Gestão
Software para RH: guia completo para escolher o melhor sistema
Descubra como escolher o melhor software para RH com este guia completo. Veja funcionalidades, vantagens e dicas práticas.
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Lukas Letieres
HR Consultant
23 de junho, 2025
Quem atua na área de Recursos Humanos sabe que lidar com planilhas, tarefas manuais e processos dispersos não é apenas improdutivo, é um risco para a estratégia da empresa. Com o avanço da digitalização, investir em um software para RH deixou de ser uma tendência e se tornou uma exigência para quem quer acompanhar a agilidade do mercado e tomar decisões baseadas em dados, e não em achismos.
Mais do que automatizar tarefas, as soluções mais modernas funcionam como uma plataforma de people analytics, conectando dados, controle de ponto, comportamento, performance e insights em tempo real. Isso muda completamente o papel do RH, que passa a ser um motor de crescimento, não apenas um setor operacional.
Continue a leitura e veja o que faz um software de RH, quais as suas vantagens e como escolher o melhor para a sua empresa.
O que é um software RH?
Mais do que uma ferramenta digital, um software para RH é o sistema nervoso da gestão de pessoas. Ele centraliza informações, automatiza tarefas, organiza processos e transforma dados em decisões.
De acordo com Cristina Martín, Diretora de RH da Sesame, em um cenário onde o capital humano é o diferencial competitivo, esse tipo de solução assume um papel decisivo na estratégia das empresas:
“Quando o RH deixa de operar no improviso e passa a contar com sistemas inteligentes, a empresa ganha velocidade, previsibilidade e capacidade real de cuidar das pessoas, com dados, e não com achismos”.
Qual é o melhor software para RH?
A busca pelo “melhor” software para RH deve partir de uma pergunta mais estratégica: melhor para quem? Cada organização tem porte, cultura, processos e prioridades distintos, e ignorar isso é cair em promessas genéricas que não entregam resultado.
Segundo Cristina Martín, “o melhor software é aquele que se encaixa na realidade da empresa e resolve as dores do RH com precisão. Funcionalidade demais, sem propósito claro, só gera confusão e desperdício”.
A seguir, veja os critérios e tipos de soluções que realmente fazem sentido conforme o perfil e as prioridades da sua operação.
Sesame HR
Um bom exemplo de plataforma que se destaca no mercado brasileiro é o software de RH da Sesame. A marca nasceu com a missão de simplificar a rotina do setor de Recursos Humanos por meio da tecnologia e oferece solução all-in-one.
A plataforma tem diversas funcionalidades, como, por exemplo: controle de ponto digital, gestão de férias e ausências, gestão documental, avaliações de desempenho e feedback, pesquisas de clima organizacional e módulo de comunicação interna. Além disso, possui interação com folha de pagamento e outros aplicativos, permitindo, por exemplo, o registro de ponto via WhatsApp.
Hoje, a Sesame atende empresas em diversos países do mundo. Na América Latina, é possível citar Brasil, México e Chile. Já na Europa, além da Espanha, a empresa opera em países como Itália e Portugal, por exemplo. Nos Estados Unidos, ela também marca presença, ampliando seu alcance global.
Com mais de 300.000 usuários e mais de 10.000 empresas atendidas, a Sesame RH continua a investir em inovação e expansão, buscando adaptar suas soluções às necessidades específicas de cada mercado.
A marca atende pequenas, médias e grandes organizações que buscam otimizar seus processos de forma humanizada e eficiente.
Quais programas o RH usa atualmente (e por que muitos não funcionam mais)?
Boa parte das empresas ainda opera com uma combinação de ferramentas soltas: planilhas de Excel, formulários do Google, agendas manuais, ERPs genéricos e plataformas que não “conversam” entre si. Esse tipo de cenário gera retrabalho, falhas de registro e total falta de visão integrada.
No entanto, o panorama vem mudando. Segundo a pesquisa HR Tech Survey 2024 (PwC), 73% dos líderes de RH afirmam que pretendem aumentar investimentos em softwares específicos de gestão de pessoas nos próximos 12 meses, especialmente com foco em dados, automação e inteligência de talentos.
Critérios para escolher o melhor software de RH
Antes de contratar qualquer solução, é essencial que o gestor saiba exatamente o que observar, não só na proposta comercial, mas no valor real que o software entrega à operação. Observe os critérios de escolha abaixo:
Avalie as dores prioritárias do seu RH
Antes de pensar em funcionalidades, o RH precisa olhar para dentro e listar o que realmente está travando a operação. Um bom diagnóstico das dores evita investimentos mal direcionados e ajuda a definir quais recursos são indispensáveis no novo sistema.
- Retrabalho e falhas manuais constantes.
- Dificuldade de visualizar e cruzar dados.
- Falta de integração entre ferramentas.
- Processos morosos de admissão, férias, ponto, desligamento.
- Falta de visibilidade sobre performance e clima.
Esses sintomas, muitas vezes, estão normalizados nas rotinas da equipe. Mas são justamente eles que mais consomem tempo, reduzem a qualidade da gestão e limitam o potencial estratégico do RH.
Analise a experiência do usuário (UX)
Um sistema eficiente precisa ser intuitivo, leve e fluido, especialmente para um setor que lida com diferentes níveis de familiaridade tecnológica. O time de RH usará o software diariamente, para atividades críticas e operacionais. Se a usabilidade for ruim, a adesão cai rapidamente, os processos voltam para o Excel e o projeto naufraga.
Ferramentas com boa UX reduzem o tempo de aprendizado, aumentam a produtividade da equipe e facilitam a colaboração entre gestores e lideranças. Por isso, o ideal é sempre testar a plataforma em um ambiente realista antes de fechar contrato.
Verifique as integrações e automações disponíveis
O valor de um software para RH está diretamente ligado à sua capacidade de conversar com outros sistemas da empresa. Folha de pagamento, financeiro, controle de ponto, ferramentas de recrutamento e até sistemas de comunicação precisam estar integrados para que o fluxo de dados seja contínuo e confiável.
Além disso, automações inteligentes evitam tarefas repetitivas, reduzem erros manuais e liberam o RH para atuar de forma mais estratégica. A integração é o que transforma um sistema isolado em uma solução completa.
Escolha soluções que ofereçam people analytics
Sem dados confiáveis, o RH toma decisões no escuro. Plataformas com módulos de people analytics permitem acompanhar indicadores em tempo real, identificar padrões de comportamento, antecipar riscos e agir com precisão.
Entre os KPIs mais estratégicos estão turnover, absenteísmo, tempo de contratação, desempenho por área e NPS interno. Ferramentas com dashboards personalizáveis oferecem visões executivas e operacionais, permitindo que tanto o RH quanto a alta liderança atuem com base em evidências.
Considere o suporte e a escalabilidade
Não basta que o sistema funcione bem hoje, ele precisa acompanhar a evolução da empresa. Um bom software para RH oferece suporte técnico ágil, com atendimento humanizado e pronto para resolver dúvidas com eficiência. Além disso, deve ser escalável: crescer junto com a operação, seja em número de usuários, filiais ou processos internos.
Soluções rígidas, com suporte limitado ou planos que não acompanham o crescimento, acabam se tornando gargalos e exigem substituição precoce. Por isso, pense no presente, mas planeje para o futuro.
Quais ferramentas o RH moderno utiliza (e o que não pode faltar)?
As ferramentas mais adotadas por empresas em crescimento são aquelas que integram gestão, automação e análise estratégica em uma só plataforma. Veja os principais módulos considerados indispensáveis:
Controle de ponto e jornada
A gestão de jornada é um dos maiores desafios operacionais do RH, e também uma das maiores fontes de conflitos trabalhistas se for negligenciada. Um bom software precisa oferecer ferramentas que garantam controle preciso, compliance com a legislação e praticidade para equipes remotas ou híbridas.
- Registro eletrônico com geolocalização.
- Banco de horas automático.
- Integração com folha.
Gestão de férias, ausências e licenças
Gerenciar prazos legais, solicitações e aprovações de férias ainda consome tempo demais em muitas empresas. Com a digitalização desse processo, o RH ganha tempo, reduz erros e garante visibilidade total sobre ausências planejadas e não planejadas.
- Solicitação e aprovação digital.
- Calendários integrados.
- Alertas de vencimentos.
Admissão e offboarding digital
A entrada e saída de colaboradores são momentos delicados e cheios de obrigações documentais. Plataformas modernas automatizam essas etapas, promovem uma boa experiência ao colaborador e reduzem gargalos operacionais, desde a assinatura de documentos e onboarding, até o encerramento formal do vínculo.
- Assinatura eletrônica de documentos.
- Checklists inteligentes.
- Fluxos automatizados por cargo.
Avaliações de desempenho e feedbacks contínuos
Transformar a performance em dados e insights é essencial para desenvolver talentos e manter o engajamento. Um sistema de avaliação de desempenho ajuda o RH a abandonar modelos subjetivos, criar ciclos claros e conectar feedbacks à estratégia da empresa.
- Ciclos configuráveis.
- Relatórios com evolução histórica.
- Painel para gestores e líderes.
People analytics e relatórios estratégicos
Decidir com base em dados é o novo normal, e o RH não pode ficar de fora. Plataformas com people analytics permitem monitorar indicadores críticos em tempo real, antecipar tendências e agir com inteligência para fortalecer a cultura, a retenção e o desempenho organizacional.
- Turnover, absenteísmo, NPS interno.
- Indicadores de RH por equipe, gestor, área.
- Visões executivas para decisões rápidas.
Veja como evitar erros ao contratar um software para RH
Escolher um sistema de gestão de pessoas não é apenas uma decisão de TI, é uma decisão de negócio. Veja os principais erros que comprometem a escolha e como evitá-los.
Ignorar o diagnóstico das necessidades reais
Um dos erros mais comuns é começar pela ferramenta, e não pelo problema. Sem um mapeamento prévio dos gargalos, fluxos e pontos de dor do RH, a empresa corre o risco de contratar uma solução sofisticada para um processo que nem precisava de tecnologia, ou pior, deixar sem cobertura justamente a área mais crítica.
Antes de buscar propostas comerciais, é fundamental envolver as lideranças de RH, analisar a jornada dos colaboradores e entender onde estão os maiores desperdícios de tempo, retrabalho ou risco jurídico.
Optar por sistemas que não se adaptam à realidade da empresa
Muitas soluções disponíveis no mercado são robustas, mas não flexíveis. Um sistema criado para grandes corporações, com estruturas hierárquicas complexas, dificilmente será útil em uma PME enxuta e dinâmica, e o inverso também é verdadeiro.
Por isso, é essencial avaliar se a plataforma se adapta à cultura da empresa, ao número de colaboradores, aos processos já existentes e ao nível de maturidade digital do time. Escolher uma solução desproporcional pode gerar mais frustração do que eficiência.
Não envolver o time de RH na decisão
Quem vai usar o sistema no dia a dia precisa participar da escolha desde o início. Decisões tomadas apenas pelo TI, pelo financeiro ou pela alta liderança, sem a escuta ativa do RH, tendem a falhar na implementação e gerar resistência silenciosa.
Fazer testes práticos, coletar feedback dos usuários e validar a usabilidade com quem realmente opera os processos são passos essenciais para garantir adesão e retorno sobre o investimento.
Priorizar preço em vez de valor entregue
Buscar o menor custo possível pode parecer uma decisão financeiramente inteligente, mas, quando o software não resolve o que promete, o barato sai caro. Soluções limitadas tendem a gerar retrabalho, depender de planilhas paralelas e não acompanhar o crescimento da empresa.
O ideal é analisar o ROI real: quanto tempo será economizado, quantos erros manuais serão evitados, qual o impacto na experiência do colaborador e na performance da equipe de RH. Preço importa, mas valor entregue é o que determina sucesso.
Como a tecnologia ajuda o RH a sair do operacional e liderar estratégias
Ao adotar uma plataforma completa, o RH passa a ter mais tempo, dados e ferramentas para assumir seu papel como braço estratégico da empresa. Processos que antes tomavam horas, como auditoria de documentos, análises de desempenho ou controle de escalas, se tornam automáticos, confiáveis e transparentes.
E é justamente aqui que entra a força de um sistema robusto como o software de RH da Sesame, uma solução all-in-one que se destaca no mercado brasileiro. A plataforma contempla todas as funcionalidades indispensáveis para uma gestão moderna e eficiente, como você leu ao longo deste artigo.
Além da cobertura funcional ampla, a Sesame se destaca pela usabilidade intuitiva, integração entre módulos e suporte contínuo, adaptando-se a empresas em crescimento que precisam escalar sem perder a qualidade da gestão.
E o melhor: é possível testar gratuitamente todas essas funcionalidades na prática. Uma oportunidade concreta para transformar o RH em protagonista das decisões estratégicas e preparar sua empresa para os próximos passos. Experimente agora!
Precisa de ajuda?
Sou Mireya Ruiz, consultora de
Recursos Humanos na Sesame HR. Agende uma reunião com minha equipe para que possamos te ajudar.
