Software de controle de documentos: precisão e organização em sua empresa

22 de março, 2024

Toda empresa possui diferentes necessidades quando se fala em software de controle de documentos, porém precisão e organização são dois requisitos que nunca poderão ser excluídos. Em outras palavras, é importante pesquisar para encontrar a solução certa que vai beneficiar sua empresa antes de fazer uma escolha.  

Desse modo, hoje veremos todos os detalhes sobre o software de gestão de documentos, vamos começar?

Como funciona um software de controle de documentos?

Em princípio, um software de controle de documentos funciona como uma plataforma centralizada para armazenar, gerenciar e controlar todos os documentos e informações importantes de uma empresa. Assim sendo, vejamos mais detalhadamente como ele opera:

Todas as informações que você precisa, em um só lugar, com o Gerenciador de Documentos da Sesame RH

Simplifique a gestão de documentos, acesse arquivos importantes em segundos e colabore de maneira eficiente com sua equipe de qualquer lugar e de forma segura

Armazenamento centralizado

O software permite que todos os documentos, sejam eles em formato digital ou físico digitalizado, nesse sentido,sejam armazenados em um único local acessível a todos os usuários autorizados.

Organização eficiente

Os documentos são organizados de forma estruturada em categorias, pastas e subpastas, assim, facilitando a localização rápida e precisa de informações específicas.

Controle de acesso

O software permite definir permissões de acesso para diferentes usuários, com o intuito de garantir que apenas pessoas autorizadas possam visualizar, editar ou excluir documentos.

Rastreamento de versões

O sistema registra todas as alterações feitas nos documentos, permitindo assim, rastrear a evolução das informações ao longo do tempo.

Workflow de aprovação

Este software pode incluir recursos de fluxo de trabalho para automatizar o processo de aprovação de documentos. Da mesma forma, isso permite que os documentos sigam uma sequência predefinida de revisão e aprovação antes de serem publicados ou compartilhados.

Notificações e lembretes

O sistema pode enviar notificações automáticas e lembretes para usuários, por exemplo, sobre prazos de vencimento, tarefas pendentes ou atualizações importantes relacionadas a documentos específicos. Dessa forma, isso ajuda a garantir que nada seja esquecido ou negligenciado.

Auditoria e conformidade

O software oferece recursos de auditoria que registram todas as atividades relacionadas aos documentos, dessa forma, incluindo quem acessou, modificou ou compartilhou informações. Por conseguinte, será é útil para garantir conformidade com regulamentos e padrões internos da empresa.

Em resumo, um software de controle de documentos simplifica e agiliza a gestão de informações, garantindo que os documentos sejam armazenados de forma segura, organizados de maneira eficiente e acessíveis a quem precisa deles, enquanto também facilita a conformidade com regulamentos e normas internas.

3 softwares de controle de documentos no mercado

Se você já avaliou as suas necessidades e está pronto para encontrar o sistema de gerenciamento de arquivos ideal para você, com toda a certeza, este artigo vai auxiliar na comparação de algumas ferramentas no mercado.

Microsoft SharePoint

Plataforma de aplicações Web da Microsoft, com utilização por exemplo na criação de portais e intranets empresariais, gestão de conteúdos, gestão documental e criação de portais colaborativos, e publicação de aplicações web.

M-Files

O M-Files permite visualizar, editar e salvar documentos, mesmo sem acesso a Wi-Fi ou a algum outro tipo de conexão de rede.

DocuWare

Fornece funções de gerenciamento de documentos, repositório e automação de fluxo de trabalho.

Benefícios de ter um software de gestão documental para RH

Implementar um software de gestão documental no setor de Recursos Humanos traz uma série de benefícios significativos. Aqui estão alguns deles:

Organização eficiente

O software de gestão documental permite que os documentos sejam armazenados de forma organizada e categorizada, facilitando o acesso rápido e a recuperação de informações importantes, como contratos de trabalho, currículos, formulários de benefícios, entre outros.

Redução do uso de papel

Ao digitalizar documentos e processos, há uma redução significativa no consumo de papel, o que não só é benéfico para o meio ambiente, mas também para reduzir os custos associados à impressão, armazenamento e manutenção de arquivos físicos.

Acesso remoto e compartilhamento seguro

Com um software de gestão de documentos, os funcionários podem acessar documentos de RH de qualquer lugar, a qualquer momento, desde que tenham permissão adequada. Isso é especialmente útil para equipes remotas ou para permitir o acesso a informações importantes durante viagens de negócios.

Segurança de dados

Os softwares de gestão documental oferecem recursos avançados de segurança, como criptografia, controle de acesso e trilhas de auditoria, garantindo que os documentos confidenciais de RH estejam protegidos contra acessos não autorizados.

Automatização de processos

Muitos softwares de gestão documental oferecem recursos de automação de fluxo de trabalho, o que pode agilizar e simplificar processos de RH, como o gerenciamento de folhas de pagamento, a integração de novos funcionários e a revisão de desempenho.

Conformidade regulatória

Com a capacidade de armazenar e gerenciar documentos de forma organizada e segura, os softwares de gestão documental ajudam as empresas a garantir a conformidade com regulamentações governamentais e requisitos legais relacionados à retenção e proteção de informações confidenciais.

Análise e relatórios

Muitos sistemas de gestão documental oferecem recursos avançados de análise e geração de relatórios, permitindo que os gestores de RH obtenham insights valiosos sobre o desempenho e a eficiência dos processos, bem como identifiquem áreas para melhorias contínuas.

Em resumo, um software de gestão documental pode melhorar significativamente a eficiência operacional, a segurança dos dados e a conformidade regulatória do departamento de RH. Ao mesmo tempo, ele poderá proporcionar maior acessibilidade e colaboração entre os funcionários.

Software de gestão de documentos de Sesame RH

E se você, surpreendentemente, conseguisse reunir todas as facilidades e benefícios que citamos até aqui em um só lugar?

Isso mesmo! Entre em nosso software de Recursos Humanos Sesame RH e obtenha todas as vantagens de um sistema de primeira geração que trará toda a funcionalidade da gestão documental para sua empresa.

Com Sesame RH você poderá:

• Realizar e armazenar a gestão documental de seus funcionários em um único espaço de forma organizada e segura com um software de documentação de trabalho
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• Economizar tempo e papelada solicitando a Assinatura Digital Simples do gestor documental da Sesame. Você pode fazer isso ao fazer upload de um documento ou em documentos que já estão na plataforma.
• Fazer upload, compartilhar ou consultar todos os documentos internos de recursos humanos em qualquer dispositivo
• Acessar facilmente seu gestor documental encontrando qualquer documento quando precisar
• Obter a sincronização automática da gestão documental e a sincronização automática da gestão documental através do portal do funcionário

E por fim, não perca mais tempo, venha nos conhecer, e aproveitar, por um período gratuito, os serviços que facilitarão sua vida!