29 de abril, 2025

Manter um registro atualizado e bem organizado dos colaboradores é essencial para qualquer departamento de Recursos Humanos. E quando há recursos que ajudem a melhorar a gestão, é preciso utilizá-los.

É o caso do modelo de ficha de funcionário. Com ele, é possível centralizar todas as informações relevantes sobre cada membro da equipe, desde dados pessoais e contatos de emergência a até mesmo informações sobre o contrato de trabalho, histórico de avaliações, funções desempenhadas e treinamentos realizados.

Além de facilitar o acesso rápido às informações sempre que necessário, esse registro ajuda a garantir a conformidade legal e melhora a gestão administrativa do RH.

Para lhe ajudar, preparamos um modelo de ficha de funcionário em Excel totalmente gratuito. Outra opção é investir num banco de dados dos colaboradores, com o uso de um software de RH e tornar o procedimento mais otimizado e eficaz.

Como preencher a ficha do funcionário ?

Para otimizar a gestão de colaboradores, é essencial que a planilha de Excel contenha informações completas e relevantes para o RH. Por isso, toda ficha de funcionário deve ser cuidadosamente estruturada, incluindo, no mínimo, as seguintes informações:

Dados pessoais

A ficha deve conter os dados pessoais do funcionário para poder entrar em contato com ele se necessário. Além das informações relacionadas à sua função na empresa.

Nome e sobrenome.
Telefone de contato.
Endereço.
Email.
Cargo na empresa.
Área de trabalho ou departamento.
Indicações/Observações.

Dados acadêmicos

Informações relacionadas à formação acadêmica e experiência de trabalho do funcionário devem estar na planilha e mais: a seção deve estar sempre atualizada.

Formação.
Cursos e workshops.

Contato de emergência

No caso de uma emergência no trabalho, é necessário ter os dados de uma pessoa próxima ao funcionário com quem entrar em contato se necessário. Não esqueça de acrescentar:

Dados pessoais do contato emergencial.
Parentesco.

Benefícios e Compensações

Esses dados são essenciais para garantir que todos os benefícios oferecidos ao colaborador estejam corretamente registrados e facilmente acessíveis.

Planos de saúde e aposentadoria: Detalhes sobre benefícios adicionais oferecidos ao colaborador.
Bonificações: Informações sobre bonificações anuais ou pontuais.

Histórico Profissional e Avaliações

Manter o banco de dados dos funcionários e as avaliações de desempenho registradas ajuda a monitorar o desenvolvimento da carreira do colaborador e a tomar decisões baseadas no seu desempenho ao longo do tempo.

Promoções: Histórico de promoções e mudanças de cargo dentro da empresa.
Avaliações de desempenho: Resultados das avaliações periódicas realizadas para acompanhamento de performance.

Documentos essenciais para incluir na ficha do funcionário

A documentação relacionada ao colaborador deve ser organizada e facilmente acessível para garantir conformidade legal e um acompanhamento preciso de sua trajetória na empresa.ntre os principais, destacam-se:

Contrato de trabalho e eventuais aditivos contratuais.
Cópia do RG e do CPF (ou outro documento oficial de identificação com foto).
Número do PIS/PASEP.
Comprovante de endereço atualizado.
Dados bancários (para o processamento da folha de pagamento).
Certificados de escolaridade e de cursos relevantes.
Registros de avaliações de desempenho.
Declarações de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e comprovantes de contribuições ao INSS.
Registro de férias, faltas e licenças (médicas, maternidade/paternidade, etc.).
Plano de desenvolvimento individual ou de formação, se aplicável.

A atualização e organização desses pontos facilitam o acesso às informações, garante o cumprimento das obrigações legais e contribui para uma gestão de pessoas mais transparente e eficiente.

Como um modelo de ficha de funcionário pode simplificar a gestão de RH?

Um modelo de ficha de funcionário bem estruturado pode transformar a maneira como sua empresa gerencia os recursos humanos. A seguir, veja como essa ferramenta pode tornar seu trabalho mais eficiente e organizado.

Centralização de informações

Com um modelo padronizado, todas as informações essenciais dos colaboradores ficam reunidas em um só lugar. Isso reduz o tempo gasto procurando dados espalhados e permite focar em tarefas estratégicas.

Imagine acessar rapidamente dados como histórico de desempenho, treinamentos realizados e informações de contato: tudo em uma única visualização!

Conformidade facilitada

Manter-se em conformidade com a legislação trabalhista pode ser desafiador. Um bom modelo de ficha de funcionário ajuda a garantir que todos os dados obrigatórios sejam coletados e armazenados corretamente.

Além disso, facilita auditorias e fiscalizações, já que as informações estão organizadas e acessíveis com facilidade.

Tomada de decisão mais estratégica

Com os dados dos colaboradores organizados de forma consistente, é possível:

Analisar padrões;
Identificar necessidades de capacitação;
Planejar promoções com base em informações concretas.

Ter uma visão completa e confiável de cada colaborador é essencial para uma gestão mais assertiva.

Por isso, investir em um software de RH vai além de uma simples planilha, proporcionando maior controle, eficiência e segurança nos dados dos seus colaboradores.

Planilha de Excel para funcionários para download

Nesta planilha de funcionário para RH, você encontrará uma folha com a ficha pessoal.

Nela aparecem espaços para preencher as informações do funcionário, seus dados pessoais e informações relacionadas ao seu trabalho.

Clicando no botão, você poderá baixar a planilha de Excel para funcionários diretamente no seu dispositivo e começar a usá-la.

Conheça a gestão documental da Sesame RH

O software de gestão documental da Sesame é uma ferramenta essencial para manter a organização e a segurança da informação no departamento de Recursos Humanos. Permite armazenar, partilhar e gerir todos os documentos dos colaboradores, a exemplo de contratos, recibos, certificados, avaliações, declarações.

O melhor, é que é possível fazer isso num único lugar, com acesso controlado e totalmente digital. Se você ficou com vontade de conhecer um pouco mais sobre essa plataforma, aproveite e baixe agora a versão gratuita de teste por alguns dias.

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