A folha de pagamento é uma obrigação legal de toda empresa que tem empregados, independentemente do porte. Ela é feita todo mês pelo Departamento Pessoal ou pela contabilidade e reúne tudo o que a empresa paga, desconta e recolhe sobre a remuneração da equipe.

Mesmo sendo uma rotina mensal, a folha ainda gera muitas dúvidas: quais dados são obrigatórios, o que entra como desconto e qual a diferença entre a folha e o holerite. Ter as informações dos colaboradores centralizadas num software de folha de pagamento reduz os erros no fechamento.

Neste artigo você encontra o que é folha de pagamento, quem é responsável por ela, os dados obrigatórios, o passo a passo para fazer e a diferença entre folha e holerite.

O que é folha de pagamento?

Folha de pagamento é o registro mensal de todos os valores que a empresa paga aos seus empregados, com os proventos, os descontos e os encargos de cada um. Ela serve de base para o pagamento dos salários, para o recolhimento de impostos e contribuições e para a contabilidade da empresa.

Na folha entram salários, horas extras, adicionais, comissões, férias, 13º salário e benefícios, além dos descontos legais, como INSS e Imposto de Renda. Desde a implantação do eSocial, as informações da folha também são enviadas ao governo de forma digital, todo mês.

Não existe um modelo oficial de folha de pagamento. Cada empresa pode organizar o documento do seu jeito, desde que inclua os dados obrigatórios previstos na legislação.

Quem é responsável pela folha de pagamento em uma empresa?

A folha de pagamento costuma ficar com o Departamento Pessoal, dentro do RH, ou com o escritório de contabilidade que atende a empresa. É essa área que reúne os dados, faz os cálculos, envia as informações ao eSocial e emite os holerites.

Para que o fechamento saia certo, outras áreas precisam enviar informações no prazo. O registro de ponto, as admissões e desligamentos, as férias, as licenças e as mudanças de salário são as principais fontes de erro quando chegam atrasadas ou incompletas. Por isso, um software de RH integrado ajuda a manter esses dados atualizados num só lugar.

Quais dados são obrigatórios na folha de pagamento?

A folha de pagamento precisa identificar a empresa e cada empregado, além de detalhar tudo o que compõe a remuneração e os descontos do mês. Use a lista abaixo como conferência antes de fechar a folha:

Dados do empregador: razão social, CNPJ e endereço do estabelecimento.
Dados do empregado: nome, cargo, função e data de admissão.
Dias trabalhados: com faltas, atrasos e afastamentos do período.
Proventos: salário-base, horas extras, adicional noturno, insalubridade, periculosidade, comissões e outros valores pagos.
Descontos: INSS, Imposto de Renda, vale-transporte, adiantamentos, faltas e outros descontos autorizados.
Encargos da empresa: FGTS e contribuição previdenciária patronal, que não são descontados do colaborador.
Salário bruto e líquido: o valor total antes e depois dos descontos.
Forma e data de pagamento: e as seguradas em gozo de salário-maternidade, quando houver.

A tabela resume o que é desconto do colaborador e o que é encargo da empresa, uma das confusões mais comuns na folha:

Item	Quem paga	Observação
INSS do empregado	Descontado do colaborador	Alíquotas progressivas conforme a faixa salarial.
Imposto de Renda (IRRF)	Descontado do colaborador	Desde 2026, quem ganha até R$ 5 mil por mês está isento (Lei 15.270/2025).
Vale-transporte	Descontado do colaborador	Até 6% do salário-base.
FGTS	Empresa	Depósito de 8% sobre a remuneração. Não é descontado do salário.
INSS patronal	Empresa	Contribuição sobre a folha, conforme o regime tributário.
Contribuição sindical	Colaborador, se autorizar	Desde a Reforma Trabalhista de 2017, só pode ser descontada com autorização prévia.

Como fazer a folha de pagamento passo a passo?

Fazer a folha de pagamento exige seguir sempre o mesmo cronograma, para não esquecer nenhuma informação e não atrasar o pagamento. As etapas abaixo seguem a ordem do fechamento mensal.

Controle do quadro de funcionários

Mantenha atualizadas as admissões e os desligamentos do mês. Isso evita pagar quem já saiu da empresa ou deixar de incluir quem acabou de entrar, além de garantir o cálculo correto dos valores proporcionais.

Defina as categorias dos seus funcionários

Cada colaborador está ligado a uma convenção coletiva, que pode ter pisos, adicionais e benefícios próprios. Conferir a convenção de cada categoria torna os cálculos mais seguros e evita passivos trabalhistas.

Acompanhe as mudanças na rotina do colaborador

Promoções, mudanças de cargo, aumentos, férias e licenças alteram o cálculo da folha do mês. Registre cada mudança assim que ela acontece, em vez de reunir tudo no dia do fechamento.

A legislação também muda de um ano para o outro, com novas faixas de INSS e de Imposto de Renda. Por isso, confira as tabelas vigentes no início de cada ano.

Inclua horas extras e adicionais

As horas extras devem ser pagas com acréscimo de no mínimo 50% sobre a hora normal, conforme a CLT. O trabalho em domingos e feriados não compensados é pago em dobro, e a convenção coletiva pode prever percentuais maiores. Os adicionais noturno, de insalubridade e de periculosidade também entram nesta etapa.

Desconte os impostos e os descontos autorizados

Aplique os descontos de INSS e de Imposto de Renda conforme as tabelas do ano e inclua os demais descontos previstos, como vale-transporte e adiantamentos. Confira se cada desconto tem base legal ou autorização do colaborador.

Separe salário bruto de salário líquido

O salário bruto é o valor total dos proventos. O salário líquido é o que sobra depois dos descontos e é o valor que o colaborador recebe. Deixar os dois claros na folha e no holerite evita dúvidas e reclamações.

Organize-se para cumprir o prazo do pagamento

Pelo art. 459, § 1º, da CLT, o salário mensal deve ser pago até o quinto dia útil do mês seguinte ao trabalhado. O atraso gera correção monetária e pode resultar em multas previstas em convenção coletiva.

Folha de pagamento e holerite são a mesma coisa?

Não. A folha de pagamento é o documento da empresa, com as informações de todos os empregados. O holerite, também chamado de contracheque, é o recibo individual que cada colaborador recebe, gerado a partir da folha.

Os dois documentos têm a mesma origem, mas cumprem papéis diferentes dentro da empresa. A folha serve de registro para a contabilidade, para o eSocial e para o recolhimento de impostos. O holerite mostra a cada pessoa o que ela recebeu e o que foi descontado no mês, como salário, horas extras, adicionais e descontos.

O holerite deve ser entregue todo mês a cada colaborador, em papel ou em formato digital. O envio digital reduz custos e permite que a pessoa consulte os recibos anteriores quando precisar. Saiba mais sobre como enviar a folha de pagamento aos funcionários.

O que a lei diz sobre a folha de pagamento?

A folha de pagamento é uma exigência legal para todas as empresas com empregados. Ela é regulamentada pelo art. 225 do Regulamento da Previdência Social (Decreto 3.048/1999), que obriga a empresa a:

Preparar a folha: da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, mantendo em cada estabelecimento uma via da folha e os recibos de pagamento.
Lançar na contabilidade: mensalmente e de forma discriminada, os fatos geradores das contribuições, os valores descontados, as contribuições da empresa e os totais recolhidos.
Prestar informações: ao INSS e à Receita Federal, hoje por meio do eSocial, com os dados cadastrais, financeiros e contábeis exigidos.

Como calcular a folha de pagamento?

Para calcular a folha de pagamento de cada colaborador, some os proventos do mês e subtraia os descontos. O resultado é o salário líquido. A sequência abaixo ajuda a não esquecer nenhum item:

Salário bruto: comece pelo salário-base do colaborador.
Proventos: some horas extras, adicionais e outros valores do mês.
INSS e IR: desconte as contribuições conforme as tabelas vigentes.
Outros descontos: vale-transporte, adiantamentos e descontos autorizados pelo colaborador.
Encargos da empresa: calcule à parte o FGTS e o INSS patronal, que não saem do salário do colaborador.

Um sistema de folha de pagamento online faz esses cálculos com base nos dados do mês e reduz o risco de erros na folha de pagamento.

Perguntas frequentes sobre folha de pagamento

Estas são as dúvidas mais comuns sobre a folha de pagamento.

O que é folha de pagamento em poucas palavras?

É o registro mensal de tudo o que a empresa paga e desconta de cada empregado, usado para pagar os salários, recolher impostos e manter a contabilidade em dia.

Holerite e folha de pagamento são a mesma coisa?

Não. A folha reúne as informações de todos os empregados e fica com a empresa. O holerite é o recibo individual que cada colaborador recebe todo mês.

O FGTS é descontado do salário?

Não. O FGTS é um depósito de 8% feito pela empresa sobre a remuneração do colaborador, sem desconto no salário.

Até quando a empresa deve pagar o salário?

Até o quinto dia útil do mês seguinte ao trabalhado, conforme o art. 459 da CLT.

Folha de pagamento com a Sesame HR

A Sesame HR centraliza numa só tela as informações que afetam a folha de pagamento do mês. Cada licença, mudança salarial ou outra ocorrência fica registrada numa caixa de alertas, para que o RH revise e confirme antes do fechamento, e tudo pode ser exportado em Excel para o escritório de contabilidade.

A ferramenta funciona integrada aos demais módulos da plataforma:

Envio de holerites: o RH faz o upload do PDF com todos os holerites, e a Sesame HR distribui cada um para a pasta do colaborador e avisa por e-mail.
Banco de dados de colaboradores: salários, contratos e histórico de admissões e desligamentos ficam no perfil de cada pessoa.
Férias e ausências: licenças e férias aprovadas aparecem automaticamente nas ocorrências da folha.
Permissões de acesso: o RH define quem pode ver ou editar cada informação da folha.

A boa notícia é que é possível testar a plataforma completa da Sesame HR gratuitamente. Com acesso aos módulos integrados (ocorrências da folha, envio de holerites, banco de dados de colaboradores e férias), a equipe de RH consegue fechar a folha do mês com todas as informações num só lugar.

Comece o teste gratuito agora e feche a folha de pagamento sem deixar nada para trás.