontos essenciais para garantir uma transição segura para o holerite eletrônico

A estrutura por trás do holerite eletrônico deve proteger a empresa de falhas jurídicas e garantir confiança ao colaborador. Para isso, o RH precisa observar práticas obrigatórias:

Utilizar plataforma que assegure autenticidade e sigilo

Softwares especializados devem adotar criptografia, autenticação segura e mecanismos de auditoria. Esses recursos garantem que o holerite seja acessado apenas por pessoas autorizadas e que toda movimentação seja registrada, oferecendo rastreabilidade completa em caso de auditorias ou disputas legais.

Oferecer acesso por login individual com rastreabilidade

Cada colaborador deve contar com um canal exclusivo, protegido por senha ou autenticação em duas etapas. O sistema precisa registrar data, hora e dispositivo utilizados no acesso, garantindo total controle sobre a circulação de informações salariais.

Garantir consentimento do colaborador, com política clara

A entrega eletrônica do holerite só tem validade legal quando há consentimento formal do colaborador. O ideal é que a empresa informe o novo processo com transparência e solicite aceite por escrito, alinhado a uma política de privacidade em conformidade com a LGPD.

Manter backup e histórico de holerites por, no mínimo, cinco anos

A legislação trabalhista brasileira determina que os comprovantes de pagamento sejam armazenados por pelo menos cinco anos. Plataformas digitais devem cumprir esse requisito automaticamente, com cópias seguras e organizadas para garantir a conformidade da empresa.

Oferecer suporte ao colaborador em caso de dúvidas ou falhas

Mesmo com processos automatizados, o atendimento ao colaborador não deve ser negligenciado. É essencial manter canais ativos para esclarecimento de dúvidas, recuperação de acesso ou correção de informações, reforçando a confiança no novo sistema digital.

Comunicação clara é parte do processo, e não pode ser ignorada na implementação do holerite eletrônico

Mesmo com todas as garantias técnicas, o fator humano segue essencial. A adesão dos colaboradores ao holerite eletrônico depende, em grande parte, da forma como o RH comunica a mudança. Explicar os benefícios, apresentar tutoriais simples, responder dúvidas com agilidade, tudo isso fortalece a percepção de transparência e cuidado.

“A resistência à digitalização geralmente vem da falta de explicação. Quando o colaborador entende o que muda, por que muda e o que ele ganha com isso, a adesão acontece de forma natural”, reforça Cristina Martín.

A dica é envolver os gestores de equipe no processo, promover treinamentos rápidos e reforçar que o RH continua presente, mesmo com processos automatizados. Um colaborador bem informado se sente mais valorizado, e tende a confiar mais na empresa. É esse tipo de percepção que transforma tecnologia em cultura.

Como a tecnologia facilita a gestão e previne erros no processo

Automatizar a entrega do holerite não é apenas uma evolução operacional, é uma forma de blindar o RH contra falhas e reforçar a governança sobre os dados trabalhistas. Sistemas modernos garantem agilidade, rastreamento, consistência e conformidade, tudo em uma mesma interface.

O software de RH da Sesame é um exemplo de solução prática e eficiente. Com ele, o gestor pode gerar e enviar holerites eletrônicos com segurança e rapidez, mantendo todo o histórico organizado, acessível e conforme às exigências legais.

A plataforma ainda permite monitorar a visualização, controlar incidentes na folha de pagamento, integrar banco de horas, ponto, férias e benefícios, tudo em um só lugar.

Para empresas que desejam testar antes de decidir, a Sesame oferece teste grátis, ideal para validar o impacto da solução sem riscos. Ao centralizar e automatizar esse processo, o RH ganha tempo, confiança e eficiência, exatamente o que se espera de uma gestão moderna e estratégica.

Ricardo López

HR Specialist | LinkedIn | | Web | +post

Sou um profissional de Recursos Humanos que se destaca em administração de folha de pagamento, gerenciamento de relações trabalhistas e consultoria trabalhista. Minha formação acadêmica em direito trabalhista e recursos humanos me permitiu desenvolver uma compreensão completa da dinâmica trabalhista e da gestão de pessoal.

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