7 de janeiro, 2026

O relatório de recrutamento e seleção é um dos documentos mais importantes para transformar o processo de contratação em uma ferramenta estratégica do RH. Mais do que registrar vagas preenchidas, ele permite avaliar eficiência, custos, qualidade das contratações e gargalos que impactam diretamente o crescimento da empresa.

Quando bem estruturado, o relatório deixa de ser apenas informativo e passa a apoiar decisões sobre orçamento, priorização de vagas, ajustes no processo seletivo e alinhamento com as lideranças. Nesse cenário, o uso de um software de recrutamento e seleção torna-se essencial para garantir dados consistentes, históricos confiáveis e análises comparáveis ao longo do tempo.

Siga com a leitura e aprenda, passo a passo, como montar um relatório de recrutamento e seleção completo, claro e útil para a gestão de pessoas.

O que falar sobre recrutamento e seleção em um relatório?

Um erro comum é tratar o relatório de recrutamento e seleção como um simples resumo de vagas abertas e fechadas. Na prática, ele deve responder a uma pergunta central: o processo seletivo está contribuindo para os resultados da empresa?

Isso significa ir além da quantidade de contratações e analisar aspectos como tempo de preenchimento, qualidade dos candidatos, aderência ao perfil da vaga e impacto operacional das decisões tomadas. Um bom relatório conecta dados do processo seletivo com necessidades reais do negócio, como explica Tiago Santos, vice-presidente de Comunidade e Crescimento da Sesame HR:

“O relatório de recrutamento e seleção é o elo entre o esforço operacional do RH e a percepção de valor da liderança. Sem dados claros, o processo vira opinião; com dados, vira decisão”.

Como se faz um relatório de recrutamento e seleção? Veja exemplos

Um relatório de recrutamento e seleção só gera valor quando permite analisar o processo ao longo do tempo, identificar gargalos e apoiar decisões sobre contratação. Para isso, não basta reunir dados soltos: o relatório precisa seguir uma estrutura lógica, recorrente e comparável, que facilite a leitura por gestores e lideranças.

Quando bem organizado, ele deixa de ser apenas um registro operacional e passa a funcionar como uma ferramenta de análise contínua.

A seguir, veja um exemplo de estrutura que ajuda o RH a transformar dados do processo seletivo em informação estratégica, dividida em quatro blocos principais.

Contexto das vagas e necessidades do negócio

Este bloco apresenta as vagas abertas no período, as áreas envolvidas, o motivo da contratação (crescimento, reposição, projeto específico) e o alinhamento com os objetivos da empresa. Esse contexto evita análises isoladas e ajuda a liderança a entender o impacto das decisões de contratação.

Indicadores do processo seletivo

Aqui entram os dados quantitativos: número de candidatos, etapas do processo, tempo médio de contratação, taxa de aprovação e reprovação, fontes de recrutamento e custos envolvidos. Esses indicadores permitem avaliar eficiência e identificar gargalos.

Análise qualitativa dos candidatos

Além dos números, o relatório deve trazer uma leitura qualitativa: aderência ao perfil, principais competências observadas, dificuldades recorrentes e feedbacks relevantes das lideranças envolvidas no processo.

Conclusões e recomendações

O relatório se torna estratégico quando aponta aprendizados e recomenda ações. Ajustes no perfil da vaga, mudanças nas etapas do processo ou revisão das fontes de recrutamento devem aparecer de forma clara.

O que deve constar em um relatório de recrutamento e seleção?

Um relatório de recrutamento e seleção não deve apenas registrar o que aconteceu em um processo seletivo, mas explicar por que os resultados foram alcançados e o que pode ser aprimorado nas próximas contratações. Para cumprir esse papel, o documento precisa reunir informações que permitam analisar eficiência, qualidade e impacto do recrutamento no negócio.

Independentemente do porte da empresa, alguns elementos são indispensáveis para que o relatório seja completo, comparável ao longo do tempo e útil tanto para o RH quanto para as lideranças. ganhar eficiência ao longo do tempo”.

Período analisado e vagas abertas: o relatório deve deixar claro qual intervalo de tempo está sendo avaliado e quais vagas fizeram parte da análise, garantindo contexto e comparabilidade com períodos anteriores.
Motivo das contratações: registrar se a vaga foi aberta por crescimento, reposição, projeto específico ou reorganização interna ajuda a interpretar corretamente os resultados e alinhar expectativas com a liderança.
Número total de candidatos por vaga: esse dado permite avaliar o alcance das ações de recrutamento, a atratividade da vaga e a eficiência das fontes utilizadas.
Tempo médio de fechamento das vagas: indicador fundamental para medir a agilidade do processo seletivo e identificar gargalos que impactam a operação ou sobrecarregam as equipes.
Etapas do processo seletivo: detalhar as fases pelas quais os candidatos passaram ajuda a entender a complexidade do processo e identificar pontos de melhoria ou simplificação.
Principais fontes de recrutamento: identificar de onde vêm os candidatos (indicações, plataformas, redes sociais, banco interno) permite avaliar custo-benefício e priorizar canais mais eficientes.
Custos estimados do processo seletivo: mesmo que aproximados, esses dados ajudam o RH a analisar o impacto financeiro das contratações e apoiar decisões orçamentárias.
Avaliação qualitativa dos candidatos: além dos números, o relatório deve registrar a aderência ao perfil, competências observadas e feedbacks relevantes das lideranças envolvidas.
Principais aprendizados e pontos de melhoria: este é o bloco mais estratégico do relatório, onde o RH consolida insights, aponta gargalos e propõe ajustes para tornar os próximos processos mais eficientes.

“Um bom relatório não tenta esconder problemas. Ele evidencia gargalos para que o RH consiga evoluir o processo seletivo e tomar decisões melhores”, afirma Tiago Santos.

Quais são os 3 tipos de relatório mais usados no recrutamento e seleção?

Nem todo relatório de recrutamento e seleção tem o mesmo objetivo. Dependendo do nível de análise necessário, o RH pode utilizar diferentes formatos de relatório para acompanhar a operação, apoiar a gestão e orientar decisões estratégicas.

Entender esses tipos ajuda o RH a escolher o modelo mais adequado para cada contexto, evitando relatórios genéricos e garantindo que a informação gerada seja realmente útil para o negócio.

Relatório operacional

É focado no acompanhamento do dia a dia, traz dados básicos como vagas abertas, candidatos em processo e status das contratações. É útil para controle, mas limitado para decisões estratégicas.

Relatório gerencial

O relatório gerencial de RH consolida indicadores por período, área ou tipo de vaga. Permite análises comparativas e apoia decisões de priorização e orçamento.

Relatório estratégico

Vai além dos números e conecta o recrutamento aos resultados do negócio. Avalia impacto das contratações, qualidade dos processos e alinhamento com a estratégia da empresa.

Onde o relatório de recrutamento e seleção costuma falhar?

Na maioria das empresas, o problema não está na falta de informação, mas na fragmentação dos dados ao longo do processo seletivo. Planilhas paralelas, anotações informais e ausência de histórico dificultam análises consistentes e impedem comparações ao longo do tempo.

Na prática, essas falhas aparecem em situações como:

Dados espalhados em diferentes ferramentas, como planilhas, e-mails e sistemas que não se integram;
Perda de histórico de processos anteriores, o que impede avaliar evolução ou recorrência de gargalos;
Indicadores calculados de formas diferentes, dificultando comparações entre períodos ou áreas;
Relatórios excessivamente operacionais, que mostram volume de vagas, mas não impacto ou qualidade das contratações;
Dificuldade de apresentar resultados para a liderança, enfraquecendo o papel estratégico do RH.

Tiago Santos destaca que “quando o RH não consegue consolidar dados do recrutamento, ele perde a chance de mostrar valor estratégico. O processo seletivo vira um esforço invisível, mesmo sendo crítico para o crescimento da empresa”.

Sesame HR: como um software de RH apoia relatórios mais estratégicos

Manter relatórios de recrutamento e seleção consistentes exige organização e padronização dos dados desde o início do processo. A Sesame HR atua como um software de recrutamento e seleção, ajudando o RH a estruturar informações, registrar etapas e consolidar dados de forma confiável. Com a plataforma, o RH consegue:

Centralizar informações das vagas e candidatos;
Acompanhar etapas do processo seletivo;
Registrar feedbacks e avaliações de forma estruturada;
Gerar relatórios claros e comparáveis por período ou área;
Reduzir controles manuais e retrabalho.

Além disso, os relatórios permitem identificar padrões, avaliar eficiência do processo e apoiar decisões mais estratégicas sobre contratação e crescimento.

Além disso, a Sesame tem ainda, outras funcionalidades integradas ao sistema:

Para empresas de médio porte, isso representa mais visibilidade, mais controle e processos seletivos mais maduros.

A Sesame HR oferece teste gratuito, permitindo que o RH experimente na prática como transformar o relatório de recrutamento e seleção em uma ferramenta estratégica.