30 de março, 2023

Muitas vezes não pensamos sobre quanto cada funcionário custa para uma empresa, ou achamos que esse custo é limitado apenas ao salário. Porém, o valor gasto pela organização para manter cada colaborador vai muito além disso.

Então, é preciso somar a essa conta os impostos e todos os benefícios que devem ser pagos para estar de acordo com as leis trabalhistas. E se pararmos para pensar, até mesmo na fase de recrutamento já existe um custo com novo funcionário.

Não sabe como calcular o custo de um funcionário? Não se preocupe, ao longo deste texto vamos tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto. Vamos lá?

O que é o custo de um funcionário?

O custo de um funcionário se refere a todo o valor gasto pelo empregador para manter aquele colaborador na empresa. Nesta conta entram os seguintes custos:

Salário base
Vale-transporte
Vale-refeição
Vale-alimentação
Qualquer outro benefício (convênio médico, convênio odontológico, plano de academia e bolsa de estudos, por exemplo)
Bônus e comissões (quando houver)
Décimo terceiro salário
Férias
Encargos trabalhistas
Equipamentos e suprimentos (notebook, smartphone, uniforme, materiais de escritório, internet, dentre outros)
Treinamentos

Importância de calcular o custo de um funcionário

Calcular o custo de um funcionário é de extrema importância para qualquer empresa, já que permite avaliar o impacto financeiro que cada um traz para o seu caixa.

Veja alguns dos principais benefícios de realizar esse cálculo:

Planejamento financeiro

Ao saber qual é o gasto mensal com pessoal, a empresa consegue planejar melhor suas finanças e realizar uma projeção de fluxo de caixa. Desta forma, é possível evitar problemas financeiros futuros.

Tomada de decisões

Realizar esse cálculo de forma precisa também auxilia a empresa a tomar decisões mais assertivas. Dentre elas, podemos citar a contratação de novos profissionais, promoção e ajustes de salário, novos benefícios ou até mesmo o desligamento de funcionários.

Análise de produtividade

Saber o custo por hora dos funcionários ajuda a organização a identificar áreas em que é necessário aumentar a eficiência e também detectar a quantidade ideal de profissionais para o seu bom andamento.

Como calcular o custo de um funcionário?

Dependendo do regime tributário adotado pela empresa, o cálculo dos encargos trabalhistas deve ser feito de forma diferente.

E para te ajudar a entender como funciona cada um deles, trouxemos o que deve ser considerado em cada caso. Confira:

Quanto custa um funcionário para empresas do Simples Nacional?

Uma empresa só pode se enquadrar no regime do Simples Nacional caso seu faturamento bruto anual seja de até 8,4 milhões. Além disso, é necessário preencher alguns requisitos legais para aderir a esse regime.

Desta forma, o custo mensal de um funcionário para uma empresa do Simples Nacional é formado por:

Salário contratual
Fração de férias: 11,11%
Fração de 13º salário: 8,33%
FGTS: 8%
FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%
Previdenciário (férias, FGTS de descanso semanal remunerado): 7,93%

Assim, vemos que cerca de 40% do custo de um funcionário para uma empresa do Simples Nacional é destinada a impostos e não para o seu salário ou benefícios.

Ou seja, se o funcionário recebe R$ 1.500,00 por mês, a empresa gastará apenas com salário e encargos um valor de R$ 2.090,55.

Quanto custa um funcionário para empresas de Lucro Real ou Lucro Presumido?

Esses tipos de regimes tributários contam com uma maior quantidade de encargos trabalhistas. Veja quais são eles:

Salário contratual
Férias: 11,11%
13º salário: 8,33%
INSS: 20%
Seguro acidente de trabalho (SAT): 3%
Salário-educação: 2,5%
Sistema S (SENAI / SESI / SEBRAE): 3,3%
FGTS: 8%
FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%
Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%

Com isso, pouco mais de 68% dos custos da empresa com o funcionário é destinado a encargos trabalhistas. Ou seja, para um salário de R$ 1.500,00 a empresa gastará R$ 2.473,05.

Quanto custa um funcionário para empresas MEI?

Conforme o Art. 18 – C da Lei Complementar 128/2018, o Microempreendedor Individual (MEI) pode ter apenas um funcionário, que deve receber somente um salário mínimo ou o piso da categoria.

Os encargos desse tipo de empresa são:

Salário contratual
INSS: 3%
FGTS: 8%
13° salário: 8,33%
Férias: 11,11%
Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%
FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%

Levando em conta o salário-mínimo do início de 2023, o funcionário receberá R$ 1.302,00, enquanto o empregador terá um custo de R$ 1.853,65 com salário e tributos.

Como manter os documentos de custo de funcionários organizados?

Com a ferramenta de gestão documental do Sesame fica muito mais fácil organizar e centralizar todos os documentos de cada funcionário em um só lugar.

Você pode arquivar, além dos documentos de custos, o contrato de trabalho, folha de pagamento, recibos, certificados, documentação pessoal e qualquer outro que precisar. E o melhor, você pode acessá-los de qualquer lugar.

Agora que você já sabe como funciona o cálculo do custo de um funcionário, conte com Sesame para te ajudar com todos os processos do seu RH. Peça sua avaliação e teste por 14 dias grátis!