Bater ponto: como a tecnologia pode facilitar a gestão de horas trabalhadas

14 de março, 2024

Com o avanço da tecnologia, os livros de ponto passaram a ser coisas obsoletas. Do livro de ponto, passamos para as máquinas manuais com cartão de papelão, depois, a evolução nos trouxe o cartão de ponto digital, e agora temos como principal ferramenta a marcação de ponto online.

Vejamos adiante um pouco mais sobre as formas de bater ponto, as suas vantagens e as principais considerações legais para o controle de ponto nas corporações. Boa leitura!

O que é o controle de ponto e por que bater ponto é importante para a empresa?

Muitos funcionários veem o controle de ponto como algo que serve apenas para vigiá-los, mas na realidade não é bem assim.

O controle de ponto é o registro que as empresas utilizam para acompanhar e manter o controle da jornada dos trabalhadores. Ele monitora os horários de entrada, pausa, retorno da pausa e saída dos funcionários.

Esse controle é muito importante para a empresa, pois serve para se resguardar de possíveis processos trabalhistas, como cobranças de horas extras, férias ou outras reclamações trabalhistas referentes a horários de trabalho. Além disso, ainda auxilia o departamento pessoal a realizar os pagamentos.

Sistema de controle de ponto digital simple e centralizado da Sesame RH

Supervisione e gerencie o tempo de trabalho de sua equipe de maneira eficiente, registre as horas trabalhadas e otimize o planejamento de recursos para melhorar a produtividade.

Vantagens da utilização de sistemas eletrônicos para bater ponto

As vantagens na utilização de sistemas de controle de ponto eletrônico são inúmeras. Por isso, o Sesame separou aqui algumas delas para que você possa se aprofundar um pouco mais no assunto.

Praticidade

Um dos pontos que mais chama atenção nesse novo sistema é a praticidade. Isso porque com ele fica muito mais fácil a verificação e o cruzamento de dados de cada um dos funcionários. Imagine como seria o trabalho do RH se tivesse que verificar e calcular na mão, um a um, as horas trabalhadas de cada colaborador, entradas, saídas e horas extras?

Agora, se esse profissional contar com um sistema integrado e automatizado, como um software moderno e móvel, ele gastará apenas alguns minutos do seu dia nessa atividade. Assim, ele poderá se concentrar em outras atividades mais estratégicas para a empresa.

Transparência entre os colaboradores da empresa e a área de RH

Registrando de forma automática a jornada de trabalho da equipe, a empresa ganha mais transparência entre os colaboradores e a área de RH.

A utilização do controle de ponto eletrônico acaba simplificando uma das rotinas trabalhistas mais onerosas para o RH. Além disso, reduz a necessidade de intervenção humana e as possíveis falhas, comuns de serem encontradas no sistema de ponto manual.

Outra importante vantagem é que o gestor tem acesso aos dados em tempo real, permitindo a tomada das melhores decisões e estratégias para o negócio.

Redução de ações trabalhistas

Com a eliminação da falha humana e da possibilidade de alteração manual de dados importantes, há o declínio significativo em ações trabalhistas relacionadas a problemas nas jornadas de trabalho.

Um sistema de ponto eletrônico de acordo com a legislação vigente consegue proteger com eficiência a empresa de fraudes, processos trabalhistas e problemas por erro administrativo de controle de dados dos funcionários.

Flexibilidade para atuar com equipes remotas

Caso a empresa mantenha atividades externas ou possua equipes de vendas, por exemplo, o ponto eletrônico contribuirá para maior controle das equipes.

Por meio de ferramenta digital, como plataforma de ponto online, é possível monitorar a jornada de trabalho dos colaboradores, bem como obter outros serviços. Entre eles a checagem de tarefas, ordens de serviço eletrônica ou computar a quilometragem.

Tipos de sistemas para bater ponto

Para realizar a gestão da jornada de trabalho de forma adequada de uma empresa, o RH deve contar com um controle de ponto que seja adequado às suas necessidades.

Com a constante evolução do mercado, na qual o RH adota um papel mais estratégico nas empresas, ele necessita de ferramentas cada vez mais eficientes do que a antiga ficha de ponto.

Vejamos a seguir quais os tipos de controle de ponto, para que você perceba qual o melhor para ser implantado em sua empresa.

Manual

Este sistema de ponto manual é com certeza o mais em conta de ser implementado. Mas é necessário entender que ele é aceito apenas para empresas de até 20 colaboradores, já que não é necessário contratar soluções.

Ele consiste em um livro que pode ser comprado em livrarias e que padroniza o registro das informações para o controle de ponto, contendo normalmente as seguintes informações:

• Nome completo do colaborador
• Horários de entrada, saída e pausa
• Assinatura do funcionário

Mecânico

Também chamado de ponto cartográfico ou relógio de ponto, é uma evolução da antiga forma de realizar o controle da jornada, conferindo maior precisão e confiabilidade nos dados registrados.

Neste sistema, cada colaborador conta com um cartão pessoal que é utilizado para o registro de ponto que é recolhido mensalmente pelo RH.

Eletrônico

O uso da impressão digital possibilitou mais segurança para o empregador, reduzindo as fraudes na qual um colaborador batia o ponto para outro utilizando o cartão.

Ainda assim é necessário um alto investimento para compra de equipamentos que estejam de acordo com a legislação, Além disso, ainda é necessária a compra de outros softwares de controle de ponto para tratar as informações.

Digital

Conforme a forma de trabalho muda, os antigos métodos de gestão de jornada acabam ficando defasados, havendo a necessidade da aplicação de novos métodos.

Esse foi um dos desafios para empresas que precisavam fazer o controle de ponto no home office no período pandêmico. Até porque não faz sentido fazer teletrabalho ou home office e precisar ir ao local de trabalho bater o ponto usando a impressão digital.

Por essa e diversas outras necessidades, como uma maior facilidade e controle dos dados, o controle de ponto digital tem sido a principal escolha das empresas.

Como bater ponto otimiza a gestão de folha de pagamento

A gestão de pessoas é um dos grandes desafios das empresas, e um sistema de controle de ponto eletrônico é uma eficiente solução.

Os softwares de ponto, relógios de ponto e outros equipamentos geram provas inalteráveis do histórico de horários do funcionário na empresa. Por isso, optar pelo registro de ponto eletrônico ou formas alternativas de fazê-lo é uma maneira de aumentar a transparência entre empregador e colaborador.

Uma gestão equivocada pode render problemas tanto para as empresas quanto para os profissionais. Por isso, a adoção de um sistema de ponto que garanta a segurança é fundamental. Mas vale lembrar que a ferramenta escolhida deve se adequar à legislação.

Considerações legais e regulatórias sobre a prática de bater ponto

O artigo 74 da CLT fala sobre a obrigatoriedade do controle de ponto. Segundo o texto, todo estabelecimento com mais de 20 colaboradores tem a obrigação de registrar e acompanhar o ponto de todos os trabalhadores.

Já a legislação trabalhista na portaria 671 diz que o controle de ponto poderá ser feito de forma manual, eletrônica ou mecânica, desde que cumpra os requisitos para que o controle seja válido e possa ser acessado pela fiscalização.

A CLT também estabelece que alguns cargos são liberados das obrigações de registrar o ponto. Está previsto no artigo 62 que os cargos de confiança e os trabalhadores em regime de home office não precisam registrar o ponto. Além disso, também estão isentos do controle os estabelecimentos com menos de dez colaboradores por filial.

Não se esqueça de que é preciso conhecer a legislação de controle de ponto para que a administração da empresa seja feita da maneira correta. Isso serve tanto para que a instituição obtenha os resultados esperados, quanto para comprovar que aplica rotinas de trabalho dentro da lei.

Agora você já sabe todos os pormenores das vantagens da utilização de sistemas eletrônicos de controle de ponto. Por isso, conheça a ferramenta de controle de ponto do Sesame RH e confira todas as vantagens que o nosso software pode oferecer para a sua empresa.

Como incentivar os colaboradores a bater ponto?

Incentivar os colaboradores a registrar o ponto de forma consistente e precisa é fundamental para garantir a conformidade com as políticas da empresa e para manter registros precisos de horas trabalhadas.

Aqui estão algumas estratégias que podem ajudar a incentivar os colaboradores a bater ponto:

Comunicação clara

Explique a Importância: Comunique de maneira clara a importância do registro de ponto, destacando como isso afeta a folha de pagamento, benefícios e conformidade com as regulamentações.

Sistema de ponto amigável

Facilidade de Uso: Certifique-se de que o sistema de ponto seja fácil de usar. Se for digital, opte por interfaces intuitivas e aplicativos móveis acessíveis.

Treinamento adequado

Orientação Inicial: Ofereça treinamento adequado durante o processo de integração para garantir que os novos colaboradores entendam como usar o sistema de ponto.

Transparência nas políticas

Políticas Claras: Estabeleça políticas claras relacionadas ao registro de ponto e compartilhe-as com todos os colaboradores. Certifique-se de que todos compreendam as regras e consequências.

Dúvidas comuns sobre bater ponto

Se você ou os colaboradores têm dúvidas sobre o processo de bater ponto, é importante esclarecer as questões para garantir que o registro de horas seja feito corretamente. Aqui estão algumas dúvidas comuns sobre bater ponto e suas respostas:

Como devo bater ponto corretamente?

O método pode variar de acordo com o sistema adotado pela empresa. Pode envolver cartão de ponto, biometria, aplicativo móvel ou outros meios. Consulte as orientações da empresa ou do setor de Recursos Humanos para saber como proceder.

O que fazer em caso de esquecimento de marcar o ponto?

Em caso de esquecimento, alguns sistemas permitem ajustes, enquanto outros podem exigir que um supervisor ou o próprio colaborador faça a correção no sistema. Consulte as políticas da empresa para saber como lidar com essas situações.

Posso bater ponto remotamente se estiver trabalhando em casa?

Algumas empresas adotam sistemas que permitem o registro remoto de ponto, especialmente para colaboradores em trabalho remoto. Verifique se a empresa oferece essa opção e siga as orientações para o registro adequado.

O que fazer se houver divergências nas horas registradas?

Em caso de divergências, entre em contato com o setor de Recursos Humanos para esclarecimentos. Pode ser necessário fornecer informações adicionais ou corrigir eventuais erros.

Como escolher o melhor sistema para bater ponto

Escolher o melhor sistema para bater ponto é crucial para garantir a precisão no registro de horas trabalhadas e facilitar a gestão de tempo. Aqui estão algumas considerações importantes ao escolher um sistema de controle de ponto:

Tipos de sistema

Determine se você precisa de um sistema presencial, remoto (para colaboradores em trabalho remoto) ou uma combinação dos dois.

Flexibilidade de registro

Avalie se o sistema oferece diferentes métodos de registro, como cartões de ponto, biometria, aplicativos móveis, entre outros.

Integração com outros sistemas

Verifique se o sistema pode ser integrado com outros sistemas utilizados pela empresa, como folha de pagamento e recursos humanos.