Documentos de RH básicos para uma empresa

10 de novembro, 2022

Os departamentos de recursos humanos são, naturalmente, encarregados de todos os assuntos relacionados ao pessoal de uma empresa. As funções desempenhadas por este departamento podem ser muito amplas e diversas. Por essa razão, é melhor definir um protocolo para cada atividade e documentos de RH.

Para que a equipe de RH faça seu trabalho corretamente, ela deve ter uma série de documentos essenciais de RH na ponta dos dedos e armazená-los de forma ordenada em um gerenciador de documentos para evitar a perda de documentos ou papéis extraviados.

Tipos de documentos de RH

Os departamentos de recursos humanos não precisam ser iguais, na verdade, todos eles diferem e dependem, principalmente, do tamanho da empresa. Existem algumas tarefas básicas a serem executadas pelo gerente de recursos humanos e são muito diferentes umas das outras.

Precisamos ter uma grande variedade de documentos de RH para agilizar o trabalho deste departamento.

Há muitos documentos com os quais este departamento específico trabalha. Mas, como em qualquer outro escritório, há uma série de documentos sem os quais o departamento de RH não seria capaz de cumprir suas tarefas mais básicas. Abaixo, falaremos um pouco sobre esses documentos de RH.

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Documentos de administração

As atividades jurídico-administrativas do departamento de RH incluem folha de pagamento e gestão de seguros e contratação de funcionários, entre outras. Pode-se dizer que esta é a tarefa mais burocrática deste departamento.

Contrato do funcionário

Todos os funcionários de uma empresa devem ter um contrato especificando a atividade que exercerão, detalhando suas horas de trabalho e sua remuneração.

Trata-se de um documento comum que determina que tipo de relacionamento o funcionário tem com a empresa. Por outro lado, se os funcionários recebem um aumento salarial ou uma promoção, é necessário rever o contrato e atualizá-lo de acordo. 

Folha de pagamento

É o documento que especifica quais colaboradores são pagos pelos seus serviços no final do mês ou por semana, dependendo do acordo com a empresa. Para justificar o pagamento, é preciso emitir folhas de pagamento.

O conteúdo da folha de pagamento geralmente identifica o empregado, a tarifa por hora do colaborador, o prazo de liquidação, arrecadações, deduções e método de pagamento, entre outros.

Documentos de planejamento de funcionários

Para se trabalhar de maneira eficaz é necessário planejar a carga horária de trabalho. Este documento ajudará os funcionários a saber quando devem trabalhar e a empresa a saber quem está disponível para trabalhar. 

Calendários de trabalho

Este calendário especifica os dias a serem trabalhados na empresa.  Este é um documento fundamental para determinar os dias de produção dos funcionários contratados em uma empresa.

Turnos dos funcionários

É uma variação do documento anterior. Basicamente, é um documento que contém turnos de trabalho dos funcionários. Se é uma empresa que trabalha com vários turnos, é necessário informar os funcionários sobre suas horas diárias de trabalho.

Documentos de gestão de funcionários de RH 

A gestão dos funcionários refere-se às tarefas que são executadas em torno das necessidades humanas. Essas tarefas se concentram em conhecer o papel de cada funcionário.

Perfil do funcionário

Um documento contendo informações pessoais e profissionais dos funcionários. As empresas armazenam todas as informações de seus funcionários em seus bancos de dados. Eles incluem informações como treinamento, detalhes de contato, contato de emergência, etc.

Gestão de entradas e saídas de relógio

Em qualquer empresa, é necessário controlar os dias de trabalho dos funcionários, por isso, é necessário implementar um sistema de controle de tempo. Existem várias empresas que usam programas que funcionam como gerente de documentos para acompanhar os registros de entradas e saídas do relógio da empresa.

Gestão de licenças médicas

Os funcionários podem entrar em licença médica a qualquer momento. Se um funcionário não for ao escritório, um documento especificando licença médica ou afastamento do trabalho deve ser providenciado.

Gestão de férias

Todos os funcionários têm o direito de descansar e usar suas férias anuais. Para isso, é necessário fazer a gestão das férias de maneira eficaz para que seus dias de folga não afetem a atividade de negócios da empresa. Este tipo específico de documento permite estabelecer férias dos trabalhadores e acompanhar quem está de folga e quem tem que trabalhar.

Agora você entende a importância da gestão de documentos de RH para qualquer empresa. Você também pode usar um programa de RH e de gestão de documentos, como o Sesame RH, para realizar todas essas tarefas relacionadas ao departamento de recursos humanos que lhe dão tantas dores de cabeça.