Controle de ponto: o que diz a lei no Brasil e que tipos existem?

24 de janeiro, 2024

O controle de ponto é comum na maioria das empresas, sendo não só um mero cumprimento de lei, mas também uma ótima ferramenta de gestão da equipe.

Realizar esse controle é importante não só para gerir melhor os funcionários, mas também para reduzir erros na folha de pagamento e evitar processos trabalhistas.

Neste artigo, você vai entender tudo o que precisa saber sobre o sistema de controle de ponto e como ele pode ajudar a tornar o trabalho do time de RH muito mais prático.

O que é controle de ponto?

O controle de ponto é a forma utilizada pelas empresas para registrar as informações sobre a jornada de trabalho de seus colaboradores, como horário de entrada, saída e as pausas ao longo do dia.

Esse sistema auxilia a área de RH a realizar as folhas de pagamento, fornecendo informações como horas trabalhadas, horas extras, atrasos, faltas e saldo do banco de horas, por exemplo.

O que diz a CLT sobre o controle de ponto?

No Brasil, o controle de ponto passou a ser utilizado após a criação da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), que regulamenta as relações individuais e coletivas do trabalho nela previstas.

Segundo o Art. 74, toda empresa com mais de 20 funcionários deve registrar seus horários de entrada e saída, seja por registro manual, mecânico ou eletrônico. Até 2019, antes da Lei da Liberdade Econômica, a obrigatoriedade era para empresas com mais de 10 funcionários.

Importante ressaltar que, pelo Art. 62, trabalhadores em home office e cargos de confiança não possuem a obrigatoriedade de “bater ponto”

Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Providência

A Portaria 671 do MTE regulamenta o registro de ponto e a utilização de sistemas de registro de ponto eletrônicos. Ela foi publicada em 8 de novembro de 2021 e entrou em vigor em 1º de janeiro de 2022. A portaria estabelece as seguintes regras para o registro de ponto:

• O registro de ponto é obrigatório para todas as empresas com mais de 20 empregados.
• O registro de ponto pode ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica.
• Os sistemas de registro de ponto eletrônicos devem atender aos seguintes requisitos:
  • Serem invioláveis;
  • Emitir um comprovante de marcação de ponto;
  • Registrar todas as marcações de ponto, inclusive as recusas;
  • Permitir a identificação do funcionário que realizou a marcação;
  • Permitir a exportação dos dados para o Ministério do Trabalho e Previdência.

A Portaria 671 também estabelece uma tolerância de 2 minutos para a marcação do ponto, tanto para entrada quanto para saída. A tolerância não pode ser acumulada, ou seja, se o funcionário chega atrasado 2 minutos de manhã, não pode sair adiantado 2 minutos à tarde.

Além disso, a portaria estabelece que os sistemas de registro de ponto eletrônicos devem ser interligados com o sistema do Ministério do Trabalho e Previdência. Isso permitirá que o governo acesse os dados de registro de ponto das empresas para fins de fiscalização.

Funções do sistema de controle de ponto nas empresas

O controle de ponto nas empresas desempenha várias funções importantes relacionadas à gestão do tempo de trabalho dos colaboradores. Aqui estão alguns dos principais propósitos e benefícios do ponto eletrônico:

Registro de jornada de trabalho

O controle de ponto é fundamental para registrar as horas trabalhadas pelos funcionários. Ele fornece um registro preciso do início e fim da jornada de trabalho, bem como dos intervalos e horas extras, se aplicáveis.

Cumprimento das leis trabalhistas

Em muitas jurisdições, o controle de ponto é uma exigência legal para garantir o cumprimento das leis trabalhistas. Ele ajuda a assegurar que as horas extras sejam pagas corretamente e que os limites de jornada de trabalho estejam sendo respeitados.

Gestão de horas extras

Facilita o acompanhamento das horas extras trabalhadas pelos funcionários, permitindo que a empresa gerencie o pagamento de horas adicionais de acordo com as políticas internas e regulamentações trabalhistas.

Cálculo de folha de pagamento

O controle de ponto fornece dados precisos que são essenciais para o cálculo da folha de pagamento. Ele ajuda a determinar os salários e benefícios de acordo com o tempo efetivamente trabalhado.

Controle de absenteísmo

Além de registrar o tempo trabalhado, o registro de ponto também registra as ausências dos funcionários, como faltas, licenças médicas ou dias de folga. Isso é crucial para gerenciar o absenteísmo e planejar a cobertura adequada de tarefas.

Quais são os tipos de controle de ponto?

O controle de pontos foi evoluindo ao longo do tempo e hoje traz diversas alternativas para as empresas, indo dos métodos mais antigos e baratos até os mais tecnológicos e precisos.

Entenda como funciona as principais formas de registro de ponto:

Controle manual

O controle manual é aquele que depende totalmente da ação humana para ser realizado. É a forma mais antiga e barata de registro, que ainda hoje pode ser encontrada em algumas micro empresas mais tradicionais.

Uma forma comum de controle manual é o controle de papel. Nele os registros de entrada, almoço e saída são feitos pelos funcionários em um livro de pontos ou em uma folha de papel impressa pelo time de RH.

Outro método manual é o controle em planilha, no qual a jornada dos funcionários é registrada em uma planilha do Excel.

Esses métodos geralmente eram utilizados por pequenas empresas, mas vêm sendo substituídos por outros modelos mais automatizados, que diminuem a possibilidade de fraudes.

Controle mecânico ou cartográfico

Para este modelo de marcação é utilizado um relógio de ponto cartográfico. Essa forma de controle trouxe uma evolução em relação ao modelo anterior, mas para os dias de hoje também já é considerado ultrapassado.

Para realizar a marcação, cada funcionário possui seu próprio cartão de ponto, com seu nome, assinatura e mês vigente. Basta inserir o cartão no relógio e abaixar uma alavanca, que a máquina irá carimbar no cartão o horário exato da entrada, almoço ou saída.

Apesar de ter um custo de operação relativamente baixo, no fim do mês o RH precisa passar todos esses horários para outro lugar, o que pode causar erros operacionais.

Controle eletrônico

Nesse tipo de controle, a empresa utiliza o Registrador de Ponto Eletrônico (REP) para registrar a jornada de trabalho de seus colaboradores de forma automatizada.

Esse tipo de controle precisa ser integrado com algum software de folha de pagamento para coletar os registros, otimizando o trabalho do time de RH e tornando o registro mais confiável.

As empresas que utilizam esse tipo de ponto precisam se atentar às regulamentações da portaria 1510 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Ela apresenta algumas exigências que devem ser cumpridas tanto no relógio quanto no sistema complementar.

Controle biométrico

Nesse tipo de controle, o REP utiliza a impressão digital do funcionário para realizar a marcação dos horários. Outros modelos ainda mais modernos utilizam a biometria facial para a marcação do ponto.

Esta forma de marcação é ainda mais confiável, já que apenas o próprio funcionário poderá registrar seus horários no aparelho.

Controle alternativo ou online

Esta é a forma de controle mais moderna que existe atualmente. Ela permite que os funcionários possam registrar seus horários em qualquer lugar, mesmo que não estejam na empresa.

A marcação dos horários é realizada por meio de um software de controle de ponto, que pode ser utilizado no computador, smartphone ou tablet. Dependendo do software, é possível registrar os horários a partir de uma senha ou até mesmo reconhecimento facial.

Vantagens do controle de ponto digital

Por contar com uma tecnologia mais moderna, o controle de ponto online traz diversos benefícios não só para a empresa, mas também para o funcionário.

Esse tipo de controle capta os dados em tempo real otimizando o trabalho do time de RH, que não precisa compilar todos os horários no final do mês. Isso faz com que o registro seja mais rápido, prático e seguro, acabando com a possibilidade de erros operacionais.

Já para o funcionário, torna-se mais fácil acompanhar sua jornada de trabalho, suas horas extras e também controlar seu banco de horas para que não fique negativo.

E com o home office sendo cada vez mais adotado pelas empresas, o ponto digital traz ainda outro benefício: poder registrar os horários dos funcionários onde quer que estejam.

Afinal, mesmo que neste caso o controle não seja obrigatório pela CLT, é importante que a empresa e o funcionário tenham a visibilidade de sua jornada de trabalho.

Como implementar o sistema de controle de ponto na empresa?

A implementação de um sistema de controle de ponto eficaz requer uma abordagem planejada e organizada. Aqui estão alguns passos que podem ajudar na implementação bem-sucedida:

Avaliação das necessidades e requisitos legais

Antes de escolher um sistema de ponto eletrônico, é crucial avaliar as necessidades específicas da empresa e garantir que o sistema atenda às regulamentações trabalhistas locais. Considere fatores como número de funcionários, locais de trabalho, modelos de jornada de trabalho, entre outros.

Escolha do sistema de ponto

Selecione um sistema de controle de ponto que atenda às necessidades da empresa. Isso pode incluir sistemas de ponto eletrônico, biométricos, móveis, online, entre outros. Considere também a escalabilidade do sistema para garantir que possa crescer conforme a empresa expande.

Treinamento dos colaboradores

Forneça treinamento aos colaboradores para garantir que eles compreendam como usar o sistema de ponto eletrônico corretamente. Isso inclui a familiarização com dispositivos, aplicativos móveis ou outras interfaces utilizadas.

Comunicação transparente

Comunique transparentemente aos colaboradores sobre a implementação do novo sistema de controle de ponto. Explique os benefícios, a importância do registro preciso e as mudanças nos procedimentos. Esclareça dúvidas e forneça um canal para feedback.

Integração com sistemas de Recursos Humanos

Integre o registro de ponto com o sistema de RH da empresa, como folha de pagamento e gestão de recursos humanos. Isso ajuda na sincronização eficiente dos dados e na redução de erros manuais.

Testes e avaliação prévia

Realize testes exaustivos do sistema antes de implementá-lo em toda a empresa. Isso inclui testes de funcionalidade, usabilidade e integração com outros sistemas. Identifique e corrija quaisquer problemas antes da implementação completa.

Monitoramento e suporte contínuo

Após a implementação, monitore continuamente o desempenho do sistema. Esteja preparado para fornecer suporte técnico e esclarecimentos conforme necessário. Isso é essencial para garantir a aceitação e eficácia contínua do sistema.

Sistema de controle de ponto do Sesame RH

O controle de ponto do Sesame RH é um controle digital que facilita o dia a dia do RH. Um de seus benefícios é que ele traz uma visão completa e customizada da jornada dos colaboradores, além de permitir acesso em diversos aparelhos.

Outra facilidade é que ele centraliza todas as informações do funcionário, como horários de entrada e saída, faltas, férias, dias de home office e viagens.

O Sesame RH também está de acordo com todas as exigências da CLT. Com ele, é possível criar relatórios com validade legal, além de possibilitar o download de estatísticas e outros relatórios personalizados em PDF, CSV e Excel, facilitando as análises e otimizando o trabalho.

Agora que você já sabe como funciona cada forma de controle, basta escolher a melhor para a sua empresa. Conte com o Sesame RH para otimizar o trabalho da sua equipe!