Gerenciador de projetos e tarefas: seu impacto na gestão empresarial

6 de fevereiro, 2024

A implementação de um gerenciador de projetos e tarefas tem um impacto significativo na gestão empresarial, proporcionando uma série de benefícios tangíveis e intangíveis.

Especialmente quando se trata de digitalização no gestão de tarefas e projetos, que é tão importante hoje em dia.

O que é um gerenciador de projetos e tarefas?

Um gerenciador de projetos e tarefas é uma ferramenta ou aplicativo projetado para ajudar indivíduos ou equipes a organizar, planejar, acompanhar e colaborar em projetos e tarefas.

Essas ferramentas são úteis para manter o controle do progresso, atribuir responsabilidades, definir prazos, compartilhar documentos e recursos, e facilitar a comunicação entre os membros da equipe.

Benefícios de um gerenciador de projetos e tarefas

Eles geralmente oferecem recursos como listas de tarefas, calendários, gráficos de Gantt, lembretes e integrações com outras ferramentas e aplicativos para uma gestão eficiente do trabalho.

Melhoria na organização

Primeiramente, a ferramenta melhora a organização e a eficiência operacional da empresa, permitindo uma visão clara das tarefas em andamento, prazos e responsabilidades atribuídas.

Facilita as tarefas

Além disso, o uso de um gerenciador de projetos e tarefas facilita a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe. Além de promover um ambiente de trabalho mais colaborativo e produtivo. Através de recursos como comentários, notificações e compartilhamento de arquivos, os membros da equipe se mantém atualizados e alinhados em relação ao progresso do projeto.

Outro impacto importante é a melhoria na tomada de decisão e na gestão de riscos. Com acesso a informações atualizadas e precisas sobre o status dos projetos, os gestores podem identificar rapidamente problemas e desafios. Isso permite uma intervenção proativa para mitigar riscos e garantir o sucesso dos projetos.

Além disso, um gerenciador de projetos e tarefas pode contribuir para o aumento da transparência e da accountability dentro da organização. Uma vez que todas as atividades e decisões relacionadas aos projetos são registradas e documentadas de forma sistemática.

Por fim, a implementação de um gerenciador de projetos e tarefas pode resultar em uma melhoria geral na cultura organizacional. Ela promove uma mentalidade orientada para resultados, colaboração e excelência operacional. Isso, por sua vez, pode levar a um aumento da satisfação do cliente e da competitividade no mercado.

Os melhores gerenciadores de projetos no mercado

Para que você faça a melhor escolha dentre os melhores gerenciadores de projetos de mercado, separamos os que mais se destacam:

Monday:

Ferramenta que centraliza todas as comunicações e arquivos em um só lugar, para que você nunca perca nenhuma informação importante. Isso também facilita a colaboração entre diferentes localizações, estruturas e equipes.

Microsoft Project:

Ferramenta de gerenciamento de projetos amplamente utilizada porque permite aos gerentes de projetos criar e gerenciar planos de projetos, definir tarefas e recursos, acompanhar o progresso e o orçamento, e colaborar com equipes remotas.

Jira:

Ferramenta de gestão de projetos criada para equipes de negócios em marketing, operações, vendas, RH, finanças, jurídico e design. Os usuários criam projetos de negócios, que são espaços compartilhados para organizar, documentar e acompanhar o trabalho.

Sesame RH:

Poderoso software de Recursos Humanos e gerenciamento de tarefas e projetos. Atribua projetos a funcionários com o software de gestão de tarefas, e meça facilmente o custo e a rentabilidade de cada projeto e a produtividade de trabalho de seus colaboradores.

O que caracteriza um bom gerenciador de projetos e tarefas?

Um bom gerenciador de projetos e tarefas se caracteriza pela sua capacidade de organizar, facilitar a comunicação interna e otimizar a colaboração entre os membros da equipe. Ele deve oferecer uma interface intuitiva e amigável, permitindo aos usuários navegar facilmente pelas diferentes funcionalidades.

A atribuição clara de responsabilidades e prazos é essencial para manter todos os membros da equipe alinhados e motivados. Além disso, um bom gerenciador de projetos e tarefas permite atribuir tarefas de forma rápida e eficiente, além de oferecer notificações automáticas sobre prazos próximos ou mudanças nas atribuições.

A integração com outras ferramentas e aplicativos é outra característica importante. Em outras palavras, isso permite que os usuários conectem seu gerenciador de projetos e tarefas a outras ferramentas que já estão usando, como e-mails, calendários ou plataformas de armazenamento de arquivos, facilitando a sincronização de informações e a colaboração entre diferentes sistemas.

Por fim, um bom gerenciador de projetos e tarefas deve ser escalável e personalizável, permitindo que se adapte às necessidades específicas de cada equipe e projeto. Ou seja, isso significa oferecer opções de personalização de fluxos de trabalho, campos de dados e permissões de acesso, para garantir que a ferramenta seja flexível o suficiente para lidar com uma variedade de cenários e contextos de trabalho.

Como escolher o gerenciador de projetos e tarefas para sua empresa?

Antes de tudo, para escolher o gerenciador de projetos e tarefas ideal para sua empresa, é importante realizar uma análise cuidadosa das necessidades específicas da equipe e dos projetos que serão gerenciados.

Primeiramente, é essencial definir os requisitos essenciais e desejados do software, levando em consideração a natureza dos projetos, o tamanho da equipe, e as preferências de colaboração.

Uma vez estabelecidos os requisitos, agora o próximo passo é realizar uma pesquisa detalhada do mercado, comparando as opções disponíveis. Além disso, avalie as características de cada ferramenta, como funcionalidades oferecidas, interface de usuário, integrações com outras ferramentas, e flexibilidade de personalização.

Além disso, leve em conta a reputação do fornecedor, a qualidade do suporte ao cliente e o custo total de propriedade.

Durante o processo de seleção, é recomendável envolver os principais stakeholders da empresa. Inclua membros da equipe de gerenciamento de projetos, líderes de equipe e usuários finais.

Realize demonstrações e testes das principais opções para garantir que atendam às necessidades e expectativas de todos os envolvidos.

Ao final do processo, escolha o gerenciador de projetos e tarefas que melhor se alinhe com os requisitos da empresa e que ofereça o melhor custo-benefício.

Lembre-se de que a escolha não precisa ser permanente, e é possível fazer ajustes conforme a empresa cresce e as necessidades mudam.

Enfim, importante é selecionar uma ferramenta que ajude a aumentar a eficiência, colaboração e produtividade da equipe de projetos, lembre-se disso!