10 sinais de que precisa de um software de RH na sua empresa| Guia completo

7 de maio, 2025

Se o colapso no fim do mês virou parte da rotina do seu departamento de RH, é um alerta de que algo não vai bem. São processos que travam, o cálculo da folha que apresenta erros, o orçamento de pessoal que nunca fecha e as informações dos colaboradores espalhadas em planilhas que ninguém confia? Se esses problemas soam familiares, talvez você esteja ignorando os sinais de que precisa de um software de RH.

A dificuldade para acessar dados atualizados no banco de dados dos colaboradores, os erros recorrentes e a sobrecarga da equipe são indícios claros de que a gestão de pessoas está operando no limite. Para lhe ajudar a identificar se a sua empresa esá precisando de ajuda, reunimos neste guia 10 sinais mais evidentes da necessidade de automatização do RH, antes que os gargalos virem crises.

O que é um software de RH?

Um software de RH é uma ferramenta tecnológica essencial para modernizar e otimizar a gestão de pessoas nas empresas. De forma simples e centralizada, ele permite automatizar diversos processos de RH, desde a gestão de recrutamento e onboarding até a gestão de desempenho e o processamento da folha de pagamento.

Além disso, com interfaces intuitivas, esses sistemas facilitam o dia a dia dos profissionais de RH, que deixam de perder tempo com tarefas administrativas repetitivas e passam a focar em estratégias com maior impacto para o negócio.

Um bom software especializado, como o Sesame, por exemplo, também oferece análises detalhadas e relatórios gerenciais de RH personalizados, apoiando decisões mais assertivas e baseadas em dados reais. Por outro lado, melhora significativamente a experiência dos colaboradores, tornando mais fácil o acesso às informações e a comunicação com o time de Recursos Humanos.

Importância de ter um software de RH

Num mercado cada vez mais competitivo, contar com um software de Recursos Humanos deixou de ser um diferencial e passou a ser essencial para a sobrevivência e o sucesso das empresas. Não é mais uma questão de conveniência, mas de estratégia inteligente.

Adotar essas ferramentas significa ganhar agilidade e assertividade, permitindo que o departamento de RH se concentre no que realmente importa:

• Desenvolver talentos;
• Fomentar a inovação;
• Alinhar pessoas com os objetivos da empresa.

Em um mundo onde a eficiência operacional é um ponto forte, o software de RH não apenas automatiza processos, mas também potencializa a performance global da organização.

Além disso, ele assegura o cumprimento das obrigações legais, um aspecto vital que reduz riscos e garante conformidade. Ao investir em uma plataforma moderna, a sua empresa não está apenas melhorando a gestão de pessoas, mas também fortalecendo sua posição competitiva e apostando no crescimento sustentável.

Veja quais são os 10 sinais de que a sua empresa de que precisa de um software de RH

Chegou o momento de fazer o diagnóstico. Avalie com cuidado cada um dos pontos a seguir e identifique se sua empresa está enfrentando desafios que podem ser resolvidos com a ajuda de uma plataforma especializada em Recursos Humanos.

Esses sinais não devem ser ignorados, pois refletem áreas críticas que impactam diretamente a eficiência e o crescimento da organização. Ao reconhecer esses pontos, você poderá tomar decisões mais assertivas para melhorar a gestão de pessoas e garantir o futuro do seu negócio.

1 – A sua equipe de RH está sobrecarregada

Você tem ouvido seus funcionários reclamarem de excesso de trabalho ou está lidando com um número crescente de horas extras? Se a sua equipe de RH está constantemente sobrecarregada, isso pode ser um sinal claro de que a gestão de pessoas precisa ser repensada.

Quando o time fica atolado em papelada, planilhas e processos manuais, surgem problemas que afetam diretamente a produtividade e o clima organizacional. Alguns sinais de alerta são:

• Atrasos frequentes em processos essenciais;
• Erros recorrentes no processamento da folha de pagamento;
• Dificuldade em gerenciar férias, folgas e ausências.

Esse trabalho em excesso pode gerar uma série de complicações, como a perda de precisão, aumento de erros e, consequentemente, impacto negativo nos resultados da empresa. Neste caso, um bom software de RH, a exemplo da Sesame, pode automatizar essas tarefas repetitivas, reduzir a margem de erro e liberar tempo para que os profissionais de RH se concentrem no que realmente importa: desenvolver talentos, melhorar a cultura organizacional e promover o bem-estar dos colaboradores. No final das contas, RH não é papelada: é gente.

2 – O acesso à informação dos colaboradores é complicado

Se a sua empresa ainda depende de registros manuais, seja em planilhas de Excel ou, pior ainda, em papel, está na hora de fazer uma avaliação profunda sobre a gestão de informações dos colaboradores.

Este tipo de processo não só é desatualizado, mas também coloca a operação da sua empresa em risco. Além dos constantes atrasos na validação e criação de documentos essenciais, como contratos, recibos de vencimento e relatórios de férias, o cenário pode se tornar ainda mais problemático quando a agilidade no acesso a informações é crucial.

A falta de organização adequada dos dados não só resulta em ineficiência, mas também expõe a empresa a riscos legais, especialmente em casos de auditorias ou necessidades de conformidade com a legislação trabalhista.

Se sua empresa não consegue gerar relatórios imediatos e completos, ou se perde tempo tentando encontrar dados essenciais, os riscos de passivos trabalhistas aumentam.

Optar por um software de RH adequado garante que todos os dados dos colaboradores sejam centralizados em um único sistema, acessíveis em segundos e prontos para serem consultados ou exportados a qualquer momento. Isso não apenas melhora a eficiência operacional, mas também oferece segurança jurídica, transparência e conformidade com as obrigações legais.

3 – Sobreposições, falta de controle nas férias e ausências da equipe

Gerenciar férias por planilhas e trocas de e-mails pode rapidamente virar um caos. Se você já enfrentou situações em que colaboradores saíram de férias ao mesmo tempo sem planejamento, ou pedidos ficaram esquecidos na caixa de entrada, sabe como isso compromete o funcionamento da empresa.

Um software de RH com gestão de férias integrada resolve esse problema ao oferecer:

• Uma visão global e sempre atualizada do calendário da equipe;
• Processos de aprovação automáticos e rastreáveis;
• Alertas inteligentes para evitar sobreposições ou excesso de ausências.

Além disso, os próprios colaboradores podem solicitar férias direto pelo aplicativo, de forma simples e transparente. Assim, você evita mal-entendidos, ganha agilidade e mantém o controle total, sem estresse e sem surpresas de última hora.

4 – Os erros são frequentes ou têm se tornado mais comuns?

Você já se pegou corrigindo os mesmos erros repetidamente nos processos de RH? Esse pode ser um sinal claro de que é hora de modernizar os sistemas da empresa. Quando as falhas se tornam recorrentes, além de consumir tempo, elas podem gerar custos consideráveis, especialmente quando envolvem folhas de pagamento, benefícios ou contratos trabalhistas.

A implementação de um software de RH automatiza tarefas e reduz significativamente as chances de erros manuais. Desde o cálculo da folha até o controle de férias e ausências, a tecnologia oferece mais precisão e segurança nas operações.

Além disso, uma solução digital completa fornece relatórios detalhados que ajudam a identificar padrões de falhas e corrigi-los na raiz. Investir em tecnologia é, portanto, essencial para aumentar a eficiência e garantir maior confiabilidade na gestão de pessoas.

5 – A taxa de rotatividade aumentou?

Você percebeu um número maior de desligamentos do que o normal? Um aumento na taxa de rotatividade pode ser um sinal de alerta e indicar fragilidades em diferentes etapas da gestão de pessoas desde o processo de onboarding até o desenvolvimento profissional e a valorização do talento interno.

Nesse cenário, contar com um software de RH pode fazer toda a diferença. Com ferramentas como pesquisas de clima organizacional, avaliações de desempenho e relatórios de feedback, é possível coletar dados estratégicos para entender os fatores que estão impactando a satisfação e o engajamento dos colaboradores.

Esses insights ajudam na criação de ações mais assertivas para retenção, fortalecem o vínculo com a equipe e contribuem para um ambiente de trabalho mais motivador e alinhado às expectativas dos profissionais.

6 – Terceirizar os holerites com escritórios contábeis é caro, complexo e sujeito a erros

Terceirizar a emissão dos contracheques pode parecer, à primeira vista, uma alternativa prática. Porém, na rotina do RH, essa escolha costuma ser mais onerosa do que se imagina, além de envolver riscos operacionais consideráveis.

O compartilhamento constante de dados com terceiros aumenta a chance de erros nos contracheques, o que pode abalar a confiança dos colaboradores e demandar retrabalho da equipe para corrigir inconsistências.

Além disso, a falta de controle direto sobre informações sensíveis dos funcionários representa um risco relevante em termos de proteção de dados e conformidade com a CLT.

Nesse contexto, adotar um software de RH completo é uma alternativa mais econômica, segura e eficiente. Com todos os processos centralizados, a empresa ganha autonomia, agilidade e mais precisão na gestão da folha de pagamento.

7 – Não existem relatórios de RH ou eles ainda são feitos manualmente?

A falta de relatórios automatizados no RH geralmente leva à perda de tempo, dados inconsistentes e decisões menos estratégicas. Se sua equipe ainda depende de planilhas e compilações manuais, é sinal de que chegou a hora de investir em uma solução digital.

Com um software de RH moderno, é possível gerar relatórios personalizados em poucos cliques, com acesso imediato a dados essenciais como taxa de rotatividade, desempenho, absenteísmo e custo de contratação. Essas análises não apenas apoiam decisões mais assertivas, como também posicionam o RH em um papel mais estratégico dentro da organização.

A automatização também minimiza erros humanos e garante maior consistência e confiabilidade nas informações apresentadas. Com relatórios sempre atualizados, sua empresa ganha agilidade, visão estratégica e mais controle para alinhar a gestão de pessoas aos objetivos do negócio.

8 – A empresa não tem certeza se cumpre a legislação trabalhista?

Manter a conformidade com a legislação trabalhista é essencial, mas também um grande desafio para muitas empresas. Com as leis sendo constantemente atualizadas, é fácil perder o controle sobre obrigações como o registro de jornada de trabalho, a gestão da tabela de férias ou os limites de horas extras.

Se sua empresa não tem certeza se está em conformidade com as normas legais, é hora de investir em uma solução digital. Um software de RH confiável se mantém atualizado com as alterações legislativas mais recentes e automatiza processos essenciais, garantindo que a empresa sempre atue dentro dos parâmetros legais.

Com alertas sobre prazos e obrigações, além de funcionalidades específicas para controle de assiduidade, descanso e compensações, a conformidade deixa de ser uma preocupação constante. Evite multas, inspeções e riscos reputacionais com uma ferramenta que oferece tranquilidade e controle.

9 – Perda de dados ou falhas recorrentes na proteção das informações dos funcionários

A gestão de dados pessoais exige responsabilidade e cuidado. Se sua empresa já enfrentou situações de perda de arquivos, acessos não autorizados ou falhas na proteção das informações dos colaboradores, isso indica que é hora de adotar uma solução mais robusta e segura.

Um software de RH com altos padrões de segurança garante que todos os dados sejam protegidos de forma eficiente. Entre as principais funcionalidades que garantem essa proteção, destacam-se:

• Criptografia do banco de dados dos funcionários de ponta a ponta;
• Backups automáticos e regulares;
• Gestão detalhada de permissões de acesso;
• Conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Investir em uma plataforma segura é crucial para manter a confiança da equipe e a reputação da empresa. Isso assegura que os dados sensíveis permaneçam confidenciais e acessíveis apenas por quem realmente precisa, com a tranquilidade de estar em conformidade com as exigências legais.

10 – A empresa tem baixa maturidade digital e/ou resistência à digitalização de processos?

Você sente que sua empresa está ficando para trás em relação à transformação digital? Se os processos de recursos humanos ainda são, em grande parte, manuais e há resistência por parte da gestão em adotar mudanças tecnológicas, esse pode ser um sinal claro de que é hora de agir.

Em um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo, a digitalização deixou de ser uma opção e se tornou uma necessidade estratégica. Implementar um software de RH é fundamental para modernizar a gestão de pessoas, reduzir a burocracia e aumentar a eficiência operacional.

Essas plataformas não apenas automatizam tarefas administrativas, mas também fornecem dados analíticos que auxiliam na tomada de decisões mais assertivas. Além disso, ajudam a melhorar a experiência dos colaboradores e a alinhar a empresa com as demandas da nova realidade do trabalho.

Adotar tecnologia não é apenas uma questão de inovação: é um passo necessário para garantir a sustentabilidade e o crescimento da organização no longo prazo.

Identifiquei um ou mais sinais, e agora?

Se isso aconteceu com você, este é um indicativo de que você precisa investir em um software de Recursos Humanos. E, caso já utilize uma plataforma, talvez seja o momento de considerar a migração para uma solução mais eficiente.

Só assim será possível resolver esses desafios de forma eficaz e construir uma base sólida para a gestão de seus Recursos Humanos.

Como a Sesame resolve esses problemas?

A Sesame RH foi criada para atender de maneira eficaz aos principais desafios enfrentados pelos departamentos de RH. Com uma plataforma digital intuitiva e completa, ela permite automatizar processos, centralizar informações e garantir o cumprimento das obrigações legais de maneira simples.

Com a Sesame, você pode:

• Reduzir erros e economizar tempo: automatize tarefas como registro de ponto, processamento salarial e gestão de férias.
• Acompanhar métricas e indicadores de RH: obtenha relatórios atualizados em tempo real, essenciais para tomar decisões estratégicas.
• Garantir conformidade legal: funcionalidades adaptadas à legislação trabalhista brasileira, sempre atualizadas.
• Melhorar a experiência dos colaboradores: ofereça um portal intuitivo onde cada colaborador pode gerenciar seus pedidos, consultar dados e ficar bem informado.
• Proteger os dados da equipe: com sistemas de segurança robustos e conformidade com a LGPD.

Escolher Sesame é uma aposta segura na modernização da gestão de pessoas e uma vantagem clara para o crescimento sustentável de sua empresa.

Que tal experimentar? Teste a versão gratuita por alguns dias e descubra como ele pode facilitar a gestão de Recursos Humanos na sua organização.

Também recomendamos

5 tipos de liderança no trabalho mais usados em empresas

5 dicas eficazes para combater o baixo rendimento no trabalho

Análise de comportamento: como entender padrões e suas implicações