Sistema de ponto digital: controle de horários simplificado

10 de janeiro, 2024

Toda equipe de Recursos Humanos sabe que controlar os horários de entrada, intervalo, saída, horas extras e folga dos colaboradores nunca foi tarefa fácil. Atualmente isso pode ser mais fácil com um sistema de ponto digital para empresas.

Existem empresas que chegam a ficar semanas para conseguir fechar a folha de ponto manualmente. Isso pode levar a atrasos de outros processos e traz grandes prejuízos para a organização.

Em um mundo onde tempo é dinheiro, economizar tempo e mão de obra nas atividades é fundamental para a saúde financeira de seu empreendimento.

Adotando tecnologias que otimizem a rotina da equipe e diminuam a quantidade de pessoas envolvidas nos processos você poderá focar no desenvolvimento profissional desses colaboradores.

Quando sua empresa adota práticas para controlar a jornada de trabalho, faz com que os colaboradores se tornem mais produtivos. Faz também com que as equipes sejam mais estratégicas e que o RH possa focar no que realmente importa.

O sistema de controle de ponto surgiu para simplificar essa atividade, e registrar tudo digitalmente. Desta maneira, em apenas alguns passos o RH terá em mão a folha de ponto mensal de cada funcionário já tratada e fechada.

Como funciona um sistema de ponto digital?

Para que você trabalhe com um sistema de ponto digital é necessário contratar uma empresa de serviço terceirizado. Também é possível pagar por um software que realize essa tarefa, possibilitando que os colaboradores possam fazer o registro de ponto usando um site ou aplicativo.

O ponto digital não necessita de fios ou de qualquer conexão via cabo para que possa funcionar.

Seu funcionamento se dá através de um sistema de ponto eletrônico com funcionamento em nuvem. Isto é, para seu funcionamento, basta que o sistema seja configurado com as informações de sua empresa.

A partir do momento em que o funcionário registrar o seu ponto, todas as informações serão armazenadas em um servidor. A partir daí poderão ser consultadas a qualquer momento, sem a necessidade de copiar as informações e passá-las para outro sistema.

O ponto digital traz também a possibilidade de os funcionários baterem seu ponto fora da empresa. Isso facilita a vida daqueles que realizam suas atividades externamente ou em home office.

Qual é a diferença do sistema de ponto digital para o relógio de ponto?

Vejamos abaixo a diferença entre o relógio de ponto e o sistema de ponto digital. Observando essas diferenças você poderá optar por qual sistema mais se encaixa em sua empresa.

Relógio de ponto

O relógio de ponto conta com uma saída USB para exportar os dados, e um leitor de código de barras para ler o crachá e fazer seu registro.

Ele conta ainda com uma série de outras funcionalidades. Podemos citar a biometria, touchscreen, impressora e wi-fi. Elas permitem que o relógio se conecte com o software de tratamento de ponto, que serve para fazer ajustes nos pontos marcados. Isso é importante, principalmente no caso de erros ou quando o colaborador esquece de realizar a marcação.

Os relógios de ponto mais avançados contam com um sistema de tratamento de ponto diretamente no dispositivo. Eles contamtambém com um sistema de inviolabilidade, que dificulta a violação de seus registros.

Outro ponto que chama a atenção, é quanto à manutenção. Além do custo inicial de implantação, é importante contar os gastos com manutenção e com a compra da bobina térmica para emissão dos comprovantes.

Lembrando também que, se a empresa tiver uma grande quantidade de funcionários, será necessário comprar mais de um equipamento. Isso reduzirá as filas nas horas de entradas, saídas e intervalos.

Vale a pena lembrar, que esse tipo de ferramenta não permite que os colaboradores registrem o ponto de onde estiverem. Esse serviço não auxiliaria no controle de jornada das empresas que possuem equipes em home office ou remotas.

Sistema de ponto digital

O sistema de ponto digital é a opção mais completa para as empresas que precisam de um sistema que atinja todas as necessidades do RH.

Ao contrário da máquina de ponto eletrônico, o sistema de ponto digital não tem custos de implantação ou de manutenção. Em outras palavras, cada funcionário usa seu próprio smartphone ou computador/tablet.

Através do sistema de ponto para empresas online, a empresa poderá disponibilizar várias formas de registro de ponto. Dessa maneira poderá agrupar informações e obtê-las em poucos cliques.

Sempe que o funcionário registrar seu ponto por QR code, reconhecimento facial ou aplicativo, ficará tudo registrado na plataforma de maneira simples e segura.

Outra vantagem deste sistema é sua total transparência, pois permite que o colaborador, gestor ou setor de RH acompanhem os pontos em tempo real.

Benefícios de ter um sistema de ponto digital na sua empresa

Após explanarmos as características de cada controle de ponto, vejamos quais os benefícios de se ter um controle de ponto digital.

Segurança

As plataformas de folha de ponto digital, por meio de suas funcionalidades, impedem falsificações. O sistema de GPS aponta a localização exata do colaborador quando iniciou seu expediente, aumentando a segurança para a empresa ao impedir possíveis adulterações

Autonomia

Com a utilização do sistema de marcação de ponto digital os colaboradores aprendem a ser mais responsáveis com as marcações de horário. Eles inserem na empresa um conceito inovador, chamado empoderamento do colaborador, oferecendo autonomia em sua vida profissional.

Otimização de funcionários

O RH não podia dar atenção a outras demandas, já que necessitava ficar focada em seu trabalho para que não houvessem falhas.

Com a utilização de sistemas inteligentes, os lançamentos são feitos em tempo real e a folha de pagamento é gerada automaticamente. Assim, com toda essa eficiência os erros, e riscos de ações trabalhistas por pagamentos errados são praticamente nulas. Dessa maneira, o time de RH terá muito mais tempo para focar suas competências nas estratégias da organização.

Então, se sua empresa ainda não possui um sistema de marcação de ponto digital, é hora de pensar no assunto. A menos, é claro, que você queira ser deixado para trás!!