Comunicação interna: por que é tão importante para as empresas

30 de janeiro, 2024

Quantos desentendimentos você conhece que foram gerados pela falta ou falha de comunicação na empresa? A mais todos, não é? Seguindo o mesmo pensamento, a maior parte dos projetos que falham ou dos desligamentos de funcionários em organizações são gerados pela falta de comunicação interna.

Porém, o que é a comunicação interna nas empresas? Qual sua importância? Como criar um bom plano? Quais são seus tipos? Todas essas perguntas serão respondidas no artigo abaixo. Continue lendo para saber mais! 

O que é a comunicação interna nas empresas?

Segundo a especialista Margarida Kunsch, a comunicação interna “oferece um estímulo ao diálogo e ao compartilhamento de informações entre a gestão executiva e a base operacional, a fim de obter qualidade”.

Desta forma, podemos ver que ela é uma ferramenta responsável por passar informações e alinhar comportamentos dentro da empresa.

Com a comunicação empresarial, é possível garantir bons relacionamentos entre líderes, equipes e membros da organização. Assim, há um esclarecimento de informações importantes, possibilitando um alinhamento de todo o time.

Isso é feito para atingir as metas da empresa e entregar um trabalho bem feito e integrado.

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Melhora a colaboração e fortalece os laços dentro da sua equipe, facilita a interação entre departamentos, compartilha atualizações importantes e promove uma cultura de transparência

O que faz parte da comunicação interna?

A comunicação interna engloba uma variedade de práticas, canais e estratégias que visam facilitar a troca de informações dentro de uma organização. Ela desempenha um papel crucial no fortalecimento da cultura organizacional, no alinhamento de objetivos, na promoção do engajamento dos funcionários e na disseminação de informações relevantes.

Aqui estão alguns elementos que fazem parte da comunicação na empresa:

1. E-mails corporativos.
2. Intranet.
3. Boletins internos.
4. Reuniões de equipe.
5. Redes sociais corporativas.
6. Quadros de avisos físicos ou digitais.
7. Treinamentos internos.
8. Canais de chat interno.
9. Vídeos institucionais:
10. Eventos corporativos.

Esses elementos são apenas algumas das práticas comuns de comunicação interna. A escolha e a combinação desses métodos dependem da cultura da empresa, das necessidades específicas de comunicação e das preferências dos funcionários.

Uma estratégia de comunicação empresarial eficaz contribui para o engajamento dos colaboradores, melhoria do clima organizacional e alinhamento com os objetivos da empresa.

Qual a importância de um plano de comunicação interna?

Como exemplificado na introdução, a maior parte das discussões são causadas pela falta de comunicação entre as partes envolvidas. Assim, um bom plano de comunicação interna garante a organização e integração dentro da empresa, já que o compartilhamento de informações é feito de forma transparente e dinâmica.

Da mesma forma, a comunicação empresarial auxilia na criação de um ambiente agradável. Todos gostam de trabalhar em um espaço onde se sintam bem, certo?

Portanto, a boa comunicação interna gera uma maior motivação e produtividade dos colaboradores, pois seus pontos fortes são reconhecidos, podem receber e dar feedbacks. Ainda, se sentem valorizados por suas ideias serem ouvidas.

Além disso, um bom plano minimiza interações negativas, como boatos, competitividade e fofocas entre os funcionários.

Com isso, uma maior integração do time é formada, alinhando os perfis profissionais dos funcionários para trabalharem por um propósito comum.

Por fim, a empresa gera uma boa reputação. Apesar da comunicação externa ser importante, um bom diálogo entre líderes e colaboradores cria uma ligação entre eles e a instituição.

Sendo assim, os princípios, prioridades e missões da organização são incorporados pelos funcionários, que os levam para fora da empresa.

Como criar um bom plano de comunicação interna?

Primeiro, é preciso entender que o funcionário deseja essa comunicação. Uma pesquisa realizada pela 15Five relatou que os funcionários querem, acima de bonificações, conversas honestas com seus gestores.

Além disso, 81% dos funcionários preferem organizações que valorizam a comunicação interna do que apenas benefícios.

Deve-se ter em mente também que as mensagens precisam ser sempre simples, padronizadas, claras e eficientes. Além disso, a transparência, segurança e bidirecionalidade necessitam ser evidentes.

Assim, o colaborador se sente confortável em expor seus pensamentos, receber e dar feedbacks e promover relacionamentos.

Depois, é necessário educar os funcionários sobre a CI e a sua importância. Deixar claro que a comunicação é a chave para o sucesso tanto profissional quanto organizacional faz com que a aderência a essa ideia seja maior.

Por último, é importante gerar nos colaboradores um sentimento de pertencimento. Assim, os funcionários vestirão a camisa da empresa e disseminarão a essência, os princípios e ideias da mesma.

Quem faz a comunicação interna?

Segundo a pesquisa da Associação Brasileira de Comunicação Empresarial, o RH é responsável pela comunicação interna em 63,2% das organizações. Mas qual é o papel dessa área, afinal?

Por possuir uma maior proximidade com a direção de uma organização, o RH é a área que primeiro recebe as mensagens dos diretores. Por isso, possui a função de comunicar os colaboradores, garantindo que os recados sejam transmitidos de forma clara.

Além disso, são responsáveis por planejar uma rotina de comunicados, adotando uma das ferramentas de CI. Ainda, por ser próxima aos colaboradores, devem divulgar treinamentos e apresentar os feedbacks positivos e negativos para o funcionário.

Quais as vantagens de possuir um bom plano de comunicação interna nas empresas?

Tendo em mente que uma boa comunicação causa um sentimento de pertencimento entre os funcionários, listamos algumas das vantagens em se criar um bom plano de comunicação interna.

Aumento da produtividade

É fato que pessoas mais felizes tendem a ter um aumento em sua produtividade. Portanto, o ambiente agradável criado pelo diálogo certo, além de causar a satisfação, minimiza o tempo perdido com atrasos e falhas gerados pela falha na comunicação.

Por consequência, a atividade do colaborador será realizada de uma melhor e mais rápida forma.

Projetos bem sucedidos

Segundo uma pesquisa realizada pelo PMI, cerca de 56% dos projetos mal sucedidos são causados por impedimentos na comunicação. Sendo assim, associado com o aumento da produtividade, um bom diálogo cria melhores e mais integrados projetos.

Menor taxa de rotatividade

O desligamento de colaboradores de uma empresa está, na maior parte das vezes, associado às falhas nas conversas entre ele e seus líderes. Portanto, com a implementação de um bom plano de comunicação interna, a rotatividade diminui.

Lembre-se: funcionários felizes e satisfeitos possuem menor probabilidade de saírem da empresa.

Quais são os tipos de comunicação interna existentes?

Agora que você já sabe o que é a comunicação interna e o quão importante ela é para o sucesso da organização, apresentamos quais são os seus tipos.

Mas lembre-se de que uma análise do perfil dos colaboradores e do funcionamento da empresa devem ser feitas para que a melhor técnica seja aplicada.

Mural de Recados

Um clássico da CI, o mural de recados é um jeito fácil e prático de transmitir informações, lembretes e estratégias. Porém, uma das suas desvantagens é ser uma ferramenta física, devendo ser feita de forma planejada.

Para ser efetiva, deve estar sempre atualizado e utilizar uma linguagem simples, fácil e curta. Ainda, deve chamar a atenção e ocupar um lugar estratégico, garantindo que todos o verão.

Intranet

É uma rede corporativa com fim de interligar os diversos departamentos, equipes e líderes da empresa. Além disso, é uma ferramenta importante para compartilhar informações, avisos e treinamentos. Importante ressaltar que apenas colaboradores possuem acesso a este canal.

Rede Social Corporativa

Sendo uma evolução da intranet, a RSC é muito similar às redes sociais tradicionais. No entanto, minimiza as distrações e maximiza a confidencialidade das informações compartilhadas ali, já que somente membros da organização participam. Além disso, possui preço baixo e oferta em nuvem (SaaS).

Email

O email é uma das formas mais utilizadas por empresas. Ele é um meio barato, rápido e fácil de agendar reuniões, compartilhar informações, comunicar novas mudanças ou planejar um próximo projeto é uma boa ferramenta.

Reuniões

Um método clássico e muito utilizado, mas que deve ser usado com cuidado. Muitas vezes algumas situações só se resolverão por meio de conversas presenciais e, nesse caso, uma reunião é importante.

No entanto, deve-se tomar cautela com o tempo empregado, pois isso pode impactar na produtividade dos colaboradores.

Quais são as três categorias da comunicação interna?

A comunicação empresarial pode ser categorizada de diversas maneiras, mas uma abordagem comum é dividir as práticas de comunicação interna em três categorias principais. Essas categorias ajudam a organizar e compreender os diferentes aspectos da comunicação dentro de uma organização. As três categorias são:

Comunicação descendente (top-down)

A comunicação descendente ocorre quando as mensagens fluem dos níveis mais altos da hierarquia organizacional para os níveis mais baixos. Essa categoria envolve a transmissão de informações da liderança para os funcionários e pode incluir:

• Mensagens da alta administração sobre estratégias, objetivos e direções da empresa.
• Comunicados oficiais, como anúncios de mudanças organizacionais, lançamentos de produtos, atualizações de políticas, entre outros.
• Orientações e instruções para a equipe sobre metas e expectativas.

Comunicação ascendente (bottom-up)

A comunicação ascendente refere-se à transmissão de informações dos níveis inferiores da hierarquia organizacional para os níveis superiores. Essa categoria envolve o feedback dos funcionários, suas opiniões e contribuições, e pode incluir:

• Sugestões e feedback dos funcionários sobre processos, políticas e práticas organizacionais.
• Relatos de questões ou preocupações que os funcionários desejam trazer à atenção da liderança.
• Compartilhamento de ideias e inovações provenientes da equipe.

Comunicação horizontal (lateral)

A comunicação horizontal ocorre entre membros do mesmo nível hierárquico ou de departamentos diferentes, facilitando a colaboração e a coordenação entre colegas. Isso pode envolver:

• Colaboração em projetos entre diferentes equipes ou departamentos.
• Compartilhamento de informações relevantes entre pares para garantir a coesão e a eficiência.
• Troca de conhecimento e boas práticas entre colegas de trabalho.

Essas três categorias são inter-relacionadas e colaboram para criar um ambiente de comunicação eficaz dentro da organização. Uma comunicação interna bem-sucedida abrange todas essas dimensões, garantindo que as informações fluam de maneira eficiente, que os funcionários tenham oportunidades para contribuir e que a colaboração entre colegas seja facilitada.

A integração equilibrada dessas categorias contribui para o fortalecimento da cultura organizacional e o alcance dos objetivos da empresa.

Diferenças entre comunicação interna e endomarketing

A comunicação interna e o endomarketing são conceitos relacionados que se concentram em aspectos específicos da interação e comunicação dentro de uma organização, mas possuem algumas diferenças importantes. Vamos explorar essas diferenças:

Escopo e objetivos

A comunicação na empresa refere-se à troca de informações dentro da organização, abrangendo uma variedade de mensagens, desde comunicados oficiais até a comunicação do dia a dia. O objetivo principal é manter os funcionários informados e engajados.

O endomarketing é uma abordagem específica de comunicação interna que se concentra em estratégias de marketing voltadas para o público interno. O objetivo é criar um ambiente interno que motive os funcionários, construa uma cultura organizacional positiva e fortaleça a identidade da marca.

Foco na marca

A comunicação interna pode abordar uma variedade de mensagens, incluindo operacionais, estratégicas e culturais, sem necessariamente se concentrar na construção da marca.

Por outro lado, o endomarketing coloca um foco específico na construção da marca dentro da organização, alinhando a identidade da marca com a percepção e o envolvimento dos funcionários.

Motivação e engajamento

Si falamos de comunicação empresarial, esta pode abordar a motivação e o engajamento dos funcionários, mas não necessariamente como seu foco principal.

Pero o endomarketing coloca um forte foco na motivação dos funcionários, utilizando elementos de marketing para criar uma cultura organizacional positiva que motive e engaje os colaboradores.

Integração com estratégias de recursos humanos

A comunicação na empresa se integra naturalmente às estratégias de comunicação e recursos humanos, mas não necessariamente com uma ênfase específica em estratégias de marketing.

O endomarketing está diretamente relacionado com a integração de estratégias de marketing com as práticas de recursos humanos para criar uma experiência unificada para os funcionários.

Em resumo, enquanto a comunicação interna abrange um espectro amplo de comunicação organizacional, o endomarketing é uma abordagem mais específica que aplica princípios de marketing à comunicação interna com o objetivo de fortalecer a marca e criar um ambiente interno positivo.

Ambas desempenham papéis essenciais na promoção da coesão organizacional e do engajamento dos funcionários.

Software de comunicação interna

Sabemos que a tecnologia sempre tornará nossas vidas mais fáceis. É por isso que, hoje, encontramos softwares especializados que agilizam o envio de comunicações internas ou fluxos de chat como o Sesame RH.

Você já conhece os benefícios de aplicar um plano de comunicação interna e as formas de se comunicar com seus funcionários. Agora, cabe a você escolher as formas de comunicação que ajudarão a sua empresa.

Por isso, convidamos você a saber mais sobre o software de comunicação interna do Sesame HR e descobrir todos os benefícios e facilidades que ele pode trazer para o dia a dia da sua organização!