Gestão de férias e ausências: evite a sobreposição de funcionários

24 de janeiro, 2024

A gestão de férias e ausências é um dos papéis primordiais do RH de qualquer empresa. Além de facilitar a gestão estratégica dos times, ela ainda garante que a organização trabalhe dentro das normas da lei trabalhista vigente.

Quer entender como a gestão de férias e ausências pode auxiliar a sua empresa com um software de gestão de férias? Então continue lendo nosso artigo para saber tudo o que você precisa para fazer um bom gerenciamento dos seus funcionários.

O que é um software de gestão de férias

A gestão de férias é o processo que permite o planejamento estratégico das férias dos colaboradores de uma empresa. Ela ajuda a garantir que todos os trabalhadores tenham seu direito às férias respeitado, sem trazer prejuízos ao empregador.

Uma boa gestão de férias faz com que a performance do time não sofra um impacto negativo causado pela falta do funcionário, além de evitar que uma mesma equipe tenha mais de um membro de férias ao mesmo tempo. 

E não é só para a empresa que essa gestão traz benefícios. Os funcionários também são beneficiados ao trabalharem mais motivados, com a certeza de que seu direito será respeitado e que terão direito às suas férias sem preocupações.

Outro ponto positivo para os colaboradores é que eles não se sentirão sobrecarregados pela falta do colega que está de férias, o que contribui para uma menor rotatividade na empresa.

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A importância do software de gestão de férias

Além dos benefícios que já citamos, fazer uma boa gestão das férias evita também que a empresa aja de forma irregular com as leis, evitando processos trabalhistas e outros prejuízos financeiros.

Um dos principais problemas que a má gestão das férias pode trazer para a empresa é o pagamento de férias em dobro.

Segundo o Art. 137 da Consolidação das Lei de Trabalho (CLT), se as férias forem concedidas após o prazo de 12 meses subsequentes à data em que o empregado tiver adquirido o direito, o empregador deve pagar em dobro a respectiva remuneração.

Dessa forma, o colaborador terá 30 dias de férias e receberá por 60 dias de trabalho. Imagine o prejuízo que a empresa pode ter caso isso aconteça com vários funcionários.

Outro prejuízo que pode ocorrer à empresa é a rescisão indireta, na qual o funcionário solicita a rescisão do vínculo empregatício por conta da má conduta da empresa. Com isso, a organização é obrigada a pagar todos os direitos trabalhistas concedidos na demissão sem justa causa.

O que diz a CLT sobre as férias?

Veja algumas das principais normas da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) sobre o período de férias:

Direito a férias e sua duração

Segundo o Art. 129 (CLT):

“Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração”.

Art. 129 da CLT

Porém, existem algumas regras a serem seguidas para estipular o período de férias, sendo elas:

• 30 dias corridos de férias: quando não houver mais de 5 faltas não justificadas;
• 24 dias corridos de férias: quando houver de 6 a 14 faltas não justificadas;
• 18 dias corridos de férias: quando houver de 15 a 23 faltas não justificadas;
• 12 dias corridos de férias: quando houver de 24 a 32 faltas não justificadas.

Por isso, é muito importante realizar o controle das ausências dos funcionários, sejam elas justificadas ou não.

Há casos ainda em que o colaborador não tem direito ao período de férias, sendo eles:

• Deixar o emprego e não for readmitido dentro de 60 dias após a sua saída.
• Tirar qualquer tipo de licença, com percepção de salários, por mais de 30 dias.
• Deixar de trabalhar, com percepção do salário, por mais de 30 dias por conta de paralisação parcial ou total dos serviços da empresa.
• Ter percebido da Previdência Social prestações de acidente de trabalho ou de auxílio-doença por mais de 6 meses, embora descontínuos.

Concessão e época das férias

Segundo o Art. 135, o funcionário deve ser notificado sobre as férias com antecedência de, no mínimo, 10 dias, cabendo a ele assiná-la.

E apesar de ser comum o funcionário solicitar o período de férias no momento que desejar, segundo a lei as férias devem ser concedidas no momento que seja melhor para o empregador. Por isso, a empresa tem o direito de recusar o período solicitado.

Férias coletivas

É comum que algumas empresas concedam férias coletivas no final ou no início do ano. Essa prática também está prevista em lei, pelo artigo 139 da CLT, que determina que:

• As férias coletivas podem ser concedidas a toda a empresa ou a apenas alguns setores. Porém, se concedida a apenas algumas áreas, todos os seus funcionários devem ser contemplados.

• Elas podem ocorrer em dois períodos anuais, sendo que nenhum deles pode ser inferior a 10 dias.

• A empresa deve comunicar aos órgãos competentes, com antecedência de no mínimo 15 dias, a data inicial e final das férias coletivas, além de determinar para qual setor ou estabelecimento elas serão concedidas.

• A empresa também deve enviar, com antecedência de no mínimo 15 dias, uma cópia da comunicação de férias coletivas aos sindicatos das categorias contempladas. Nesse mesmo período, deve comunicar também os funcionários a data inicial e final, fixando avisos em locais da empresa.

Qual o prazo máximo para a empresas dar férias?

O prazo máximo para a empresa conceder férias é de 12 meses, contados a partir da data em que o empregado tiver adquirido o direito.

O direito a férias é adquirido a cada período de 12 meses de trabalho, chamado de período aquisitivo. Durante esse período, o empregado tem direito a 30 dias de férias, que podem ser divididos em dois períodos de 15 dias ou em um período único de 30 dias.

As férias devem ser concedidas pelo empregador dentro do período concessivo, que é de 12 meses, contados a partir da data em que o empregado tiver adquirido o direito.

Se a empresa não conceder as férias dentro do prazo, o empregado terá direito a uma indenização equivalente ao valor das férias acrescido de 1/3.

Além disso, a empresa pode ser multada pelo Ministério do Trabalho e Previdência. O prazo máximo para a empresa conceder férias é previsto no artigo 134 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Como fazer o cálculo de férias

É super importante que o time de RH saiba realizar o cálculo de férias, mesmo que a gestão das férias seja automatizada, principalmente para tirar possíveis dúvidas dos colaboradores quanto ao valor a ser recebido.

Apesar de contar com muitas variáveis, o cálculo é bastante simples:

Valor bruto do salário + 1/3 do salário bruto + média de variáveis (horas extras, adicionais, comissões e bônus, se houver) – INSS* – IRRF* = Valor líquido das férias.

(*A porcentagem do desconto varia de acordo com o valor bruto do salário)

Erros a serem evitados no gestão de férias

A gestão de férias dos funcionários é uma parte crucial da gestão de recursos humanos, e evitar certos erros pode contribuir para um processo mais eficiente e justo. Aqui estão alguns erros comuns a serem evitados na gestão de férias:

Falta de políticas claras

Não ter políticas de férias claras pode levar a mal-entendidos e inconsistências. Certifique-se de que as políticas relacionadas a prazos, solicitações, acumulação de dias e procedimentos sejam comunicadas de maneira transparente e estejam disponíveis para todos os funcionários.

Ignorar a legislação trabalhista

Não estar ciente ou ignorar as leis e regulamentações trabalhistas relacionadas às férias pode resultar em problemas legais. Certifique-se de que as políticas estejam em conformidade com as leis locais de trabalho e que os direitos dos funcionários sejam respeitados.

Má gestão de conflitos de horários

Não gerenciar adequadamente conflitos de horários durante períodos de alta demanda pode causar sobrecarga em determinados setores. Certifique-se de que a distribuição de férias seja equitativa e que a ausência de um funcionário não comprometa o desempenho da equipe.

Não monitorar os saldos de férias

Falhar em monitorar os saldos de férias pode resultar em situações em que os funcionários acumulam um número excessivo de dias, criando desafios operacionais. Estabeleça limites para a acumulação de dias de férias e monitore regularmente os saldos.

Falta de planejamento antecipado

Não promover um planejamento antecipado pode resultar em conflitos de agenda e sobrecarga nos momentos de férias. Incentive os funcionários a planejar suas férias com antecedência e estabeleça um processo justo para lidar com sobreposições de datas.

Software de gestão de férias e ausências

As empresas que adotam uma forma manual de realizar a gestão de férias, geralmente utilizam planilhas para fazer o controle da quantidade de dias que o funcionário tem a tirar e os dias que já folgou.

Porém, além de tomar muito tempo do time de RH, esse formato de gestão é passível de erros na contagem dos dias de direito ou no valor a ser pago, por exemplo. Além disso, esse formato dificulta o conhecimento da empresa como um todo sobre o período em que cada funcionário está de férias.

Por isso, os softwares de gestão de férias são ótimos para ajudar tanto o RH como os gestores a gerir as férias e ausências dos funcionários.

Com esses softwares, como o Sesame RH, por exemplo, o pedido de férias é feito direto pela plataforma, de forma rápida e prática. Após o pedido, a ferramenta notifica o RH e o gestor do funcionário, que devem aprovar o período solicitado.

Além disso, por meio do software, também é possível visualizar em um calendário o período em que cada funcionário estará de férias ou ausente por algum motivo, evitando sobreposições.

E como a ferramenta já calcula o período de férias que o funcionário ainda tem disponível, acaba eliminando possíveis erros na contagem dos dias.

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Personalização avançada de férias e ausências

A personalização avançada de férias e ausências refere-se à capacidade de empresas e sistemas de recursos humanos configurarem e gerenciarem de maneira flexível e específica as políticas de férias e ausências dos funcionários, levando em consideração as necessidades individuais, regulamentos legais e as políticas da própria empresa.

Aqui estão alguns aspectos da personalização avançada nesse contexto:

Políticas Flexíveis de Férias

Permitir que os funcionários escolham períodos de férias com mais flexibilidade, dentro de limites estabelecidos pela empresa. Isso pode incluir diferentes categorias de férias (férias remuneradas, não remuneradas, licença-paternidade, entre outras) e a capacidade de acumular ou vender dias de folga.

Gestão de calendário

Ferramentas que permitem aos funcionários visualizar o calendário de férias da equipe, verificar a disponibilidade de colegas e solicitar dias de folga de acordo com a cobertura necessária.

Autorização e aprovação

Implementação de fluxos de trabalho para solicitação, autorização e aprovação de férias. Isso pode incluir a definição de hierarquias de aprovação e notificações automáticas para os gestores.

Registro e rastreamento

Sistema que registra as férias e ausências dos funcionários, mantendo um histórico detalhado de dias utilizados, pendentes e acumulados. Isso é importante tanto para os funcionários quanto para a empresa, pois permite um gerenciamento mais eficiente do saldo de férias.

Conformidade legal e regulamentar

Garantir que as políticas de férias e ausências estejam em conformidade com as leis trabalhistas locais e regulamentos específicos do setor, evitando problemas legais.

Relatórios e análises

Capacidade de gerar relatórios e análises sobre o uso de férias e ausências, permitindo que a empresa avalie tendências, planeje coberturas e identifique possíveis problemas, como altos índices de ausência.

Integração com outros Sistemas

Integração do sistema de férias e ausências com outras sistemas de RH, como folha de pagamento e gestão de desempenho, para garantir consistência e precisão nos registros.

Como otimizar o controle de ponto e gestão de férias em um único software

Integrar o controle de ponto, gestão de férias e escala de trabalho em um único software oferece muitos benefícios, como maior eficiência, redução de erros, facilidade de uso e centralização das informações. Aqui estão alguns recursos e funcionalidades que um software integrado pode oferecer:

Controle de ponto eletrônico

O sistema pode incluir opções de registro de ponto, como relógios biométricos, aplicativos móveis, cartões de ponto eletrônicos, entre outros. Isso permite o registro preciso e automatizado da jornada de trabalho dos funcionários.

Gestão de férias e ausências

Um módulo dedicado para solicitação, aprovação e gerenciamento de férias, licenças, folgas e outras ausências. Funcionários podem solicitar dias de folga, visualizar seus saldos e gestores podem aprovar ou recusar solicitações de forma integrada ao sistema.

Escala de trabalho e planejamento de turnos

Capacidade de criar escalas de trabalho, definir turnos, gerenciar horas extras e folgas, considerando as políticas da empresa e as leis trabalhistas. Isso inclui a atribuição de horários de trabalho, acompanhamento de folgas e configuração de rodízio de turnos, se necessário.

Integração de dados e relatórios

A integração desses módulos permite uma visão holística do tempo de trabalho, férias e presença dos funcionários. Relatórios detalhados podem ser gerados, oferecendo insights sobre horas trabalhadas, férias utilizadas, ausências e conformidade com as políticas internas e regulamentos.

Notificações e lembretes automatizados

O sistema pode enviar notificações automáticas aos funcionários para lembretes de férias pendentes, vencimento de períodos de férias não utilizados, aprovações de solicitações de ausência, entre outros.

Conformidade legal e regulamentar

Garantir que o software esteja atualizado com as regulamentações trabalhistas locais, permitindo que as empresas estejam em conformidade com as leis e evitem penalidades por não cumprimento.

Acessibilidade e usabilidade

A interface do usuário deve ser intuitiva e fácil de usar para funcionários e gestores, com acesso por dispositivos móveis ou computadores, permitindo o gerenciamento remoto.

Flexibilidade e personalização

A capacidade de personalizar configurações de acordo com as políticas e necessidades específicas da empresa, adaptando o software para diferentes modelos de negócios e exigências de setores variados.