Gerenciador de tarefas para equipes: 7 benefícios de ter um em sua empresa

14 de março, 2024

Para a realização de um objetivo, seja na vida pessoal, profissional ou acadêmica, é importante definir metas e ações para que vire realidade. Numa empresa não é diferente. Para um bom funcionamento de qualquer negócio, a organização é um passo importante para que tudo saia dentro do esperado e os pedidos sejam entregues nos prazos certos. Dessa forma, um gerenciador de tarefas é o utensílio perfeito para que a gestão de tarefas e projetos sua empresa.

Possibilitando uma melhor organização, divisão e comunicação, as atividades são entregues com excelência e pontualidade. Além disso, a produtividade da equipe aumenta, pois a gestão de tempo é melhorada.

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O que é um gerenciador de tarefas para equipes?

Um gerenciador de tarefas é uma ferramenta que auxilia indivíduos na organização das mais variadas tarefas, tanto pessoais quanto profissionais. Nela, é possível integrar e visualizar essas atividades, definindo prazos e agendando compromissos.

Além disso, você consegue ordenar as tarefas de acordo com suas urgências e prioridades.

Ainda, essa plataforma possibilita uma melhora na produtividade, gestão de tempo e qualidade das entregas da equipe. Com isso, as demandas exigidas por um projeto ficam mais fáceis de serem realizadas e entregues no prazo determinado.

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Otimize a produtividade e a colaboração com o gerenciador de tarefas da Sesame RH

Atribua, acompanhe e conclua tarefas de maneira eficiente, mantenha sua equipe focada nos objetivos e alcance resultados excepcionais em cada projeto.

7 benefícios de ter um gerenciador de tarefas em sua empresa

Organização das atividades

O gerenciador de tarefas possibilita que você e seus colaboradores organizem, por meio de listas, tudo o que deve ser entregue. Além disso, existe a possibilidade de definir urgências e prioridades.

Também, para uma maior organização, o mural de tarefas permite a categorização do andamento das atividades, como feito, pendente, urgente e entre outros.

Planejamento de projetos

Com o mural de tarefas você consegue ter a visão do todo. Dessa forma, o planejamento se torna mais fácil e organizado, já que é possível destrinchar um grande projeto em pequenas tarefas.

Assim, na hora de trabalhar, o colaborador irá focar somente em uma atividade, sem precisar se preocupar com o que deve ser feito a seguir.

Gestão de tempo

Com essa ferramenta, o funcionário não perde tempo pensando no que deve fazer ou qual o próximo passo, pois ele, sua equipe e gestor já planejaram antecipadamente.

Além disso, pode-se definir prazos para as atividades serem entregues ou, ainda, adicionar um alerta sobre o início de uma tarefa ou prazo de entrega de um projeto. 

Comunicação integrada

Utilizando um software de gestão de tarefas, você consegue centralizar todos os dados em um lugar. Todas as decisões tomadas, modificações, datas e andamento dos projetos ficarão registrados na tarefa. Com isso, diminui-se o número de emails enviados individualmente, o que pode atrapalhar a comunicação geral da equipe.

Ainda, esses aplicativos disponibilizam chats onde os funcionários podem trocar informações. Sendo assim, a colaboração e a integração entre as equipes aumenta a produtividade de todos, fazendo com que os projetos sejam entregues no prazo e com uma ótima qualidade.

Monitoramento da produtividade da equipe

Uma boa plataforma de gerenciamento de tarefas fornece dados para melhorar a gestão do seu negócio. Com ela, pode-se medir o tempo gasto em cada parte do projeto, possibilitando um novo planejamento mais realista.

Por meio dela, também consegue-se estruturar uma sequência nas atividades, evitando atrasos ou confusões.

Relatórios e indicadores

Com os meios disponibilizados por esse software, como o monitoramento da produtividade e a visão completa do mural de atividades, é possível entregar, com maior certeza, relatórios e indicadores. Assim, tomadas de decisões e mudanças de planejamento são mais fáceis de serem feitas.

Proporciona mobilidade

Por ser um aplicativo, o sistema de gestão de tarefas proporciona uma maior mobilidade e flexibilidade. Isso se deve ao fato de poder tê-lo no celular, no desktop ou, ainda, como uma extensão do Chrome. Sendo assim, é fácil acessá-lo a qualquer momento, tanto no trabalho, quanto em casa ou no transporte.

Gerenciador de tarefas no mercado: 5 principais

Estas ferramentas variam em termos de funcionalidades, interface e abordagem na gestão de tarefas. A escolha do gerenciador de tarefas ideal dependerá das preferências da equipe, do tipo de projeto e das funcionalidades desejadas para uma gestão eficiente das atividades.

Trello

Utiliza quadros, listas e cartões para organizar tarefas de maneira visual. É flexível e fácil de usar, sendo adequado para equipes que preferem uma abordagem mais visual na gestão de projetos.

Asana

Oferece uma plataforma completa para gestão de projetos e tarefas. Permite criar, atribuir e acompanhar tarefas, além de fornecer recursos avançados para colaboração em equipe.

Todoist

É um aplicativo simples e intuitivo para gerenciamento de tarefas. Permite criar listas, estabelecer prioridades e definir datas de vencimento para as atividades.

Microsoft To Do

Integra-se ao ecossistema Microsoft e oferece uma interface intuitiva para criar listas de tarefas, definir lembretes, compartilhar listas e sincronizar entre dispositivos.

Ferramenta de gestão de tarefas para equipes

Agora você já sabe quais são os benefícios que um gerenciador de tarefas para equipes pode trazer para o seu negócio, mas como aplicá-lo em sua empresa? 

Existem diversos softwares que, ao contrário de apps isolados, como a Trello ou Google Keps, integram uma equipe ou negócio inteiro. Do ponto de vista empresarial, esse é o melhor caminho, pois os softwares especializados em gestão de tarefas centralizam todas as atividades dos colaboradores em um programa. 

Um dos softwares existentes é o gerenciador de tarefas e projetos Sesame RH. Nele, além de conseguir atribuir atividades aos funcionários, você pode medir o custo e a rentabilidade de projetos e a produtividade de seus colaboradores. E isso tudo em um só lugar!

Com o software de Sesame RH, você consegue melhorar o planejamento dos projetos de seus clientes por meio da atribuição e organização de tarefas para cada funcionário.

Ainda, monitore, em tempo real, o desempenho dos colaboradores. Faça isso por meio das ferramentas de produtividade da plataforma e dos alertas de inatividade. 

Utilizando o nosso software de gerenciamento de tarefas, você consegue também gerar relatórios de produtividade de trabalho, avaliando a gestão de tarefas e o desempenho de seus funcionários.

Além disso, os próprios colaboradores podem organizar suas atividades e projetos, melhorando a gestão de tempo da equipe e da empresa.

E sabe o que é melhor? Todas essas ferramentas estão em um só lugar! O software da Sesame RH pode ser usado na versão desktop, smartphone ou, ainda, como uma extensão do Chrome. Nunca ficou tão fácil possuir um sistema de gerenciamento de tarefas completo! 

Como gerenciar tarefas da equipe?

Para aproveitar ao máximo um gerenciador de tarefas, é essencial incorporar práticas e estratégias eficazes. Aqui estão algumas dicas para otimizar o uso de um gerenciador de tarefas:

1. Organize suas tarefas de forma eficiente:
   • Crie categorias ou listas para agrupar tarefas relacionadas.
   • Utilize etiquetas, marcadores ou prioridades para destacar tarefas críticas.
2. Estabeleça metas e prazos:
   • Defina prazos realistas para suas tarefas.
   • Estabeleça metas diárias, semanais ou mensais para manter o foco e o progresso constante.
3. Utilize recursos de colaboração:
   • Se estiver trabalhando em equipe, atribua tarefas a membros específicos.
   • Compartilhe listas ou projetos para garantir transparência e colaboração eficaz.
4. aproveite as notificações:
   • Ative notificações para lembretes de prazos e atualizações.
   • Personalize as configurações de notificação para evitar sobrecarga.
5. Estabeleça prioridades:
   • Identifique tarefas urgentes e importantes.
   • Utilize a funcionalidade de prioridade para destacar o que precisa ser feito primeiro.

Achou essa informação útil? Esperamos que sim. Para saber mais sobre software de RH, modelos ou guias úteis, continue navegando pelo blog de Sesame RH.