Plataforma de admissão digital: guia completo para o RH

24 de julho, 2025

A plataforma de admissão digital é uma ferramenta que vem se consolidando como uma aliada indispensável para o RH moderno, especialmente em empresas que contratam em ritmo acelerado, lidam com estruturas distribuídas ou enfrentam exigências rigorosas de compliance.

Automatizar processos antes feitos manualmente deixou de ser uma inovação, hoje, é questão de escala, segurança e eficiência.

Ao adotar um software de gestão documental focado na admissão, os profissionais de RH ganham mais controle sobre a coleta de dados, assinatura de contratos, validação de documentos e integração com sistemas como o eSocial.

Além de reduzir falhas operacionais, esse tipo de solução transforma o onboarding em uma jornada fluida e bem estruturada, reforçando a imagem da empresa desde o primeiro contato com o novo talento.

O que é uma plataforma de admissão digital?

É um sistema digital que centraliza e automatiza todas as etapas burocráticas do processo de contratação de um novo colaborador.

Diferente dos modelos baseados em e-mail e planilhas, a plataforma oferece fluxos padronizados, integração com outras ferramentas do RH e visibilidade total sobre cada etapa, do envio de documentos à geração de contrato e registro no eSocial. Em termos práticos, ela permite:

Coleta de dados do colaborador via link personalizado e seguro;
Validação automática de documentos obrigatórios;
Geração de contrato de trabalho com dados integrados;
Assinatura eletrônica com validade jurídica;
Armazenamento seguro e organizado em nuvem;
Integração com folha de pagamento e sistemas legais.

Quem explica isso é a diretora de RH da Sesame, Cristina Martín. A profissional acrescenta ainda:

“A plataforma certa reduz drasticamente o retrabalho e os riscos jurídicos, além de melhorar a experiência do novo colaborador, que chega no primeiro dia com tudo pronto.”

Como funciona o processo de admissão digital?

A digitalização da admissão começa logo após a aprovação do candidato. Observe:

A plataforma envia um link seguro onde o novo colaborador insere seus dados e envia documentos exigidos por lei.
Esses dados são validados automaticamente e usados para gerar o contrato de trabalho, que é assinado digitalmente pelas partes.
Em seguida, os dados são integrados aos sistemas internos da empresa, como folha de pagamento, benefícios e eSocial, garantindo que o colaborador esteja regularizado antes mesmo de começar.
O RH acompanha o status de cada etapa em tempo real, com alertas de pendências e indicadores de performance.

Esse processo garante conformidade com as obrigações legais brasileiras (incluindo CLT, LGPD e eSocial) e cria uma base sólida para um onboarding bem-sucedido.

O que é um software de admissão digital e por que escolher uma plataforma completa faz diferença?

Um software de admissão digital é uma solução tecnológica que automatiza e organiza as etapas do processo de contratação, da coleta de documentos à integração com o eSocial. Porém, nem todas as ferramentas disponíveis no mercado entregam o mesmo nível de profundidade, integração ou escalabilidade.

Enquanto algumas opções atuam de forma pontual, como sistemas de assinatura eletrônica ou repositórios de arquivos, plataformas mais robustas vão além: integram múltiplos sistemas, oferecem fluxos personalizáveis, garantem conformidade legal e centralizam todas as informações do processo admissional em uma única interface. É o caso da Sesame.

Sesame HR

O software de RH da Sesame é mais do que um sistema de admissão digital, é uma plataforma completa de gestão de pessoas, desenvolvida para empresas que precisam contratar com velocidade, manter a conformidade legal e oferecer uma jornada mais eficiente para o colaborador desde o primeiro contato.

Combinando tecnologia intuitiva e suporte próximo, a Sesame ajuda o RH a sair do operacional e focar no estratégico.

Admissão digital automatizada: coleta de documentos via link seguro, preenchimento de dados pelo próprio colaborador, validação automática, assinatura eletrônica com validade jurídica e integração direta com folha de pagamento e eSocial.
Gestão de documentos centralizada e segura: armazene, organize e controle o ciclo de vida dos documentos de forma digital e conforme a LGPD. Receba alertas sobre prazos de validade, controle versões e defina níveis de acesso por perfil.
Onboarding estruturado e engajador: crie trilhas personalizadas com tarefas, comunicações, treinamentos e integrações que começam antes mesmo do primeiro dia. Acompanhe o progresso do colaborador e garanta que nada importante fique para depois.
Integração com folha de pagamento e sistemas de gestão: evite retrabalho com integração automática entre dados coletados na admissão e os principais sistemas utilizados pela empresa. Mais precisão e menos duplicidade de esforço entre áreas.
Controle de ponto, gestão de férias e turnos em um só lugar: além da admissão, a Sesame oferece controle completo da jornada do colaborador, com gestão de ponto digital, ponto por WhatsApp e com geolocalização, férias, banco de horas e escalas, tudo com visão integrada e relatórios em tempo real.
Indicadores e painéis para tomada de decisão: monitore indicadores-chave como tempo médio de admissão, etapas pendentes, taxa de conclusão de onboarding e muito mais. Tudo em painéis visuais e de fácil leitura.
Suporte humanizado e implantação guiada: conte com uma equipe especializada para garantir que sua transição para o digital seja simples, segura e adaptada ao seu contexto. Com teste gratuito e consultoria dedicada desde o primeiro acesso.

Ou seja, o diferencial não está no nome, mas na capacidade da solução em atender à complexidade e à velocidade que empresas em crescimento demandam, como conta Cristina Martín:

“Empresas que querem escalar suas contratações com segurança e eficiência precisam de um software que funcione como plataforma, integrando dados, automatizando tarefas e garantindo uma experiência fluida para o colaborador e para o RH.”

Quais são os benefícios de uma plataforma de admissão digital?

A digitalização do processo traz ganhos diretos para diferentes áreas da empresa:

RH: Redução de erros, padronização de processos e economia de tempo.
TI: Evita sobrecarga com provisionamento manual de acessos e cadastros.
Jurídico: Garante validade jurídica dos documentos e rastreabilidade.
Financeiro: Facilita o lançamento correto de salários e benefícios desde o início.
Liderança: Permite visibilidade em tempo real sobre status de contratações e previsão de onboarding.

Cristina Martín destaca: “Ao tirar o RH da operação manual, a empresa ganha em velocidade, precisão e governança. E o colaborador sente isso logo de cara.”

Como garantir a conformidade legal em admissões digitais?

Para estar em conformidade com a legislação brasileira, a plataforma precisa:

Atender às exigências da LGPD, com controle de acesso e consentimento claro;
Oferecer assinatura eletrônica com validade jurídica, preferencialmente com certificação ICP-Brasil ou registros de autenticidade;
Integrar com o eSocial, respeitando os prazos e formatos exigidos pelo governo;
Armazenar os documentos com segurança, integridade e histórico de alterações.

Plataformas completas como a Sesame, contam com logs de auditoria, backup automático e criptografia, o que protege a empresa de riscos legais e fortalece o compliance trabalhista.

O que avaliar antes de contratar uma plataforma de admissão digital?

Antes de escolher uma solução, é essencial avaliar:

Integrações disponíveis: folha de pagamento, ERP, benefícios, eSocial.
Nível de personalização: é possível adaptar os fluxos às diferentes unidades ou tipos de contrato?
Usabilidade: o colaborador entende o que fazer sem treinamento?
Segurança e LGPD: quais práticas a empresa adota para proteger os dados?
Suporte: há atendimento humano e especializado quando necessário?

A escolha certa deve considerar não apenas funcionalidades, mas também aderência ao momento da empresa e à maturidade dos processos de RH.

Testar a plataforma escolhida faz toda a diferença. Por isso que a Sesame oferece teste gratuito para empresas que desejam transformar seu processo admissional sem fricção.

Com a Sesame, o RH deixa o papel para trás e assume um novo papel: mais estratégico, eficiente e focado no que realmente importa: as pessoas. Experimente agora!