Gestão documental: por que é importante digitalizar estes processos?

24 de janeiro, 2024

Não importa qual o segmento da empresa que você trabalha, com certeza ela possui milhares de documentos, sejam contábeis, jurídicos, administrativos, de RH e de várias outras frentes. Para que tudo fique organizado e de fácil acesso, é essencial que toda a empresa, seja qual for o seu porte, tenha uma gestão documental eficiente.

Investir nessa prática fará com que a produtividade de todas as áreas aumente e todo o histórico da empresa seja preservado, auxiliando nos processos e nas tomadas de decisões.

Tem dúvidas sobre como gerenciar os documentos da sua empresa? Para te ajudar, o Sesame RH preparou um conteúdo completo com tudo o que você precisa saber sobre essa prática!

O que é a gestão documental?

A gestão documental é um conjunto de metodologias realizadas por uma empresa para garantir o melhor armazenamento, organização e uso dos seus diversos documentos, como contratos, folhas de pagamento, guias de impostos e atas.

Com essa prática, fica muito mais fácil buscar, manusear e, quando preciso, descartar esses documentos. Além disso, também aumenta a segurança dos arquivos, que possuem informações e dados importantes e, muitas vezes, sigilosos da empresa.

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Qual é a finalidade da gestão documental?

A finalidade da gestão documental é promover a administração adequada da informação, proporcionando diversos benefícios para a organização. Aqui estão algumas finalidades principais:

1. Acesso rápido e eficiente: às informações contidas nos documentos, permitindo que os colaboradores localizem documentos importantes quando necessário. Isso aumenta a produtividade e reduz o tempo gasto na busca por informações.
2. Redução de espaço físico e custos: à manutenção de espaços de armazenamento, como arquivos e salas dedicadas.
3. Conformidade com normas e regulamentações: à retenção e destruição de documentos. Isso é particularmente importante em setores regulamentados, como saúde, financeiro e legal.
4. Segurança da informação: inclui práticas para proteger informações sensíveis, controlar o acesso e evitar vazamentos de dados.
5. Preservação de documentos importantes: que possam ter valor legal, fiscal, histórico ou estratégico a longo prazo. Isso pode incluir contratos, registros contábeis, documentos legais, entre outros.
6. Eficiência operacional: ao otimizar processos relacionados à criação, distribuição, revisão e aprovação de documentos. Isso reduz a duplicação de esforços e melhora a colaboração.
7. Facilitação de auditorias: fornecendo um rastreamento claro e organizado da documentação necessária para avaliações de conformidade, auditorias financeiras e outros processos de verificação.
8. Gestão do ciclo de vida do documento: desde sua criação até sua eventual expiração ou descarte. Isso inclui a definição de políticas para retenção, arquivamento e eliminação de documentos.
9. Agilidade nos processos de tomada de decisão: fornecendo informações relevantes de forma rápida e precisa. Uma gestão documental eficiente permite que as lideranças tenham acesso a dados críticos quando necessário.
10. Sustentabilidade ambiental: reduzindo o consumo de papel, tinta e outros recursos associados à impressão e armazenamento físico de documentos.

Como fazer a gestão documental digital?

A gestão documental digital envolve a organização, armazenamento, recuperação e, quando necessário, a eliminação de documentos de forma eletrônica. Aqui estão passos práticos para implementar um sistema eficiente:

Avaliação das necessidades

Comece avaliando as necessidades específicas da organização. Identifique os tipos de documentos a serem gerenciados, os requisitos legais e regulatórios, e as expectativas de acesso e segurança da informação.

Escolha de um sistema de gestão documental

Selecione um sistema de gestão de documentos que atenda às necessidades da organização. Um DMS pode incluir recursos como indexação, controle de versão, fluxo de trabalho, segurança e ferramentas de pesquisa avançada.

Digitalização de documentos físicos:

Caso existam documentos físicos que precisam ser incorporados ao sistema digital, realize a digitalização de forma organizada. Certifique-se de que os documentos digitalizados tenham boa qualidade e sejam indexados adequadamente para facilitar a recuperação.

Controle de acesso

Implemente controles de acesso para garantir que apenas usuários autorizados tenham acesso a documentos sensíveis. Isso é crucial para a segurança da informação.

Backup e recuperação

Configure um sistema de backup regular para proteger os documentos contra perdas de dados. Certifique-se de que exista um plano de recuperação de desastres para garantir a continuidade das operações em caso de eventos adversos.

Treinamento dos usuários

Forneça treinamento aos usuários sobre como usar o sistema de gestão documental. Isso inclui instruções sobre como fazer upload, buscar, editar e gerenciar documentos de forma eficaz.

Implementação gradual

Considere a implementação gradual, começando com um grupo piloto antes de expandir para toda a organização. Isso permite ajustes conforme necessário e facilita a aceitação por parte dos usuários.

Monitoramento e melhoria contínua

Estabeleça um processo de monitoramento para avaliar a eficácia do sistema de gestão documental digital. Esteja aberto a feedback dos usuários e faça melhorias contínuas para otimizar o desempenho do sistema.

Quais os benefícios da gestão documental nas empresas?

Agora, você pode estar se perguntando de que forma esse processo pode ajudar a sua empresa a se organizar e crescer. Então, continue com a gente e entenda melhor algumas das principais vantagens de investir na gestão de documentos.

Segurança jurídica

No caso de empresas e órgãos públicos, a Lei de Acesso à Informações Públicas determina que todos os seus documentos sejam disponibilizados para consulta pública. Desta forma, a gestão documental permite que essa lei seja cumprida de forma mais fácil.

Já para empresas privadas, que não são impactadas por essa lei, também possuem benefícios jurídicos com a gestão de seus documentos, já que facilita a disponibilização de documentos caso seja necessário.

Proteção das informações

Os documentos físicos, além da alta possibilidade de perda ou danificação, também são mais passíveis de vazamento das informações.

Com a tecnologia da digitalização, os documentos ficam criptografados e protegidos contra interceptação, vazamento ou perda das informações. 

Histórico empresarial

A gestão documental faz com que todo o histórico da sua empresa esteja organizado e de fácil acesso sempre que preciso.

Com isso, fica muito mais fácil fazer análises dos mais diversos tipos, entender os resultados positivos e negativos obtidos, verificar as estratégias já realizadas, dentre muitas outras coisas para traçar uma estratégia mais assertiva para o crescimento do negócio.

Redução de custos

Imagina o gasto de uma empresa se todos os seus documentos tivessem que ser impressos, transportados para assinatura, caso preciso, e armazenados em um local físico?

Com as ferramentas de gestão documental, tudo fica na nuvem, fazendo com que a empresa reduza os gastos com impressão, materiais de armazenamento e também com espaço físico.

Mais produtividade

Com a digitalização dos documentos, os funcionários possuem mais facilidade e autonomia para acessá-los quando e onde precisarem. Assim, podem encontrar os documentos que precisam de forma mais rápida e sem depender de terceiros para ter acesso 

Mas nem sempre esse processo foi muito simples de ser realizado. Era necessário muito mais atenção, organização, tempo e espaço para realizar uma boa gestão documental. 

Como a gestão documental era feita no passado

Antigamente, toda a gestão dos documentos era feita de maneira manual. Todos os documentos eram físicos, impressos em papel, e organizados em pastas. Com isso, você pode imaginar o espaço físico ocupado por esses documentos dentro da empresa, né?

Essa forma de armazenar e gerir os papéis pode gerar prejuízos no dia a dia, como a demora para encontrar os documentos, além de danos maiores, como a perda e degradação dos documentos e o vazamento de informações importantes da empresa.

Quanto mais a empresa cresce, mais documentos precisam ser armazenados, por isso, fazer a gestão manualmente acaba se tornando praticamente inviável. E é nesse momento que deve-se pensar em implementar uma nova forma de se realizar esse processo.

Software de gestão documental do Sesame RH

Com a tecnologia, foram surgindo ferramentas no mercado que facilitam a gestão dos documentos, deixando tudo acessível e organizado em um único lugar.

Com o software de gestão documental Sesame RH, por exemplo, você armazena todos os documentos dos seus funcionários e da área de RH de uma forma simples e prática.

No Portal do Funcionário é possível encontrar todos os documentos de trabalho de cada colaborador, como documentos de:

• Ausência.
• Atestados e licenças médicas.
• Contratos de trabalho.
• Documentos pessoais e certificados

O departamento pessoal também pode usufruir do gerenciador documental. Com ele é possível organizar as folhas de pagamento, recibos, faturas e diversos outros documentos ligados às despesas de seus funcionários.

A segurança também é uma das principais vantagens das ferramentas de gestão documental. No Sesame RH, todos os documentos são criptografados e acessados com um login único para autenticação.

Além disso, ele conta com diferentes níveis de permissão, além de poder ser acessado de qualquer lugar, seja no desktop ou no smartphone.

Outro ponto muito positivo para as empresas é a possibilidade de assinatura digital dos documentos, principalmente agora que o home office está sendo cada vez mais aderido no país.

Agora, você já sabe da importância da gestão de documentos para a sua empresa e para o time de RH. Então, que tal conferir outros artigos que podem te ajudar a entender como otimizar os recursos humanos da sua organização?