Onboarding: guia completo sobre o que é e como implementar

5 de maio, 2025

O onboarding é um processo que vai muito além de apresentar a empresa ao novo colaborador. Significa, na verdade, dar o primeiro passo para construir uma relação duradoura, engajada e produtiva.

Estudos mostram que realizar este processo de integração faz toda a diferença nos primeiros dias de trabalho. Significa dizer, que o funcionário não somente se sinte acolhido, mas entende os valores, a cultura e os objetivos do negócio.

Um levantamento feito pela da Brandon Hall Group, por exemplo, revelou que empresas com programas de onboarding bem estruturados aumentam a retenção de novos colaboradores em até 82% e a produtividade em mais de 70%.

Por isso, cada etapa do onboarding deve ser pensada estrategicamente, combinando boas práticas de acolhimento com conteúdos que preparem o profissional para seus desafios. Aqui, a gestão de treinamentos cumpre um papel essencial: garantir que a transferência de conhecimento ocorra de forma consistente, com trilhas de aprendizagem que reforcem competências e expectativas desde o início da jornada.

Neste guia completo, você vai entender o que é onboarding, por que ele impacta diretamente a experiência do colaborador e como criar um processo eficiente e humanizado dentro da sua empresa.

O que é Onboarding?

De forma didática, a dfinição para onboarding é o processo de integração de novos colaboradores dentro de uma empresa. É uma etapa que prepara o funcionário para o desempenho total das suas funções.

O que muita gente não entende é que este não é simplesmente para fornecer informações sobre o cargo ou entregar documentos. O onboarding é uma jornada estruturada que visa apresentar a cultura organizacional, os valores da empresa, as ferramentas e processos essenciais, além de integrar o novo funcionário à sua equipe de trabalho.

E mais: esse processo não se limita aos primeiros dias de trabalho, podendo se estender por semanas ou até meses, dependendo da complexidade da função e das necessidades de integração. A chave é garantir que o colaborador se sinta acolhido, engajado e alinhado aos objetivos da empresa desde o primeiro dia.

Porque fazer o onboarding?

Investir em um bom processo de onboarding não só melhora a adaptação do colaborador, mas também tem impactos diretos na produtividade, no engajamento e na retenção de talentos. Um onboarding bem estruturado permite que o novo colaborador compreenda sua função, entenda como suas tarefas se conectam com os objetivos da empresa e se sinta parte da equipe desde o início.

Além disso, quando o onboarding é conduzido de forma eficiente, contribui para reduzir a curva de aprendizagem, evitando frustrações e minimizando o risco de erros.

Com um planejamento adequado e o uso de ferramentas como softwares de RH, a exemplo do Sesame, o processo se torna ainda mais eficiente, garantindo que todos os colaboradores tenham acesso aos recursos necessários para seu desenvolvimento.

Confira abaixo os benefícios:

Redução do turnover nos primeiros meses;
Aceleração do tempo até o colaborador atingir produtividade total;
Fortalecimento da cultura organizacional;
Aumento do engajamento e da motivação;
Melhoria da experiência do colaborador desde o início.

Quais são os tipos de onboarding e como escolher o melhor para sua empresa?

No Brasil, existem diferentes tipos de onboarding que as empresas podem adotar, dependendo das necessidades da organização e do perfil dos colaboradores.

Cada tipo de processo oferece uma abordagem única para integrar os novos membros à equipe, de modo que eles se sintam acolhidos e preparados para alcançar os objetivos da empresa.

Conhecer essas opções ajuda a personalizar a experiência do colaborador e otimizar o processo de integração.

Onboarding tradicional

O onboarding tradicional é a forma mais formal e estruturada de integração. Geralmente, ele ocorre no escritório e envolve atividades presenciais, como reuniões com líderes e colegas, preenchimento de documentos, e treinamentos presenciais. Vejas características:

Documentação: o foco principal é garantir que todos os documentos necessários para a contratação sejam preenchidos corretamente.
Treinamentos presenciais: inclui treinamentos sobre políticas e processos internos da empresa.
Integração com a equipe: apresentação física aos membros da equipe e explicações sobre a cultura organizacional.

Onboarding digital

No onboarding digital, as plataformas online são utilizadas para guiar o novo colaborador de forma mais automatizada, oferecendo módulos de aprendizado e integração.

Esse tipo de onboarding é ideal para empresas que têm colaboradores em diferentes localizações, em trabalho home office ou preferem uma abordagem mais ágil. Observe abaixo:

Automatização: Utilização de plataformas e sistemas que permitem que o colaborador complete módulos de aprendizado no seu ritmo.
Acesso remoto: Ideal para empresas com equipes distribuídas ou que operam no modelo de trabalho remoto.
Facilidade de gestão: Centralização de todo o processo em uma plataforma digital, simplificando a coordenação de atividades.

Onboarding social

Focado na integração social, o onboarding social visa criar um ambiente acolhedor para o novo colaborador, com ênfase na construção de relações e no entendimento da cultura da empresa. Este modelo busca:

Integração com a equipe: Incentiva a interação com colegas de trabalho e gestores, proporcionando um acolhimento mais humano.
Cultura organizacional: Apresentação informal da missão, visão e valores da empresa.
Construção de laços: Participação em atividades sociais, como almoços e reuniões informais, para criar uma sensação de pertencimento.

Onboarding contínuo

O onboarding contínuo é um processo que não se limita aos primeiros dias de trabalho, mas se estende ao longo dos primeiros meses.

Esse tipo de onboarding foca no desenvolvimento contínuo, com check-ins regulares e feedback contínuo para garantir que o colaborador se adapte completamente à função e à cultura da empresa.

Check-ins regulares: Encontros frequentes com o novo colaborador para discutir seu progresso e oferecer feedback.
Avaliações contínuas: Monitoramento contínuo do desempenho e da adaptação do colaborador à função.
Apoio prolongado: Suporte contínuo para garantir a melhor integração e evolução do colaborador dentro da empresa.

Cada tipo de onboarding possui suas vantagens e pode ser mais adequado para diferentes culturas e modelos de negócios. A escolha do processo ideal dependerá de fatores como o tamanho da empresa, a localização dos colaboradores, a estrutura organizacional e os objetivos estratégicos.

Adaptar o onboarding ao perfil da organização ajuda a otimizar a experiência do colaborador, melhorando sua adaptação e, consequentemente, seu desempenho.

Como implementar um processo de onboarding eficiente na sua empresa?

Um onboarding bem estruturado começa antes mesmo do primeiro dia de trabalho e pode impactar diretamente na motivação, no desempenho e na permanência do novo colaborador. A seguir, confira as etapas fundamentais para criar uma jornada de integração completa e eficaz:

Prepare tudo antes da chegada

Organize os documentos, equipamentos e acessos que a pessoa vai precisar desde o primeiro dia.
Alinhe com o gestor direto e a equipe sobre quem está chegando e qual será sua função.
Envie um e-mail de boas-vindas com orientações básicas.

Estruture o primeiro dia

Faça uma recepção acolhedora, com apresentação do time e tour pela empresa (ou interface digital, no caso do onboarding remoto).
Explique a agenda da primeira semana e deixe espaço para perguntas.
Apresente a missão, os valores e a cultura da empresa com clareza.

Integre à cultura e ao propósito

Use dinâmicas, vídeos ou mentorias para comunicar os valores da empresa de forma prática e inspiradora.
Estimule conversas com pessoas de diferentes áreas para ampliar a visão do negócio.
Inclua iniciativas de inclusão e diversidade no processo de integração.

Inclua a gestão de treinamentos

Estruture trilhas de conhecimento com base na função e no nível do colaborador.
Utilize um sistema de gestão de treinamentos para organizar conteúdos, prazos e certificações.
Acompanhe a evolução dos aprendizados com indicadores e relatórios claros.
O software da Sesame oferece uma solução completa para a gestão de treinamentos, permitindo automatizar trilhas, monitorar o progresso e reforçar o aprendizado ao longo do onboarding.

Mantenha o acompanhamento nos primeiros meses

Realize check-ins regulares nos primeiros 30, 60 e 90 dias.
Avalie o engajamento, dificuldades e expectativas do novo colaborador.
Faça ajustes no plano de integração, se necessário.

Peça e ofereça feedback

Crie um espaço seguro para o novo colaborador dar sua opinião sobre o onboarding.
Apresente um feedback construtivo sobre seu desempenho inicial.
Use essas informações para melhorar continuamente o processo.

Quais são os erros mais comuns no onboarding e como evitá-los?

Embora o processo de onboarding seja fundamental para garantir uma integração eficaz e produtiva dos novos colaboradores, é comum que algumas empresas cometam erros que comprometem a experiência inicial e impactam a adaptação do funcionário.

Um onboarding mal executado pode gerar frustração, baixa produtividade e até mesmo aumento de turnover. Para evitar isso, conhça os erros mais comuns:

Falta de planejamento prévio: um onboarding mal estruturado pode gerar confusão e insegurança no novo colaborador. Planeje cada etapa com um cronograma claro, desde a recepção até a integração completa.
Sobrecarga de informações no primeiro dia: evite bombear o colaborador com excesso de conteúdo logo no início. Divida as informações em etapas e ofereça uma integração gradual.
Pouco contato com lideranças: a interação com as lideranças deve começar logo no início. Líderes devem estar disponíveis para tirar dúvidas, fornecer feedbacks e fortalecer a confiança do colaborador.
Ausência de um plano de treinamento estruturado: o onboarding deve ser um processo contínuo de aprendizado. Estruture um plano de capacitação para garantir que o colaborador receba treinamentos relevantes desde o começo.
Não acompanhar a evolução do colaborador: o onboarding vai além dos primeiros dias. Realize check-ins regulares para monitorar a adaptação e desempenho do colaborador ao longo dos primeiros meses.

Como um Software de RH Pode Ajudar na Gestão do Onboarding?

Você já entendeu que gerenciar o onboarding de forma eficiente é essencial para garantir que os novos colaboradores se integrem corretamente à empresa, compreendam sua cultura e valores e se sintam acolhidos desde o primeiro dia.

Neste sentido, ter à disposição um software de RH pode ser um grande aliado no processo, principalmente para o time de Recursos Humanos.

Uma plataforma como a Sesame pode facilitar a automação, o controle e o acompanhamento de cada etapa do onboarding, oferecendo uma experiência mais fluida tanto para o colaborador quanto para a equipe do departamento. Observe as vantagens:

Centralização de Dados: o Sesame permite armazenar todas as informações dos novos colaboradores em um único lugar, desde a documentação até os treinamentos realizados.
Automatização de tarefas: o software automatiza a criação de tarefas e etapas do onboarding, garantindo que nada seja esquecido e que o colaborador siga o cronograma planejado.
Integração de treinamentos: com a funcionalidade de gestão de treinamentos do Sesame, é possível criar planos de aprendizado personalizados para cada colaborador, facilitando o acompanhamento da capacitação desde o início.
Acompanhamento de desempenho: a plataforma permite monitorar o progresso do novo colaborador durante o onboarding, com check-ins regulares para garantir que ele esteja se adaptando bem ao novo ambiente.
Facilidade de acesso e comunicação: com a comunicação interna centralizada, o software facilita a interação do colaborador com sua equipe e líderes, proporcionando um ambiente de integração social desde o início.
Relatórios e métricas: é possível gerar relatórios detalhados que ajudam a analisar o sucesso do processo de onboarding e identificar áreas que podem ser melhoradas.

Lembre-se que um onboarding bem-sucedido é fundamental para o sucesso do novos colaboradores e para a saúde organizacional da empresa. Com o uso da tecnologia este procedimento ficará mais eficiente, estruturado e mensurável.

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