Automatização do Holerite: eficiência, segurança e o futuro do RH

5 de junho, 2025

Com inteligência artificial, automação e plataformas integradas redefinindo a gestão de pessoas, seria natural imaginar que processos como o envio do holerite já estivessem totalmente digitalizados. Mas a realidade, infelizmente, ainda é outra.

Em plena era da inteligência artificial, muitas empresas fazem o envio do contracheque de forma manual e descentralizada, com um método trabalhoso, sujeito a falhas e com alto custo operacional.

O resultado é uma série de erros evitáveis, perda de tempo, falhas na comunicação interna, incidentes na folha de pagamento, desgastes no clima organizacional e riscos concretos de passivos trabalhistas. Mais do que ineficiência, esse atraso coloca essas empresas em clara desvantagem competitiva diante daquelas que já modernizaram sua folha de pagamento com tecnologia de ponta.

Por que o holerite ainda é um ponto cego na transformação do RH

Enquanto grande parte das empresas avança na digitalização de processos como recrutamento, comunicação interna e controle de ponto, o holerite, curiosamente, permanece à margem dessa transformação. Em muitos casos, o contracheque continua sendo emitido e enviado manualmente, por e-mail ou até em papel impresso, mesmo com ferramentas modernas disponíveis no mercado.

Esse descompasso revela um ponto cego na jornada de modernização do RH que compromete, em primeiro lugar, o tempo, segundo a psicóloga Bianca Daniele Souza. A profissional, que possui uma longa experiência na área de Recursos Humanos, ressalta que “enviar holerites manualmente consome muitas horas do time de RH, especialmente em empresas com muitos colaboradores, aumentando o risco de erro humano, como o envio de holerite para o colaborador errado. Isso gera sérios problemas de confidencialidade.”

Segundo ela, a falta de padronização e rastreabilidade também dificulta o controle sobre o recebimento dos documentos pelos colaboradores.

“Casos de falhas no envio de holerites não são raros. Já vi casos em que o atraso no envio de holerites gerou reclamações formais e até processos trabalhistas, com alegações de falta de transparência. Também houve situações em que holerites foram trocados por engano entre colaboradores, o que acabou expondo salários e informações pessoais, criando um grande mal-estar interno. Em todos esses casos, o RH teve que correr para corrigir os erros, o que resultou em retrabalho, perda
de confiança e um desgaste desnecessário com a equipe”, conta a profissional.

Para Lukas Letieres, Sales Team Lead da Sesame RH, a grande resistência às mudanças, vêm, principalmente, das empresas mais tradicionais ou de setores com alta presença sindical. “Essa resistência, no entanto, costuma vir mais de uma cultura organizacional resistente à mudança do que de questões técnicas. Em muitos casos, é o receio jurídico ou dúvidas sobre a validade legal do holerite digital que atrasa a implementação. Porém, com o avanço da legislação sobre documentos eletrônicos, já percebemos a diminuição dessa barreira”, explica ele.

Bianca também acredita que geralmente a resistência vem de lideranças com mentalidade de que sempre foi feito assim e funcionou: “Há um certo receio da tecnologia, um medo de complicar o processo ou de que os colaboradores não se adaptem. Outro ponto é o desconhecimento, pois muitos gestores não sabem que existem soluções simples, seguras e com ótimo custo-benefício. Em alguns casos, há a falsa percepção de que automatizar é caro ou complexo, o que nem sempre é verdade”, informa a psicóloga.

Automatizar o holerite é blindar o RH

Automatizar o holerite é mais do que otimizar uma rotina administrativa. É, em essência, blindar o RH contra erros humanos, atrasos e falhas de segurança. Ao digitalizar o envio dos contracheques, o departamento passa a operar com mais rastreabilidade, reduz o retrabalho e garante conformidade legal, ao mesmo tempo, em que reforça uma postura profissional e cuidadosa na gestão de informações sensíveis.

Hoje, existem plataformas que fazem este e muitos outros serviços de forma integrada. Um bom exemplo é o software de RH da Sesame, como explica Lukas Letires: “O holerite digital faz parte de um processo completo e conectado. Temos um módulo específico de preparação de salários, que reúne todas as informações necessárias, como controle de ponto, férias e ausências, deduções e complementos, para gerar o contracheque de forma correta e segura. O sistema também realiza cálculos automáticos e pode se integrar ao banco para facilitar os pagamentos. É uma forma mais prática, eficiente e estratégica de cuidar da folha de pagamento”, completa ele.

Para Bianca Daniele, investir nessa digitalização promove ganhos imediatos: “Há redução de tempo, menos retrabalho, mais segurança e mais foco em tarefas estratégicas. Com essa modernização, eliminamos uma atividade operacional que tomava horas todos os meses. Existe um fortalecimento também na cultura organizacional da empresa, já que essa mudança demonstra transparência, modernidade e cuidado com a privacidade dos colaboradores. Além disso, os funcionários passam a ter acesso rápido aos seus documentos, o que melhora a experiência deles com o RH e fortalece a imagem da empresa como um ambiente digital e eficiente”, diz.

A especialista acrescenta que é preciso convencer os gestores com dados concretos, mostrando o tempo de economia, quantos erros são evitados e quais são os riscos são eliminados com a nova operação.

Lukas reforça, que é preciso conhecer as novas ferramentas e suas funcionalidades, para depois entender as vantagens de cada uma delas:

“Na Sesame, por exemplo, o nosso sistema identifica e separa automaticamente cada holerite em um único PDF, cruzando os dados com a base de colaboradores. Assim, cada documento é entregue diretamente ao colaborador certo, sem risco de erro e sem necessidade de intervenção manual. Além disso, todo o processo é feito em nuvem, com criptografia, autenticação segura e registro de cada etapa: da geração até a leitura do holerite. Também integramos notificações inteligentes e assinatura eletrônica, garantindo agilidade, transparência e conformidade com a legislação.”

Para Lukas, a digitalização do holerite vai muito além da sustentabilidade e da economia de papel e passa, por exemplo, até mesmo pelo compliance trabalhista. Ele defende que isso se traduz em tomada de decisão baseada em dados, já que as informações ficam centralizadas, acessíveis e atualizadas em tempo real.

O profissional ressalta, que até mesmo do ponto de vista de clima organizacional, o ganho é ainda maior, já que o colaborador sente mais transparência e controle sobre sua relação contratual com a empresa.

Com a digitalização cada vez mais presente na rotina corporativa, automatizar o envio de holerites deixou de ser um diferencial e passou a ser uma exigência de eficiência, segurança e transparência. Ao abandonar processos manuais e adotar soluções tecnológicas confiáveis, as empresas não apenas reduzem riscos operacionais e jurídicos, mas também ganham agilidade, reforçam sua credibilidade interna e constroem um RH mais estratégico e conectado às expectativas dos colaboradores.

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Tiago Santos

VP of Community and Growth at Sesame RH | + posts

Profissional experiente de RH dedicado a promover comunidades colaborativas fortes de líderes de RH. Como fundador do RH Club e da HR Community, uso meus mais de 15 anos de experiência para melhorar as perspectivas de carreira dos líderes de RH.