Onboarding digital: como integrar novos colaboradores de forma eficiente

29 de junho, 2023

Geralmente quando um novo funcionário chegava na empresa, sua equipe costumava acolhê-lo, mostrar onde fica sua mesa e as principais ferramentas, apresentar os colegas de trabalho e, aos poucos, já ir incluindo o novo profissional naquele ambiente. Porém, como fazer isso quando se trata do trabalho remoto? Nesse cenário, a processo de onboarding integração dos novos colaboradores se torna mais complexa, mas não necessariamente difícil. Mas, para isso, é necessário saber implementar corretamente o onboarding digital.

O onboarding é usado para receber um novo funcionário na empresa, integrá-lo à sua equipe e apresentá-lo às suas funções. Essa etapa é essencial para a adaptação e a retenção do novo talento.

Por isso, o Sesame RH preparou um conteúdo especialmente para você que deseja saber exatamente como implementar essa estratégia na sua empresa. Vamos lá!

O que é onboarding digital?

Primeiro, vamos entender o que é o onboarding. Ele se refere ao processo de integração de novos funcionários na organização. É a partir dele que os profissionais serão introduzidos na empresa, conhecendo mais sobre o negócio, a cultura organizacional, os processos e as políticas praticadas. Além disso, é nessa etapa que o profissional vai se familiarizar com sua nova equipe e suas funções.

Por isso, essa é uma etapa de grande importância para que o novo funcionário se sinta acolhido e pertencente à empresa desde o início.

Já o onboarding digital é nada mais do que esse processo realizado de forma online, sendo a melhor saída para empresas que trabalham de forma híbrida ou remota. Com ele, o profissional tem acesso a materiais sobre a empresa, que podem ser em formato de apresentação ou vídeos, por exemplo.

Atraia, avalie e selecione os melhores candidatos com a ferramenta de recrutamento da Sesame RH

Otimize e melhore todo o processo de recrutamento. Simplifique o processo de contratação e construa uma equipe excepcional que impulsione o crescimento de sua organização.

Benefícios de fazer um bom onboarding digital

Um onboarding digital eficaz traz vários benefícios para a empresa, para os novos colaboradores e para a cultura organizacional como um todo. Aqui estão alguns dos principais benefícios:

1. Integração rápida: permite uma integração mais rápida dos novos colaboradores, reduzindo o tempo necessário para se familiarizarem com a empresa, seus processos e colegas.
2. Redução de custos operacionais: elimina a necessidade de impressão de documentos em papel, armazenamento físico e despesas associadas ao processo tradicional de integração.
3. Acesso remoto: permite que os novos colaboradores concluam partes do onboarding a partir de qualquer local, facilitando a integração de equipes remotas ou de profissionais que trabalham em casa.
4. Maior retenção de talentos: contribui para uma experiência positiva, aumentando a probabilidade de retenção de talentos, pois os colaboradores se sentem apoiados e integrados desde o início.
5. Melhoria na experiência do colaborador: proporciona uma experiência mais moderna e interativa, demonstrando a adoção de tecnologias atuais e valorizando a experiência do colaborador desde o primeiro dia.
6. Aumento da produtividade: ao fornecer informações claras e relevantes desde o início, o onboarding digital contribui para que os novos colaboradores atinjam sua plena produtividade mais rapidamente.
7. Avaliação e melhoria contínua: ferramentas digitais permitem uma análise mais fácil dos resultados do onboarding, possibilitando ajustes e melhorias contínuas no processo.
8. Conformidade legal: um onboarding digital bem estruturado ajuda a garantir que todos os requisitos legais, como a documentação de impostos e a leitura de políticas da empresa, sejam cumpridos de maneira eficaz.

Importância do onboarding digital para trabalho o remoto ou híbrido

Assim como o onboarding presencial tem extrema importância para a integração e sentimento de pertencimento, o onboarding digital também é essencial para o profissional que está começando de forma remota ou híbrida.

Vejamos alguns dos principais benefícios de implementar essa estratégia.

Integração à distância

Pode parecer complicado entrar em uma empresa em que não estará presente fisicamente no dia a dia. Num primeiro momento, tudo pode parecer distante e impessoal, podendo até mesmo vir uma insegurança de não se acostumar ou não se enturmar.

Com o onboarding digital, você acolhe o novo funcionário de uma forma mais próxima, mesmo que ele esteja em outra cidade, estado ou país. Isso faz com que ele se sinta acolhido no novo local de trabalho e pertencente ao time.

Autonomia e flexibilidade

Com esse formato de onboarding, os colaboradores podem organizar o seu tempo para realizar todas as etapas da melhor forma, desde que finalize-as dentro do prazo estipulado.

Além disso, é possível revisar o material de forma fácil e prática sempre que for preciso. Isso faz com que sua curva de aprendizagem seja mais rápida, assim como o seu período de adaptação.

Maior suporte ao funcionário

Como é possível acessar os conteúdos a qualquer momento, o colaborador possui um maior suporte nos seus primeiros meses de trabalho.

Isso porque é possível integrar ao processo um FAQ, respondendo às principais dúvidas sobre a empresa e seus processos, além de abrir uma canal de comunicação entre funcionário e empresa para tirar todas as dúvidas que possam surgir pelo caminho.

Como fazer um onboarding digital?

O onboarding digital pode trazer ainda mais resultados se ele for personalizado para cada colaborador, considerando sua área de atuação e função. Por isso, trouxemos algumas dicas para te ajudar a montar um plano personalizado completo. Veja quais são elas:

Defina seus objetivos

Primeiramente, você deve identificar quais são os objetivos do onboarding digital. Afinal, ele pode cumprir diversas funções, como apresentar a empresa, inserir o funcionário na cultura organizacional, ensinar a utilizar sistemas e ferramentas, compreender os processos das áreas ou atividades de cada função específica.

Lembre-se de que você não precisa escolher só uma dessas opções, várias delas podem ser inseridas ao longo do processo.

Mapeie as necessidades dos funcionários de cada área

Após identificar os objetivos da empresa com o onboarding, chegou a hora de entender quais são as necessidades dos novos funcionários ao chegarem na empresa. Por exemplo, as principais dúvidas, suas expectativas, além de conhecimentos e habilidades que devem ser desenvolvidos nessa etapa inicial.

Defina as etapas gerais do onboarding

Em seguida, é hora de definir as etapas gerais, pelas quais todos os novos colaboradores irão passar. Por exemplo, você pode dividir o processo em módulos, cada um sobre um tema específico, como história da empresa e resumo do negócio, funções de cada área, cultura organizacional e informações mais detalhadas sobre sua área específica.

Você ainda pode determinar uma ordem e prazos para a conclusão das etapas, além dos responsáveis por cada uma.

Escolha um software para realizar o onboarding digital

Após a criação de toda a estratégia, chegou a hora de identificar o software que melhor atenderá as necessidades do onboarding digital desenvolvido. Para isso, analise as possibilidades oferecidas por cada um, como a inserção de mídias, organização do conteúdo, manutenção de histórico e acompanhamento do processo de cada funcionário.

Crie e personalize o conteúdo

Por fim, você deve criar o conteúdo para cada uma das etapas definidas e inseri-los na ferramenta escolhida. Essa é uma das etapas mais importantes, que vai fazer com que o processo seja bem sucedido ou não.

Conte com a ajuda de cada uma das áreas para a criação dos conteúdos personalizados de cada área e função, assim será apresentado um conteúdo mais assertivo e aprofundado, auxiliando o novo membro a entender todo o processo de forma mais efetiva.

Quais são os 4 C’s do onboarding?

O onboarding, processo de integração de novos colaboradores em uma empresa, pode ser resumido por meio dos “4 C’s”. Esses elementos são cruciais para garantir uma transição suave e eficaz para os novos funcionários. Os 4 C’s do onboarding são:

1. Compliance (Conformidade): garante que os novos colaboradores estejam cientes das políticas, regulamentos e procedimentos da empresa. Isso inclui questões legais, éticas e de segurança no trabalho.
2. Clarification (Esclarecimento): proporciona uma compreensão clara das expectativas em relação ao papel, responsabilidades e metas do novo funcionário. Isso ajuda a reduzir ambiguidades e estabelece as bases para um desempenho eficaz.
3. Culture (Cultura): introduz os novos colaboradores à cultura organizacional, valores, missão e visão da empresa. Isso facilita a adaptação ao ambiente de trabalho e promove o alinhamento com a cultura corporativa.
4. Connection (Conexão): envolve a criação de conexões e relacionamentos dentro da organização. Isso pode incluir a apresentação aos colegas, líderes de equipe e outros membros importantes da empresa. Uma rede de apoio ajuda os novos colaboradores a se sentirem mais integrados.

Garantir que esses quatro elementos sejam abordados de maneira abrangente durante o processo de onboarding contribui para uma experiência mais positiva e produtiva para os novos membros da equipe.

Quais ferramentas são necessárias para um onboarding digital?

Um onboarding digital eficaz pode ser facilitado por várias ferramentas de onboarding que ajudam a automatizar e otimizar o processo. Aqui estão algumas ferramentas que são frequentemente utilizadas para um onboarding digital bem-sucedido:

• Plataforma de gestão de documentos eletrônicos:
  • Exemplo: Adobe Sign, DocuSign.
  • Função: facilita a assinatura eletrônica de documentos, como contratos de trabalho e formulários de RH.
• Sistema de gerenciamento de aprendizagem (LMS):
  • Exemplo: Moodle, TalentLMS.
  • Função: permite a criação e entrega de treinamentos online, facilitando o desenvolvimento de habilidades e conhecimentos necessários para a função.
• Ferramenta de comunicação interna:
  • Exemplo: Slack, Microsoft Teams.
  • Função: facilita a comunicação entre a equipe, proporcionando um canal para perguntas, esclarecimentos e interação social.
• Plataforma de videoconferência:
  • Exemplo: Zoom, Microsoft Teams.
  • Função: possibilita reuniões virtuais para apresentações, interações e discussões entre a equipe e o novo colaborador.
• Sistema de gerenciamento de projetos:
  • Exemplo: Trello, Asana.
  • Função: Ajuda na organização de tarefas relacionadas ao onboarding, permitindo um acompanhamento eficiente do progresso.

Como acompanhar os resultados do onboarding digital?

Agora que você já entendeu como criar um plano de onboarding, é hora de saber como acompanhar o processo de cada novo funcionário e analisar seus resultados. Com a ferramenta certa você consegue fazer tudo isso com muita facilidade.

Sesame RH, por exemplo, permite que você crie processos personalizados para cada funcionário, além de adicionar comentários e atribuir tarefas aos responsáveis por cada etapa, enviando notificações a cada nova interação. E para acompanhar os resultados do seu programa de onboarding digital, você ainda pode enviar questionários de satisfação para os funcionários.

Além disso, é possível entender os resultados do onboarding ao acompanhar a avaliação de desempenho dos colaboradores que passaram por ele. Dessa forma, consegue verificar se os pontos abordados no processo, seja sobre a cultura ou sobre os processos da empresa, por exemplo, foram bem assimilados.

Agora que você já sabe como realizar um processo de onboarding digital, não deixe de implementá-lo na sua empresa. E conte com Sesame RH para te auxiliar durante todo esse processo!